Asansör firmaları için özel olarak geliştirilen takip yazılımı: Asansör Otomasyon tanıtım sunumu ve kullanım açıklamaları. / 25

Transkript

1

2 Asansör firmaları için özel olarak geliştirilen takip yazılımı: Asansör Otomasyon tanıtım sunumu ve kullanım açıklamaları. 2

3 Bakım yerleri Android uygulama Ödemeler Raporlama Arızalar Faturalar Aylık bakım takibi Malzeme kontrolü 3

4 Nedir? Asansör bakım ve onarım firmaları için hazırlanmış; web tabanlı çalışan bakım, ödeme, arıza, fatura, malzeme, çalışan takip sistemdir. 4

5 Asansör Firmanız mı var? Bu program tam size göre biraz zaman ayırın ve teklifimizi düşünün. Asansör bakım ve montaj sektöründe faaliyet gösteren bir firma ile birlikte geliştirilen ve bir yıldan fazla süredir aktif test sürecine tabi tutulan programımız şimdi Türkiye'deki diğer kullanıcılara açılıyor. Excel veya not defterini bırakın, sizin için özel olarak geliştirilen otomasyon ile, takip işlerinizi çok daha kolay yapacaksınız. 5

6 Bakım Onlarca bakım yeri olan bir asansör firması için bakım takibi yapmak zahmetli bir iştir ve zaman zaman da karışıklığa sebep olabilmektedir. Excel gibi bu amaç için üretilmemiş bir program ile bakım takibi yapmak ise iş yükünü artırmaktadır. Asansör Otomasyon sistemi bakım takibini tek tıklama ile yapmaktadır. İster sadece bir iş için bakım durumunu inceleyin. İsterseniz seçtiğiniz ay için toplu halde bütün işlerinizden bakım yapılmayanları listeleyin. Tek tıklama ve sadece 1 saniyede, bakım takibi yapın. 6

7 Ödeme ve yapılan işler Ödeme takibi muhasebe programlarının asıl işidir. Ancak sadece bu iş için bir muhasebe programı kullanmak ve diğer işlemleriniz için Excel gibi bir program kullanmak yerine asansör firmaları için özel olarak geliştirilen sistemi kullanmak birden fazla program kullanmanızın önüne geçecektir. Asansör Otomasyon sistemi ile, bir müşteriniz için yapılan işleri ve tutarlarını girebilir, müşteri ödemelerinizi de ekleyebilirsiniz. Böylece anlık olarak bir müşterinizin size olan borcunu görebilirsiniz. Ayrıca kestiğiniz makbuzların numarası ile arama yapabilirsiniz. Bütün işlerinizin toplu halde ödeme durumunu listeleyebilir. Genel iş hacminizi ve alacaklarınızın kontrolünü yapabilirsiniz. Ayrıca müşterilerinize vereceğiniz özel şifreler ile kendi işleri ile ilgili ödeme bilgilerine ve borç durumlarına ulaşabilirler. Bu özellik istenildiği zaman kapatılabilir. 7

8 Arıza takibi Arıza takibi yapmak firmanız için önemli bir nokta olması gereklidir. Bir bakım yerinin genel arıza durumunu bilmek daha önce hangi arızayı verdiğini anında görmek, o bakım yeri ile ilgili iş planlaması için önemli bir faktördür. Arıza takibini yine Excel ile yapmak zahmetli bir işlemdir. Ayrıca diğer uygulamalar olan bakım ve ödeme takibini aynı ekranda görmek ne yazık ki Excel de çok zor bir işlemdir. Asansör Otomasyon sistemi ile bakım ve ödeme takibi dışında aynı ekranda arıza takibini yapmak da oldukça kolay bir işlemdir. Arıza detayını, arıza ve giderildiği tarihi ve hangi çalışanınızın arızayı giderdiğini görmek sadece 1 tıklama ile mümkündür. Ayrıca toplu halde en çok arıza veren işlerinizi de görüntüleyebilirsiniz. 8

9 Malzeme kontrolü Bir iş için malzeme değişimi/takımı yaptığınız zaman, yapılan iş ödeme kaydı girerken malzemeyi seçerseniz, o iş için kullandığınız malzemeleri anında listeleyebilirsiniz. Daha sonra malzeme kontrolü bölümünden istediğiniz malzemenin nerelerde kullanıldığını ve toplamda nekadarlık bir kullanım olduğunu incelebilirsiniz. Ayrıca sistemde stok kontrolü sistemi de bulunmaktadır. Eğer malzeme kontrolü yerine stok kontrolü kullanmak isterseniz. Stoğunuzda hangi malzemeden ne kadar kullanıldığını, nerelere çıkış olduğunu, üreticilere ne kadar borcunuz olduğunu takip edebilirsiniz. Üreticilere olan ödeme planlarınızı sisteme girerek ileriye dönük ödeme planınızı takip edebilirsiniz. Stok sistemi ve malzeme kontrolü sistemi iki ayrı uygulamadır. Stok sistemi kullanmayan ancak malzeme kullanımını görmek isteyen firmalar malzeme kontrolü sistemini kullanabilirler. İki uygulamayı da kullanmak istemezseniz otomayson içinden kapatılabilir. 9

10 Genel bilgiler Asansör Otomasyon sisteminde ayrıca fatura takibi yapabilirsiniz. Bir müşteriniz için kestiğiniz fatura bilgilerini sisteme girebilir ve böylece aynı ekranda fatura bilgilerini görüntüleyebilirsiniz. Raporlama bölümü ile ödeme, arıza, fatura gibi çeşitli değişkenler ile aylık veya yıllık bazda rapor alabilirsiniz. Bir müşterinize, yapılan iş ve ödeme bilgilerini içeren çıktı alıp verebilirsiniz. Çalışanlarınızın yapılan iş ve arızaya müdahale bazında performanslarını ölçebilirsiniz. Sözleşme bitimi, bekleyen arıza, bir iş için oluşturduğunuz uyarı kaydı gibi konularda sistem sizi uyaracaktır. 10

11 Android uygulama Android uyumlu telefonlara indireceğiniz ücretsiz yazılım ile, kullanıcı adı ve şifreniz ile sisteme erişebilirsiniz. Çalışanınız arızayı giderdikten sonra, telefonundan kendi şifresi ile arızanın giderildiğini sisteme bildirebilir. Ayrıca bütün işlerinizin detay, ödeme, arıza, fatura, uyarı kayıtlarına ulaşabilirsiniz. Android uygulama özelliğinin kullanımını istediğiniz zaman otomasyon içinden kapatabilirsiniz. 11

12 Ekstra bilgi Sunumun bundan sonraki kısmı, otomasyon içindeki bölümlerin genel özellikleri hakkında biraz daha bilgi içirmektedir. Sunuma devam edebilir veya hemen bizimle iletişime geçerek anında bilgisayarınızdan Asansör Otomasyon sistemini deneyebilirsiniz. İletişim için: sitesindeki iletişim bölümünü kullanabilir veya aynı sitedeki telefon numarasından bizi arayabilirsiniz. 12

13 Sunum içeriği 1) Bakım yerleri 2) Ödemeler 5) Faturalar 6) Malzeme kontrolü 3) Aylık bakım 4) Arızalar 7) Raporlama 8) Android uygulama Sunumda açıklanan kullanım bilgileri özet bilgilerdir. Sadece genel bilgilendirme amaçlıdır. Sistemi online deneyebilirsiniz. Bizimle iletişime geçerek deneme bilgilerine ulaşabilirsiniz. 13

14 1) Bakım yerleri Bakımını yaptığınız asansörleri; sisteme detay bilgileri ile girebilirsiniz. Servis verilip verilmeme durumunu seçebilirsiniz. Daha sonra servis verilenler veya verilmeyenler diye listeleyebilirsiniz. Sözleşme yapıldı ise sözleşme tarihini girebilirsiniz. Sözleşme bitiş tarihini de girdiğiniz zaman sistem size sözleşme tarihi dolmadan önce uyaracaktır. Anlaşılan tutarı KDV li veya KDV siz olarak girebilirsiniz. KDV oranını değiştirebilirsiniz. Detaylı iletişim bilgilerini girebilirsiniz. (Adres, telefon, fax, , il, ilçe, yetkili kişi) Fatura unvanı, vergi dairesi, vergi numarası bilgilerini girebilirsiniz. Bakım yeri ile ilgili teknik bilgileri girebilirsiniz. (Durak sayısı, tipi, kapasitesi, motor gücü) Özel not veya açıklama yazabilirsiniz. 14

15 1) Bakım yerleri Tek liste halinde tüm işlerinizi listeleyebilirsiniz. Aynı listede bakım ücretlerini ve aylık bakım durumlarını görebilirsiniz. Herhangi bir işin detay bilgilerine tıkladığınız zaman; yapılan işlere, ödeme durumuna, arıza bilgilerine, değişen malzemelere, kesilen fatura bilgilerine, durum-uyarı kayıtlarına ve aylık bakım durumuna ulaşabilirsiniz ve yeni kayıt ekleyebilirsiniz. Girdiğiniz işlerin ödeme durumunu topla halde görüp kimin ne kadar borcu olduğunu inceleyebilirsiniz. Aynı şekilde yıl ve ay bazlı olarak bakım yapılmayan yerleri listeleyebilir böylelikle bakım yapılması beklenen yerleri anında görebilirsiniz. Yapılan işler ve ödemelerin toplam tutarlarını anında görebilirsiniz. Böylelikle iş hacminizi ve alacaklarınızı kolayca takip edebilirsiniz. Yukarıdaki inceleme özellikleri raporlama kısmında daha detaylı görebilirsiniz. 15

16 2) Ödemeler Bakım detay kısmında, yaptığınız her işin hem yapılan iş hem de müşteri ödeme kaydını girebilirsiniz. Yapılan iş ödeme kaydı girerken, işi yapan çalışanınızı seçebilirsiniz. Böylece raporlama bölümünde çalışanlarınızın performansını değerlendirebilirsiniz. Ödeme kaydı girerken makbuz numarası girebilirsiniz. Böylece daha sonra sadece makbuz numarasını arayarak ilgili ödeme kaydına ulaşabilirsiniz. Müşteri ödemelerini girebilirsiniz. Böylece yapılan iş tutarı ve müşteri ödemelerini aynı ekranda izleyebilir ve alacak durumunu anında görebilirsiniz. Sistem her yıl değişiminde, bir sonraki yıla bakiyeyi otomatik aktarmaktadır. Böylece en güncel bilgiler her zaman elinizin altındadır. İstediğiniz zaman geçmiş yıl ödeme durumunu inceleyebilirsiniz. 16

17 2) Ödemeler Yapılan iş ve müşteri ödeme bilgilerini çıktı alarak arşivleyebilir veya müşterinize verebilirsiniz. Ödeme kaydı oluştururken malzeme değişimi / takımı oldu ise seçebilirsiniz. Böylece malzeme kontrolü kısmında hangi malzemeden ne kadar kullanıldığını izleyebilirsiniz. Ödeme kaydı girerken ödemene şeklini belirtebilirsiniz (Elden, kredi kartı, banka havalesi). Ödemeyi alan çalışanınızı belirtebilirsiniz. Genel ödeme durumu kısmından bütün işlerinizin toplam yapılan iş tutarlarını ve müşteri ödemelerini tek ekranda görebilir ve her işin borcu olup olmadığını izleyebilirsiniz. Ayrıca bu ekranın çıktısını alabilirsiniz. 17

18 3) Aylık bakım Bir bakım yerinin aylık bakımının yapılıp yapılmadığını takip edebilirsiniz. Hangi ay bakımın yapıldığını hangi ayın yapılmadığını görebilirsiniz. Tek ekranda bütün bakım yerlerinizin seçtiğiniz ay bakımının yapılıp yapılmadığını görebilirsiniz. Sadece bakım yapılmayan yerleri listeleyebilirsiniz. İstediğiniz zaman geçmiş yıllara dönerek bakım durumunu listeleyebilirsiniz. Tek tıklama ile istediğini ay bakım durumunu güncelleyebilirsiniz. 18

19 4) Arızalar Bir bakım yerine arıza kaydı girebilirsiniz. Arıza detay bilgisini ve arıza tarihini ekleyebilirsiniz. Arıza giderildiği zaman arıza giderilme tarihini ekleyebilirsiniz. Arızayı gideren çalışanınızı ekleyebilir ve böylece kimin arızaya gittiğini kontrol edebilirsiniz. İstediğiniz zaman geçmiş yıllara dönerek arıza kayıtlarına ulaşabilirsiniz. Rapor bölümünden arıza listelerine ulaşabilirsiniz. En çok arıza veren yerleri listeleyebilirsiniz. Böylece sorunlu işleri belirleyebilirsiniz. Çalışanlarınızın kaç defa arızaya gittiğini görebilirsiniz. Böylece çalışan performansını ölçebilirsiniz. 19

20 5) Faturalar Bir bakım yeri için kestiğiniz fatura bilgisini sisteme ekleyebilirsiniz. Fatura kayıtlarını girerken fatura numarasını da ekleyebilirsiniz, böylece fatura numarası ile arama yapabilirsiniz. Raporlama bölümünde kesilen fatura toplamlarını inceleyebilirsiniz. 20

21 6) Malzeme kontrolü İki türlü malzeme kontrolü sistemi bulunmaktadır. Malzeme kullanım kontrolü ve stok sistemi Stok sistemini zaten uyguluyor ve stok kontrolü için kullandığınız bir stok programınız varsa, Asansör Otomasyon sistemi içindeki malzeme kullanım kontrolünü kullanabilirsiniz. Böylece hangi işe hangi malzemeleri kullandığınızı kontrol edebilirsiniz. Yapılan iş ödeme kaydı girerken değişen/takılan malzemeyi ekleyerek, iş detay sayfanızda, aynı ekran içinde değişen/takılan malzemeleri de görebilirsiniz. Malzeme ayar sayfasında malzemelerinizi listeleyebilir, seçtiğiniz malzemenin nerelerde kullanıldığını görebilirsiniz. Stok sistemini kullanmak isterseniz, bir malzemenin stok giriş kayıtlarına ve ne kadar stok kaldığına anında ulaşabilirsiniz. Ayrıca üretici firma detaylarını girebilir, herhangi bir üreticiye ait ödeme planınızı ekleyebilirsiniz. Ödeme vakti yaklaşan üretici ödemelerinizde sistem sizi uyaracaktır. Her iki sistemini de kullanmak istemezseniz, ayarlar bölümünden kapatabilirsiniz. 21

22 7) Raporlama Malzeme kullanım kontrolü ve stok sisteminde kullanabileceğiniz malzeme kullanım yerleri bilgilendirmesi dışında 5 adet raporlama tipi bulunmaktadır. 1) Yıllık ödeme raporu: Yıl bazında yapılan iş tutarları ve müşteri ödeme tutarlarına anında ulaşabilir seçtiğiniz yıldaki ödeme detaylarını inceleyebilirsiniz. Bu şekilde yıllık bazda iş hacminizi değerlendirebilirsiniz. 2) Aylık ödeme raporu: İstediğiniz yıldaki aylık bazda yapılan iş tutarları ve müşteri ödeme tutarlarına anında ulaşabilirsiniz. İşlem hacminizi aylık bazda değerlendirebilirsiniz. 3) Arıza raporu: Yıllık bazda kaç adet arıza ile karşılaştığınızı görebilir ve hangi işlerin arıza verdiğini inceleyebilirsiniz. Aynı zamanda işlerinizi en fazla arıza verenler bazında listeleyebilir böylelikle en sorunlu işlerinizi görebilirsiniz. 4) Fatura raporu: Yıllık bazda kaç adet fatura kestiğinizi inceleyebilirsiniz. Seçtiğiniz yıldaki fatura kestiğiniz işleri inceleyebilirsiniz. 5) Çalışan raporu: Çalışanlarınızı yıllık bazda ve eğer isterseniz aylık bazda arıza ve genel iş kayıtlarına göre yaptıkları iş sayısını ve firmanıza kazandırdıkları tutarları listeleyebilirsiniz. 22

23 8) Android uygulama İşlerinizi mobil ortama taşıyan Android uygulaması Asansör Otomasyon sistemi ile entegre bir şekilde çalışmaktadır. Asansör Otomasyon sistemi içinden isterseniz Android uygulamasın erişimini kapatabilirsiniz. Bütün iş kayıtlarına, müşteri ödemelerine ve borç durumuna, arıza, bakım, fatura, uyarı kayıtları gibi detay bilgilerine cep telefonunuzdan anında ulaşabilirsiniz. Herhangi bir arızaya çalışanınız müdahale edip arızayı giderdiği zaman, kendi kullanıcı adı ve şifresi ile cep telefonundan uygulamaya giriş yapıp, arızanın giderildiğini tek tıklama ile bildirebilir. Android uygulaması ücretsizdir ve Asansör Otomasyon sistemini kullanan firmalar kendi şifreleri ile giriş yapabilirler herhangi bir ek ayarlamaya gerek yoktur. 23

24 Son söz Asansör Otomasyon, asansör sektörüne özel olarak geliştirilmiştir. Sistemi kullanan firmalar isterlerse sisteme yeni özellikler ekletebilirler. Bilgiye anında erişim sağlayan ve işlerinizi çok büyük ölçüde kolaylaştıracak sistemi ücretsiz, kendi bilgisayarınızdan, herhangi bir dosya indirmeden, internetten deneyebilirsiniz. İletişim için: sitesindeki iletişim bölümünü kullanabilir veya aynı sitedeki telefon numarasından bizi arayabilirsiniz. 24

25 adresinden bize ulaşabilirsiniz. Teşekkürler. 25