GÖREV TANIM FORMU : SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ ALT BİRİMİ :ENSTİTÜ MÜDÜRÜ. : Yrd.Doç.Dr. Levent KÜÇÜK BAĞLI OLDUĞU MAKAM : REKTÖRLÜK MAKAMI

Transkript

1 ALT : ENSTİTÜ MÜDÜRÜ :ENSTİTÜ MÜDÜRÜ : Yrd.Doç.Dr. Levent KÜÇÜK BAĞLI OLDUĞU MAKAM : REKTÖRLÜK MAKAMI YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI Ardahan Üniversitesi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Enstitünün vizyonu ve misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretim hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla çalışmalar yapar, planlar, yönlendirir, koordine eder ve denetler. 3 yıllığına Rektör tarafından atanır. Görev süresi sona erdiğinde yeniden atanabilir Sayılı Yüksek Öğretim Kanununda verilen görevleri yaparak, Enstitü Kurullarına başkanlık eder ve kurul kararlarının uygulanmasını sağlar ve Enstitü birimleri arasında eşgüdümü ve düzenli çalışmayı sağlar. 2. Enstitü misyon ve vizyonunu belirler, bunu Enstitünün tüm çalışanları ile paylaşır, gerçekleşmesi için çalışanları motive eder. 3. Her yıl Enstitünün analitik bütçesinin gerekçeleri ile birlikte hazırlanmasını sağlar. 4. Taşınırların hukuka uygun olarak temin edinilmesini ve etkili, ekonomik, verimli kullanılmasını; kontrollerinin yapılmasını, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla kayıtlarının saydam bir şekilde tutulmasını ve hazırlanan Yönetim Hesabının verilmesini sağlar. 5. Enstitünün kadro ihtiyaçlarını hazırlar ve Rektörlük Makamına sunar. 6. Enstitünün birimleri üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapar. 7. Enstitüde bilgisayar ve çıktı ortamında bilgi sisteminin oluşmasını sağlar. 8. Bilgi sistemi için gerekli olan anketlerin hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlar. 9. Enstitüde eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlayarak, eğitimöğretim ve araştırmalarla ilgili politikalar ve stratejiler geliştirir. 10. Enstitünün idari ve akademik personeli için ihtiyaç duyulan alanlarda kurs, seminer ve konferans gibi etkinlikler düzenleyerek Enstitünün sürekli öğrenen bir organizasyon haline gelmesi için çalışır. 11. Enstitünün kalite geliştirme ve değerlendirme çalışmalarının düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlar. 12. Enstitünün eğitim-öğretim sistemiyle ilgili sorunları tespit eder, çözüme kavuşturur, gerektiğinde üst makamlara iletir.

2 13. Eğitim-öğretimde yükselen değerleri takip eder ve Enstitü bazında uygulanmasını sağlar. 14. Enstitüdeki programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlar. 15. Enstitünün stratejik planının hazırlanmasını sağlar. 16. Enstitünün fiziki donanımı ile insan kaynaklarının etkili ve verimli olarak kullanılmasını sağlar. 17. Enstitü yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlar. 18. Enstitüyü üst düzeyde temsil eder. 19. Her öğretim yılı sonunda Enstitünün genel durumunun işleyişi hakkında Rektöre rapor verir ve Rektörün alanı ile ilgili vereceği diğer görevleri yapar. 20. Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlar. 21. Bağlı personelin işlerini daha verimli, etken ve daha kaliteli yapmalarını sağlayacak beceri ve deneyimi kazanmaları için sürekli gelişme ve iyileştirme fırsatlarını yakalayabilmelerine imkân tanır.

3 ALT : ENSTİTÜ MÜDÜRÜ : ENSTİTÜ MÜDÜR YARDIMCISI : Doç.Dr. Ahmet Ali ASLAN BAĞLI OLDUĞU MAKAM : MÜDÜRLÜK MAKAMI YETKİ GÖREV VE SOROMLULUKLARI Enstitü Müdürünün görevlerini yerine getirmesinde yardımcı olmak üzere en çok üç yıl için atanabilirler. Müdür gerekli gördüğünde yardımcılarını değiştirebilir. Müdürün görevi sona erdiğinde yardımcılarında görevi sona erer. Müdür Yardımcıları, Ardahan Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Enstitünün vizyonu ve misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla çalışmalarda bulunurlar. Enstitü Müdür Yardımcıları Müdüre karşı sorumludurlar. Müdür Yardımcıları Müdür bulunmadığında Müdüre vekâlet ederler. Akademik ve idari işlere bakan iki Müdür Yardımcısı bulunur. Enstitü Müdür Yardımcısı (Akademik İşler) 1. Müdüre görevi başında olmadığı zamanlarda vekâlet eder. 2. Eğitim-öğretim programlarının geliştirilmesi için gerekli ortamı hazırlar, bunlarla ilgili politikalar ve stratejiler belirler ve yürütülen programların çıktı yeterliliklerinin belirlenmesini sağlar. 3. Programların akredite edilmesi için gerekli çalışmaları yapar. 4. Yeni anabilim dalları açılması ve mevcut olanları yapılandırılması veya kapatılması için çalışma yapar. 5. Uzaktan eğitim ders içeriklerini denetler ve sınavların düzenli olarak yapılmasını sağlar. 6. Bilişim Teknolojileri Dergisinin yayın takibini yapar ve yayın kalitesini arttırmaya yönelik çalışmalar yapar. 7. Enstitü ile yerli ve yabancı eğitim kurumları arasındaki işbirliklerini ve öğrenci dış ilişkilerini (Farabi, Erasmus, Leonardo vb.) yürütür. 8. Öğrencilerin Enstitüyü değerlendirme anketlerini hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlar, 9. Öğretim elemanlarının programlarının hazırlamasını sağlar, 10. Öğretim elemanlarının derslerini düzenli olarak yapmalarını sağlar, 11. Eğitim ve öğretimin uygulanmasında gözetim, denetim, ölçme ve değerlendirme faaliyetlerinde bulunur. 12. Eğitim ve öğretimle ilgili duyuruların enstitü veya üniversite web sitesinde yayınlanmasını sağlar. 13. Enstitü Müdürünün verdiği diğer görevleri yapar.

4 Enstitü Müdür Yardımcıları, yukarıda belirlenen görevlerini yerine getirmede Enstitü Müdürü adına hareket ederler ve Enstitü Müdürüne karşı sorumludurlar. Enstitü Müdür Yardımcısı (İdari İşler) 1. Müdüre görevi başında olmadığı zamanlarda vekâlet eder. 2. Enstitü kalite geliştirme ve değerlendirme çabalarını yürütür ve bunlar için standartlar belirlenmesini ve bu standartların kalitesinin geliştirilmesini sağlar. 3. Değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmaları için kurulların oluşturulmasını sağlar ve bu çalışmaların yıllık raporlarını hazırlayarak Enstitü Müdürüne sunar. 4. Öğretim üyeleri tarafından yürütülen projeleri takip eder. 5. Enstitü Öz Değerlendirme Raporunu ve Stratejik Planını hazırlar. 6. Döner sermaye kapsamında yapılan sertifika programlarının işlemlerini takip eder. 7. Fiziki yapı ve donanımın her an işlevsel biçimde olması için gerekli denetimleri yapar ve eksiklikleri Müdürlüğe bildirir. 8. Her yıl Enstitünün analitik bütçesinin gerekçeleri ile birlikte hazırlanmasını sağlar. 9. Gerekli olan mal ve hizmet alımında mali süreçleri takip eder ve idari birimler üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapar. 10. Ders ücretleri formlarının düzenlenmesini sağlar ve kontrol eder. 11. Enstitü ile diğer kurumlar arasındaki işbirliklerini yürütür. 12. Enstitünün idari işlerle ilgili duyurularının enstitü veya üniversite web sitesinde yayınlanmasını sağlar. 13. Enstitü Müdürünün verdiği diğer görevleri yapar. Enstitü Müdür Yardımcıları, yukarıda belirlenen görevlerini yerine getirmede Enstitü Müdürü adına hareket ederler ve Enstitü Müdürüne karşı sorumludurlar.

5 ALT : ENSTİTÜ SEKRETERİ : ENSTİTÜ SEKRETERİ : SELMA AKYOL BAĞLI OLDUĞU MAKAM :MÜDÜRLÜK MAKAMI YETKİ GÖREV VE SOROMLULUKLARI Ardahan Üniversitesi amaç ve ilkelerine uygun olarak; Enstitünün vizyonu ve misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretim faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla idari ve akademik işlerin organizasyonunu ve koordinasyonunu gerçekleştirir. İdari personelin sevk ve idaresinden, demirbaş malzemelerinin organizasyonu ve denetiminden sorumludur. 1. Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu gündemini Enstitü Müdürü ile hazırlar ve raportörlüğünü yapar. 2. Enstitüde çalışan idari, teknik ve yardımcı hizmetler personeli arasında işbölümünü ve eşgüdümü sağlar, gerekli denetim-gözetimi yapar. 3. Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı bilir, değişiklikleri takip eder ve personeli değişiklikler hakkında bilgilendirir. 4. Enstitü yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerini alır. 5. Fiziki altyapı iyileştirmelerine yönelik projeler hazırlar. 6. Resmi açılışlar, törenler ve öğrenci etkinlikleri ile ilgili hazırlıkları yapar ve sonuçlandırır. 7. Kurum/kuruluş ve şahıslardan Müdürlüğe gelen yazıların cevaplandırılması için gerekli işlemleri yapar, yazıları takip eder ve kaydını tutar. 8. Enstitü Kurullarının gündemlerini hazırlatır; alınan kararların yazdırılmasını, ilgililere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlar. 9. Akademik ve idari personelin özlük hakları işlemlerinin yürütülmesini sağlar. 10. Bilgi edinme yasası çerçevesinde basit bilgi istemi niteliğini taşıyan yazılara cevap verir. 11. Enstitü öğrenci işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlar. 12. İdari personelin birinci sicil amiri olarak sicil raporlarını doldurur ve izinlerini Enstitüdeki işleyişi aksatmayacak biçimde düzenler. 13. Müdürün imzasına sunulacak yazıları parafe eder. 14. Enstitü için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında taşınır kayıt kontrol yetkilisi ve ayniyat saymanı ile eşgüdümlü çalışır. 15. Demirbaşa kayıtlı malzeme, araç, gereç ve cihazların organizasyonu, takibi ve denetiminden sorumludur. 16. Öğrencilerin elektronik ortamda hazırlanmış öğrenci belgesi ve not dökümlerini imzalar.

6 17. Enstitünün eğitim ve öğretim, yönetmelik ve yönetimle ilgili duyuruların enstitü web sitesinden yayınlanmasını sağla 18. r. Enstitü Müdürünün görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapar.

7 ALT BAĞLI OLDUĞU MAKAM : İDARİ-MALİ İŞLER : BİLGİSAYAR İŞLETMENİ-BİLGİSAYAR İŞLETMENİ : HASAN ÖZTÜRK-SEDA BEYAZOĞLU : ENSTİTÜ SEKRETERİ YETKİ GÖREV VE SORUMLULUKLARI AYNİYAT Ayniyat ve ambara ilişkin bütün yazışmaları yürütür. Satın alınan demirbaş ve tüketim malzemelerinin muayene raporlarını hazırlar ve malzemelerin ayniyatını keser. Dayanıklı Taşınır Malları ve tüketim malzemelerini defter kayıtlarını tutar ve malzemeleri demirbaş olarak numaralandırır. Ambara giren malzemelerin korunmasını sağlar ve ambarları sürekli olarak düzenli tutar. Kullanılmak üzere ambardan çıkarılan malzemeler için senet düzenler ve ilgiliye imzalattıktan sonra teslim eder. Ambardan malzeme çıkışı yapıldıktan sonra, bozulan malzemeler için tutanak hazırlayarak kayıttan düşmesi için gerekli işlemleri yapar. Yıl sonunda senet karşılığında verilmiş bulunan demirbaş ve müstehlik malzemeler ile ambarda bulunan mevcut malzemenin sayımını yapar ve hazırlanan envanter cetvelini Sayıştay Başkanlığına gönderir. Devir teslim esnasında kaybolan veya bulunmayan malzemenin ilgililere ödettirilmesi için gerekli işlemleri yapar. Enstitünün bütün büro ve odalarına demirbaş çizelgelerinin asılmasını sağlar. Enstitüden ayrılan araştırma görevlileri ve idari personelin ilişik kesme belgelerini imzalar. SATINALMA Satınalma Memuru Bölümlerden ve bağlı birimlerden gelen Satın alma isteklerini Enstitü Sekreterliğine sunar ve Enstitü Sekreterinin teklifi ile Müdürlük Makamının onayını alır. Satın alma onayını satın alma komisyonu başkanına sunar. Satın alma Komisyonu Başkanlığının emir ve direktifleri ve Devlet İhale Kanununun hükümleri çerçevesinde hareket ederek satın alma işlerini başlatır. Yapacağı satın alma işlemin sonuçlandırır. Satın alma işlemine satın alma memurundan başkası müdahale edemez. Satın alınan malzemeyi Ayniyat Saymanlığına teslim eder. Satınalma Memuru idari bakımdan Enstitü Sekreterine karşı sorumludur. Hizmet gereği Enstitü Müdürlüğü nün vereceği diğer görevleri yerine getirir.

8 Ayniyat Saymanı, ambar memuru ve satın alma memuru yukarıda belirtilen görevleri etkin bir şekilde yürütür, idari yönden Enstitü idaresine, mali yönden Maliye Bakanlığı ve Sayıştaya karşı sorumludurlar. TAHAKKUK Satın alınan bütün malzemeler ve tüm harcırahlara (yolluk vb. katkıları ödeme) ait evrakları tahakkuk evrakına işler evrakı parafe eder, imzalatır. Enstitünün bütün ödemelerini fasıllara göre elektronik ortamda kayıt edip, dosyasında muhafaza eder. Bütçe ödenek durumunu takip eder istenildiğinde hesap cetveli çıkarır. Enstitünün mali konularıyla ilgili her türlü yazışmaları yapar, tüm evrakları dosyalar ve muhafaza eder. Tahakkuk memuru idari bakımdan Enstitü Sekreterine karşı sorumludur. Mutemetlik, Akademik ve idari personelin maaş bordrolarını hazırlar. Akademik personelin ek ders ücret formlarını ders ücretlerinden sorumlu Müdür Yardımcısı ve idari personelin fazla çalışma ücret bordrolarını Enstitü Sekreteriyle inceler, tanzimini sağlar, Söz konusu ödemeler için gerekli prosedürü takip eder ilgililerin hesaplarına ücretlerinin havalesini sağlar. Yurtiçi ve yurtdışı görevlendirilmeleri, tayin-terfi vb gibi her türlü özlük haklarını personel işleriyle eş güdümlü olarak takip eder ve söz konusu durumlarla ilgili olan ödeme veya kesintileri yapar. Personelin icra, ikraz gibi kesintilere ilişkin hesapları tutar bu kesintiler ile ilgili işleri yapar, sonuçlandırır ve ilgili birimlere iletir. Mutemet ve Tahakkuk Memuru idari bakımdan Enstitü Sekreterine karşı sorumludur. Enstitü idaresinin hizmet gereği olarak vereceği diğer görevleri yapar.

9 ALT : YAZI-PERSONEL İŞLERİ : BİLGİSAYAR İŞLETMENİ-BİLGİSAYAR İŞLETMENİ : HASAN ÖZTÜRK-ERÇİN ŞEN BAĞLI OLDUĞU MAKAM : ENSTİTÜ SEKRETERİ YETKİ GÖREV VE SOROMLULUKLARI Rektörlük başta olmak üzere her türlü kurum kuruluş ve kişilerden Enstitüye gelen ve Enstitüden bu kurum kuruluş ve kişilere gönderilen yazıları kaydeder. Kuruluş ya da şahıslardan gelen yazıları Müdürlük Makamına arz edilmek üzere Enstitü Sekreterine iletir. İmzadan çıkan yazıların zamanında ilgililere ulaştırılmasını sağlamak üzere iç ve dış posta görevlisine verilmesini sağlar. Gelen ve giden yazıların dosyalanmasını ve korunmasını sağlar. İzin (yıllık, mazeret, sağlık) formlarının belirli esaslara göre hazırlar, gerekli kontrolleri yapar, takip eder, ilgili birimleri bilgilendirir. Akademik ve İdari personele ait özlük dosyasını tutar. Görev süreleri sona eren akademik personelin görev süresi yenilemesine en az bir ay kala ilgili bölümlerle iletişim kurarak takibi sağlar ve Rektörlük Makamı ile gerekli yazışmaları yaparak görev sürelerini uzatır. Akademik ve idari personeli görevlendirme onaylarını çıkarır, kontrolünü yapar ve takip eder. Enstitü Yardımcı Hizmetler sınıfına ait personelin terfi, sicil, emeklilik vb. her türlü özlük işlerini yürütür. Büronun kırtasiye ve diğer ihtiyaçlarını sağlayacak tedbirleri alır. İdari bakımdan Enstitü Sekreterine karşı sorumludur. Enstitü Yönetim Kurulu ve Enstitü Kurulundan çıkan tüm kararları yazar, öğrenci işlerini ilgilendiren tüm yazı ve yazışmaları ilgili birime teslim eder, yazıların eksik olup olmadığının kontrolünü sağlar, Enstitü kurulundan çıkan karar gereği, Lisansüstü Programların açılması tekliflerini Rektörlük Makamına iletir, (YÖK tarafından açılması uygun görülen programları öğrenci işlerine bildirir, ) Hizmet gereği Enstitü idaresinin vereceği diğer görevleri de yerine getirir.

10 ALT BAĞLI OLDUĞU MAKAM : ÖĞRENCİ İŞLERİ : BİLGİSAYAR İŞLETMENİ BİLGİSAYAR İŞLETMENİ : SEDA BEYAZOĞLU-ERÇİN ŞEN : ENSTİTÜ SEKRETERİ YETKİ GÖREV VE SOROMLULUKLARI Aşağıda maddeler halinde belirtilen tüm işlemleri, yürütmek, kontrol etmek ve yönetmekle sorumludur. Güz-Bahar yarıyıllarında yapılacak olan ders tekliflerinin yazışmaları, kontrolü, lisansüstü öğrenci kontenjanlarının takibi, kontrolü ile ilgili işlemlerin yapılması, Enstitü Yönetim Kurulunda öğrenci ile ilgili alınan tüm kararların (doktora yeterlik komitelerinin oluşturulması ve takibi, yüksek lisans/doktora tez jürilerinin oluşturulması ve tüm yazışmaları ile takibi, ) Yabancı uyruklu öğrencilerin tüm işlemleri, takibi, öğrenci belgesi verilmesi Öğrenci izleme kartlarının doldurulması, öğrencinin mezuniyeti ile ilgili takibin yapılması Yüksek Lisans/Doktora öğrencilerinin azami sürelerinin takip edilmesi, yüksek lisans/doktora sınavlarının zamanında yapılıp yapılmadığının kontrolü, Ortak Lisansüstü Programlar ile ilgili kayıt, danışman atamalarının yapılması, ÜNİP, ESRUC öğrencilerinin işlemlerinin takip edilmesi, ayrı kontrolünün sağlanması Öğrencilerle ilgili her türlü yazışmayı, duyuru ve ilanları öğrencilere duyurulması, Öğrencilerle ilgili olarak, (ders kayıt işleri, yurtiçi yurtdışı yatay geçişleri,, istatistiksel çalışmalar, icmaller, burslar vb) her türlü işlemleri yürütür ve Enstitüde öğrenci işlerinden sorumlu Müdür Yardımcısına bağlı olarak çalışır. Öğrenci İşleri otomasyon sistemi çalışmalarını takip eder uygular, bölüm ve anabilim dalları ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile eşgüdümlü olarak yürütür. Öğrenci diploma işlemleri, askerlik işlemleri, geçici mezuniyet belgelerinin verilmesi ve öğrenci diploma kayıt defterlerinin tutulması, korunması, arşiv ile ilgili belgelerin saklanması, korunmasından sorumludur. Enstitü idaresinin hizmet gereği vereceği diğer görevleri yapar.