Kırıkkale Üniversitesi 1- KONTROL ORTAMI

Transkript

1 Kırıkkale Üniversitesi 1- KONTROL ORTAMI Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel Bu konuda bilgilendirmeler yapılamaktadır tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. KOS1.1-1 İç kontrol sistemi ve işleyişinin yönetici ve personel tarafından Strateji sahiplenilmesini ve desteklenmesini temin etmek maksadıyla Geliştirme Daire Tüm Birimler bilgilendirme faaliyetleri kapsamında eğitim, seminer, tanıtıcı döküman, vs. düzenlenecektir. Eğitim faliyetleri veya tanıtıcı doküman KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Yöneticiler iyi örnek olmaktadır. KOS1.2-1 İç kontrol sistemi ve standartlarının bilinmesine yönelik eğitici Tüm birim programlar düzenlenecektir. yöneticileri İç Denetim Birimi Strateji Geliştirme Daire Eğitim Faaliyeti KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Bu kurallarla ilgili çalışmalara başlanılmış olup, KOS seminerler yapılmaktadır. Konuşmacı ve seminerler düzenlenmektedir. Tüm birim çalışanları Tüm Birimler Baş. KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Üniversitemiz faaliyetlerini dürüstlük, açıklık ve hesap verebilirlik ilkeleri esas alınarak KOS1.4-1 yürütmektedir. İnternet ortamında bütün çevre kamu kurum ve kuruluşlarına bilgilendirme yapılmaktadır. Üniversitemiz stratejik planı, performans programı, faaliyet raporu,mali durum ve beklentiler raporu, yatırım değerlendirme raporu, Tüm Birimler üniversitemiz web sayfasında sunulacaktır. Bilgi İşlem Daire web sayfasında yayımlanacak olan rapor Her zaman KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İdare personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit KOS1.5-1 davranmaktadır. Üniversitemiz personeline, hizmet alanlara adil ve eşit davranılması hususu eğitim programlarına dahil edilecek ve çeşitli bilgilendirme Tüm Birimler faaliyetleri yürütülecektir. Tüm Birimler Memuriyet anketleri Konuyla ilgili resmi şikayet sayısında azalma KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Tüm bilgiler doğru e güvenilirdir. KOS1.6-1 KOS1.6-2 Üniversitemiz birimlerinin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olması için birimler faaliyet alanları ile ilgili Tüm Birimler bilgileri periyotik olarak güncelleyeceklerdir. Üniversitemiz birimleri faaliyetlerine ilişkin hataların tespitinde İç ve dış denetim sonucu düzenlenen raporlar değerlendirilerek gerekli Tüm Birimler önlemleri alacaklardır. Birimlerde görevli personel İç Denetim Birimi SGDB Güncel bilgi Denetim raporları sonucuna göre belirlenecek Denetim raporları sonucuna göre belirlenecek KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır.

2 KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, Üniversitemizin yılları Stratejik Planı duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi hazırlanmış olup yıllık değerlendirmeler KOS2.1-1 sağlanmalıdır. yapılmaktadır. Üniversitemiz misyonunun çeşitli iletişim araçları (faaliyet raporu, Tüm birimler pano, web sayfası gibi) ile duyurulması sağlanacaktır. ADEK Strateji Geliştirme Daire Öz değerlendirme anket sonucuna göre değerlendirilecek KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek Stratejik plan çerçevesinde görev tanımları yapılmaktadır. görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. KOS2.2-1 Üniversitemiz birimlerinin görevleri birimlerin web sayfalarında Tüm birimler yayımlanacaktır. Bilgi İşlem Daire Görev tanımı yapılmış olan birim sayısı. İnternet sayfa sayımı KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan Çalışmalara başlandı. görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Görev dağılımı uygulamayan birimler uyarılarak bu dağılımı yapmaları Tüm birimler istenecektir. Görev Dağılım Çizelgesi KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı Teşkilat şemsı mevcuttur. belirlenmelidir. Mevcut düzenleme KOS sayılı Yüksek Öğretim Kanunu ile; Yükseköğretimle ilgili amaç ve ilkeler belirlenmiş ve bütün yükseköğretim kurumlarının ve üst kuruluşlarının teşkilatlanma, işleyiş, İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel görev, yetki ve sorumlulukları ile eğitim - öğretim, yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve araştırma, yayım, öğretim elemanları, öğrenciler ve diğer uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde personel ile ilgili esasları bir bütünlük içinde düzenlemiştir. olmalıdır. Ayrıca 5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuatlarıyla Kamu Mali Yönetim ve kontrol sürecindeki sorumlular ve sorumlulukları raporlama süreçleri belirlenmiştir. Mevcut düzenleme KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve Prosedürle yürütülmektedir. personele duyurmalıdır. KOS2.6-1 Birimin faaliyetlerinde, birim yöneticisi tarafından hassas görevlerin belirlenmesi ve bu görevlere ilişkin prosedürlerin belirlenmesi Tüm birimler sağlanacak. Belirlenen hassas görevlere ilişkin prosedürlerin, görevi yapan personele yazılı olarak duyurulması sağlanacak. Tamamlanmış görev tanımları KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin Düzenlemeler ve kontroller yapılmaktadır.eksikliklerde sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar KOS2.7.1 araştırılacaktır. oluşturmalıdır. Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu Tüm birim izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturacaklardır. yöneticileri Geri bildirim çizelgesi

3 KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik İnsan kaynakları planlaması yapılmaktadır. olmalıdır. Belli zaman aralıklarında persınelden sorumlu Rektör Yardımcısınca değerlendirme yapılamktadır. Belirli zaman aralıklarıyla personel değerlndirilmesi yapılacaktır. Mevcut düzenleme KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. yeteneğe genelde sahiptir. Mevcut durum Bilgi ve beceri geliştirici çalışmalar arttırılacaktır. Genel Sekreterlik Deneyimli ve güncel bilgiye sahip personel KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev Uygun personel seçilerek görevlendirilmektedir. için en uygun personel seçilmelidir. Mesleki becerisi geliştirecek eğitim programları düzenlenmektedir. Mesleki yeterliliğe ulaşmış personel sayısı. Mevcut düzenleme KOS 3.4 Öğretim elemanlarının atanma ve görevde yükselme, akademik ünvanların kazanılması usulleri 2547 sayılı Kanun ve 2547 sayılı Kanuna dayanılarak çıkarılan yönetmeliklerle Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve belirlenmiştir. İdari personelin görevde yükselmeleri sınavla yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel yapılmaktadır. Üniversitemizce akademik ve idari personelin performansı göz önünde bulundurulmalıdır. çalıştıkları konu hakkındaki seminerlere, toplantılara katılımları bütçe imkanları dahilinde desteklenmektedir. İlerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmaktadır. Mevcut düzenleme KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl Eğitim ihtiyacı analizleri yapılmaktadır. planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. KOS3.5-1 Birimlerin eğitim ihtiyaçları nca ihtiyaç analiz çalışmaları yapılarak bir önceki yıl içinde belirlenecek. Planlanan eğitim programlarının takip eden yılda uygulanması sağlanarak değerlendirmeye tabi tutulacaktır. Tüm Birimler Çıktı Anket sayısı

4 KOS 3.6 Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Sicil Yönetmeliği ve Devlet Memurları Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu Sicil Yönetmeliği hükümleri gereğince personel yöneticisi tarafından en az yılda bir kez hakkında sicil raporu düzenlenmektedir. Sicil değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları Raporlarının gizliliği ilkesi gereği değerlendirme personel ile görüşülmelidir. sonuçları personelle görüşülmemektedir. Mevcut düzenleme KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Yasalar çerçevesinde KOS KOS3.7-2 Personel değerlendirmelerinde emsallerine göre yüksek performans Tüm birim gösteren personel hakkında mevzuatında yer alan ödül ve takdirnameye yöneticileri ilişkin hükümler işletilmek suretiyle işlem tesis edilecektir. Birimlerce periyodik olarak yapılan performans değerlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personele performansını arttırması Tüm birim için çözümler üretilecek, gerekiyorsa çeşitli eğitim programlarına yöneticileri katılmaları sağlanacaktır. Ödül alan personel sayısı Eğitim programı sayısı KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin Çalışmalar sürmektedir. önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. KOS3.8-1 İlgili mevzuat nın sayfasında yayımlanarak duyurulacaktır. Bilgi İşlem Daire Duyuru sayısı KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri İmza ve Onay mercileri belirlenmişitir. belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Mevcut durum KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını İmza ve Onay mercileri belirlenmişitir. gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu İmza ve Onay mercileri mevzuat çerçevesinde olmalıdır. belirlenmişitir.

5 KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. deneyim ve yeteneğe sahiptir. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

6

7

8

9