OCAK AYI İŞLEMLERİ. Erkan KARAARSLAN

Transkript

1 OCAK AYI İŞLEMLERİ Erkan KARAARSLAN

2 Ocak Ayı Sonuna Kadar Sayıştaya Gönderilecek Dökümanlar

3 Hesap dönemi başında verilecek bilgiler şunlardır: a) Muhasebe birimlerini gösterir cetvel. b) Muhasebe yetkililerinin adı soyadı, unvanı ve elektronik adresini gösterir cetvel ile imza sirküleri. c) Kamu idaresi veya muhasebe birimleri adına açılmış bulunan banka hesap numaralarını gösterir cetvel. ç) Bütçe.

4 Aylık olarak verilecek defter ve mali tablolar şunlardır a) Birleştirilmiş veriler defteri. b) Aylık mizan. Aylık mizanlar ve birleştirilmiş veriler defteri takip eden ayın sonuna kadar Başkanlığa gönderilir.

5 Hesap dönemi sonunda verilecek defter, mali tablo ve belgeler a) Birleştirilmiş veriler defteri. b) Geçici ve kesin mizan. c) Bilanço. ç) Belgeler; 1) Kasa sayım tutanağı, 2) Banka mevcudu tespit tutanağı, 3) Alınan çekler sayım tutanağı, 4) Menkul kıymet ve varlıklar sayım tutanağı, 5) Teminat mektupları sayım tutanağı, 6) Değerli kağıtlar sayım tutanağı, 7) Taşınır kesin hesap cetveli ile taşınır hesabı icmal cetveli veya envanter defteri. d) 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki idarelerin bütçe uygulama sonuçlarına ait tabloları; 1) Bütçe giderleri ve ödenekler tablosu, 2) Bütçe gelirleri ekonomik sınıflandırılması tablosu, e) Faaliyet sonuçları tablosu veya gelir tablosu. Hesap dönemi sonunda verilecek defter, mali tablo ve belgeler; ilgili mali yılı takip eden yılın Şubat ayı sonuna kadar Başkanlığa gönderilir.

6 Defter, mali tablo, belge ve bilgilerin verilme usulü Defter, mali tablo, belge ve bilgilerden Üst yönetici veya yetkilendirdiği harcama yetkilileri veya muhasebe yetkililerince, Usul ve Esasların ekinde idareler itibariyle belirlenmiş formatta Elektronik ortamda Başkanlığa gönderilir. Bu şekilde gönderilen defterlerin kapanış kayıtlarını içeren son sayfası veya sayfaları ile mali tablo, belge ve bilgiler imzalı ve mühürlü olarak ayrıca gönderilir.

7 Muhasebede Ocak Ayı İşlemleri

8 Dönem Başı İşlemleri 1. AÇILIŞ KAYDI 1 Nolu Yevmiye Kaydı; Genel Yönetim Kapsamındaki tüm kamu idarelerinde, Malî yılın başında muhasebe kayıtlarının açılmasını sağlamak üzere önceki faaliyet döneminin son yevmiyesinde borç kaydedilerek kapatılan hesaplara ilişkin tutarlar alacak kaydı yapılarak, alacak kaydedilerek kapatılan hesaplara ilişkintutarlarise borçkaydı yapılarakdönembaşlatılır. Bu tüm kamu idarelerinde 1 nolu yevmiye kaydını oluşturacaktır ve açılış ya da başlangıçkaydı adını alacaktır.

9

10 Başlangıç kaydında tüm alternatifler gösterilmiştir. Bir hesapta hata vardır. Bu hesap başlangıç kaydında bulunamaz. Bulunamayacak hesap sonraki slaytta yer almaktadır. 500 ve 519 numaralı hesap zaman zaman borç bakiyesi zaman zaman da alacak bakiyesi verebilir.

11 Yanlış Hesap 391 Nolu Hesap Devir Vermez.

12 2. FAALİYET SONUÇLARI HESAPLARININ GEÇMİŞ YIL FAALİYET SONUÇLARI HESAPLARINA AKTARILMASI KAYDI 2 Nolu Yevmiye Kaydı; Açılış kaydını takiben önceki dönem olumlu veya olumsuz faaliyet sonucu, geçmiş yıllar olumlu faaliyet sonuçları hesabı veya geçmiş yıllar olumsuz faaliyet sonuçları hesabına aktarılır. Kamu idaresinin önceki yıl işlemleri sonucunda, olumlu faaliyet sonucu ortaya çıkmışsa (600 Gelirler Hesabı nın alacak bakiyesi 630 Giderler Hesabı nın borç bakiyesinden fazlaysa) açılış kaydında 590 Dönem Olumlu Faaliyet Sonucu Hesabı alacak bakiyesi verecektir. Bu bakiyenin aşağıdaki yevmiye kaydıyla 570 Geçmiş Yıllar Olumlu Faaliyet Sonuçları Hesabı na aktarılması gerekmektedir.

13 2 Nolu Kayıt DÖNEM OLUMLU FAALİYET SONUÇLARI HESABINDAKİ TUTARLARIN GEÇMİŞ YILLAR OLUMLU FAALİYET SONUÇLARI HESABINA AKTARILMASI NO H. Kod Hesabın Adı Borç Alacak 590 DÖNEM OLUMSUZ FAALİYET SONUÇLARI HESABI XXX 570 GEÇMİŞ YIL OLUMLU FAAL. SON. HS. XXX DÖNEM OLUMSUZ FAALİYET SONUÇLARI HESABINDAKİ TUTARLARIN GEÇMİŞ YILLAR OLUMSUZ FAALİYET SONUÇLARI HESABINA AKTARILMASI NO H. Kod Hesabın Adı Borç Alacak 580 GEÇMİŞ YILLAR OLUMSUZ FAAL. SON. HS. XXX 591 DÖNEM OLUMSUZ FAAL. SON. HS. XXX

14 Bu kayıttan da anlaşılacağı gibi 590 nolu hesaba ilk kayıt dönem sonunda yapılmakta ve iki nolu yevmiye kaydıyla bu hesap tekrar kapatılmaktadır. Bu nedenle bu hesabın dönem içinde bakiyesinin sıfır olması icap eder. Kamu idaresinin önceki yıl işlemleri sonucunda, olumsuz bir faaliyet sonucu ortaya çıkmışsa (630 Giderler Hesabı nın borç bakiyesi 600 Gelirler Hesabı nın alacak bakiyesinden fazlasıyla) açılış kaydında, 591 Dönem Olumsuz Faaliyet Sonucu Hesabı borç bakiyesi verecektir. Bu bakiyenin aşağıdaki yevmiye kaydıyla 580 Geçmiş Yıllar Olumsuz Faaliyet Sonuçları Hesabı na aktarılması gerekmektedir.

15 570 ya da 580 no.lu hesabın boş olan 01 alt detayına kayıtyapılacaktır.

16 3. KAMU İDARESİ BÜTÇESİNİN VE BÜTÇE İLE YAPILAN KESİNTİLERİN KAYDI

17 Havza Belediyesi Bütçesine hizmet alımları ekonomik kodundan YTL ödenek konulmuştur. NO H. Kod Hesabın Adı Borç Alacak 900 GÖNDERİLECEK BÜTÇE ÖDENEKLERİ HS BÜTÇE ÖDENEKLERİ HESABI

18

19 Kamu İdaresi Bütçelerinden Yine Bütçe Hükümleri Çerçevesinde Yapılan Kesintilerin Kaydı

20 Dönem Başı İşlemleri 4NoluKayıt Personel Avansları Hesabındaki Tutarların Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabındaki Tutarların Bütçe Emanetleri Hesabındaki Tutarların Ocakayında kapatılmakayıtlarınınyapılması

21 Dönem başında yapılacak 4 nolu kayıt (Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabının bütçeleştirilerek kapatılması kaydı) aşağıdaki gibi olacaktır Giderler Hesabı (Temel Maaşlar) 5.932, Giderler Hesabı (Zamlar ve Tazminatlar) 5.035, Giderler Hesabı (Sosyal Haklar) 748, Giderler Hesabı (Sosyal Güv. Kur. Devlet Primi) 1.591, Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabı , Bütçe Giderleri Hesabı 5.932, Bütçe Giderleri Hesabı 5.035, Bütçe Giderleri Hesabı 748, Bütçe Giderleri Hesabı 1.591, Gider Yansıtma Hesabı , Ödenekli Giderler Hesabı 5.932, Ödenekli Giderler Hesabı 5.035, Ödenekli Giderler Hesabı 748, Ödenekli Giderler Hesabı 1.591, Kullanılacak Ödenekler Hesabı 5.932, Kullanılacak Ödenekler Hesabı 5.035, Kullanılacak Ödenekler Hesabı 748, Kullanılacak Ödenekler Hesabı 1.591,92.-

22 5. ELÇİLİK VE KONSOLOSLUK NEZDİNDEKİ PARALARIN DEĞERLEME KAYDI

23 6. MAHSUP DÖNEMİNE AKTARILAN AVANS VE KREDİLERİN KAPATILMASI KAYDI

24 Muhasebe biriminin dönem sonunda inceleyemeyip mahsup dönemine aktarılan avans ve krediler hesabına aktardığı avansı, Mahsup dönemi içinde, incelemeyi bitirip avansın mahsubunu yapması kaydı; / İlk Madde ve Malzeme Hesabı Mahsup Dönemine Aktarılan Avans ve Kr. H. / Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabı 835 Gider Yansıtma Hesabı / Burada dikkat edilmesi gereken birden fazla konu vardır.

25 / 907 Mahsup Dönemine Aktarılan Ödenekler Hesabı Mahsup Dönemine Aktarılan Kull. Ödenekler Hs. / şeklinde yapılan kayıt ile, aktarılan ödenekler kapatılacaktır. Mahsup dönemini izleyen ilk işgününde ise, / 835 Gider Yansıtma Hesabı Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabı / kaydı yapılarak 834 Geçen Yıl Bütçe Mahsupları Hesabı da kapatılacaktır.

26 7 DÖNEM SONUNDA YAPILMAYAN KAYITLARIN DÖNEM BAŞINDA YAPILMASI KAYDI

27 Unutulan Dönem Sonu İşlemlerini Yapmak Örneğin Bütçe Emanetleri işlemleri Gevaş Belediyesi Bütçe Emanetleri Hesabı Alacak Bakiyesi detayı aşağıdaki gibidir. NOH. Kod Hesabın Adı Borç Alacak Cari Yıla (N) Ait Borçlar N-1 Yılına ait Borçlar N-1 Yılına Ait Borçlar N-2 Yılına ait Borçlar N-3 Yılına Ait Borçlar N-4 Yılına ait Borçlar NOH. Kod Hesabın Adı Borç Alacak N-5 Yılına Ait Borçlar Gelirler Hesabı Gelir Yansıtma Hesabı Bütçe Gelirleri Hs

28 Taşınır Malda Ocak Ayı İşlemleri

29 TAŞINIR YÖNETİM HESABI Taşınır yönetim hesabını Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi hazırlar, harcama yetkilisi Sayıştay a verir. Taşınır yönetim hesabı; Önceki yıldan devreden, Yılı içinde edinilen, Ertesi yıla devredilen, Yıl sonu sayımında bulunan fazla/noksan, Taşınırları gösterecek şekilde, Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenerek hazırlanır.

30 TAŞINIR YÖNETİM HESABI Taşınır yönetim hesabı; 1.Yıl sonu sayım tutanağı, 2.Taşınır sayım ve döküm cetveli, 3.Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, 4.En son düzenlenen TİF in sıra numarasını belirtir tutanak. Taşınır Yönetim Hesabı Cetvelinin bir nüshası Ocak ayı sonuna kadar konsolide görevlisine ayrıca gönderilir.

31

32 Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin yıl sonu hesaplarına ilişkin işlemlerinde taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir. Cetvelin "Gelecek Yıla Devir" sütununda gösterilen miktarın, yıl sonlarında sayım tutanaklarının "Sayımda Bulunan Miktar" sütununda gösterilen miktara eşit olması gerekir.

33 H A R C A M A B İ R İ M İ T A Ş I N I R Y Ö N E T İ M H E S A İL VE İLÇENİN ADI KODU HARCAMA BİRİMİNİN MUHASEBE BİRİMİNİN ADI ADI KODU KODU TAŞINIR I. D SIRA NO TAŞINIR II. DÜZEY DETAY KODU TAŞINIR II. DÜZEY DETAY ADI ÖLÇÜ BİRİMİ GEÇEN YILDAN DEVREDEN MİKTARI TUTARI YIL İÇİNDE GİREN T O P L A M MİKTARI TUTARI MİKTARI TUTARI MİKTARI YIL İ T O P L A M Defter kayıtlarına ve sayım sonuçlarına uygundur. TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ Taşınır sayım ve döküm cetvellerine uygundur. HARCAMA YETKİLİSİ T.M.Y. Örnek No:14 Adı SoyadI :... İmza-Mühür :

34 Büro Demirbaşı A d e t Dönem Başı Mizan Mizanın Borcu Mizanın Alacağı Mizanın Borç Bakiyesi Hesabın Verilmesinden Sorumlu Kişi Mizandaki Dengeyi Arayacak Kişi

35 Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli Harcama biriminin taşınır yönetim hesabının çıkarılması amacıyla taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından harcama birimi itibarıyla taşınır I inci düzey detay kodunda gösterilen her bir taşınır grubu için düzenlenir ve taşınırlar bu Cetvele taşınır II nci düzey detay kodu düzeyinde kaydedilir.

36 Taşınır Yönetim Hesabının Hazırlanması Taşınır kayıt ve kontrol yetkililerince, sayım kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline dayanılarak ilgisine göre üç nüsha Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetveli, Müze Yönetim Hesabı Cetveli veya Kütüphane Yönetim Hesabı Cetveli düzenlenir. Bünyesinde tarihi veya sanat değeri olan taşınırlar ile kütüphane materyalleri bulunan kamu idareleri söz konusu cetvellerden ilgili olanını ayrıca düzenlerler. Düzenlenecek cetvellerin ekine Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli eklenir ve harcama yetkilisinin onayına sunulur. Harcama yetkilisince, Cetvelin Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu kontrol edilerek muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe yetkilisi, gönderilen cetvellerdeki kayıtları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırıp uygunluğunu onaylar ve harcama yetkilisine geri gönderir.

37 Taşınır Yönetim Hesabının Gönderilmesi Harcama yetkilisi, Muhasebe yetkilisince onaylanmış cetvellerin bir nüshasını, Sayıştayca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibarıyla en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte Sayıştaya, Bir nüshasını ise malî yılı takip eden ay sonuna kadar ilgili taşınır konsolide görevlisine gönderir. Cetvellerin birer nüshası da harcama biriminde muhafaza edilir.

38 Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Duyurusu

39 Üst Yönetim Raporlarının Üretilmesi

40 Performans Programının Web sayfasına Konulması

41 Bütçede Yer Alan Bağış ve Yardım Ödeneklerinin Üst Yönetimce Dağıtım Listelerinin Hazırlanması ve Onaylanması

42 Bütçe Serbest Bırakma İşlemlerinin Yapılması

43 Bir Önceki Yıl Bağış ve Yardım yapılan Yerlerden Kullanım Bilgilerinin İstenmesi

44 Mutemet Görevlendirme Yazılarının Usulüne Uygun Muhasebe Birimince Alınması Zorunluluk olmamakla birlikte Gerçekleştirme görevlilerinin Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililerinin Listesinin Alınması

45 Taahhüt bilgilerinin alınması ve taahhüt kartı ile muhasebe sistemine kaydedilmesi

46