(2. AŞAMA) SAHA TETKİKİ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 / 6 REVİZYON BİLGİSİ REVİZYON NO AÇIKLAMA Rev. İlk yayın BU DOKÜMAN SİSTEM DENETİM BELGELENDİRME NİN ÖZEL DOKÜMANIDIR. İZİNSİZ KOPYALANAMAZ 1. AMAÇ ve KAPSAM:

2 / 6 Bu prosedür, 2 aşamalı olarak geçekleştirilen ISO 141 ve ISO aşamasındaki, ISO 91 ve TS 181 belgelendirme tetkiklerinin ise, doküman inceleme yada müşteri talep ettiyse ön tetkik faaliyetlerinden sonra gerçekleşen saha tetkiki sırasındaki faaliyetleri ve sorumlulukları detaylı tarif eder. 2.TANIMLAR Müşteri (kuruluş): Tetkik hizmetini alan kuruluş. Prosedür: Bir faaliyeti veya prosesi icra etmek için belirlenen yol. Tetkik: Kayıtlar, beyanlar veya diğer ilgili bilginin elde edilmesi ve bunların belirlenmiş şartların gerçekleştirilme miktarını tayin etmede objektif olarak değerlendirilmesi için uygulanan sistematik, bağımsız, dokümante edilmiş proses. Belgelendirme: Ürünlerle, proseslerle, sistemlerle veya kişilerle ilgili üçüncü taraf doğruluk beyanı. Doküman: Bilgi ve onun destekleyici dokümanı. 3. UYGULAMA ve SORUMLULUKLAR 3.1 Tetkikin Planlanması ve Tetkike Hazırlık Ekip liderinin yönlendirmesi doğrultusunda tetkikçiler tetkik planı formunu kullanarak tetkik planını hazırlarlar. Tetkik, ilgili standardın tüm şartlarının tetkik edilmesi için, tüm ekip üyeleri dikkate alınarak planlanır. Tetkik planı tetkikten önce planlama sorumlusu tarafından müşteriye gönderilir ve ilgili kişilerin işlerini planlayıp tetkike katılmaları ve tetkikin planlandığı şekilde gerçekleşmesi sağlanır. Planlama sorumlusu tarafından tetkikçilere tetkik dokümanları elektronik ve/veya basılı olarak temin edilir. Daha önce müşterinin isteği üzerine ön tetkik gerçekleştiyse, tetkik ekibi ön tetkik raporlarını incelerler. Eğer ISO 141 ve/veya ISO 22 tetkiki ise, 1. aşama tetkik raporları incelenir.

3 / 6 Tetkik ekibinin müşteriye gidiş ve dönüş ulaşımı müşteri firma tarafından sağlanır. Bunun organizasyonu ise planlama sorumlusu tarafından yapılarak ekibe duyurulur. 3.2 Tetkikin Gerçekleşmesi Açılış Toplantısı Tetkik, açılış toplantısı ile başlar. Ekip liderinden başlanarak önce tetkik ekibi daha sonra kuruluş temsilcileri kendilerini tanıtır ve aşağıdaki konular görüşülür; Tetkikin hedefleri, kapsamı ve kriterleri, Tetkik planının teyidi, Tetkikin yapılmasında kullanılacak metotlar ve prosedürler; tetkik delillerinin mevcut bilgi numunelerine dayandırılacağının, dolayısıyla tetkikte bir belirsizlik faktörünün olduğunun bildirilmesi, Tetkik sırasında kullanılacak dil, Tetkik süresince kuruluşun tetkikin ilerlemesi konusunda bilgilendirileceği, Tetkik ekibinin ihtiyaç duyduğu kaynakların ve tesislerin mevcut olduğunun teyidi, Gizlilikle ilgili konuların teyidi, Tetkik ekibi için ilgili iş güvenliği, acil durum ve emniyet prosedürlerinin teyidi, Rehberlerin varlığının, rollerinin ve kimliklerinin teyidi, Raporlama metodu, Tetkikin sona erdirilmesini gerektirecek şartlarla ilgili bilgiler, Tetkikin yapılması ve sonuçları hakkında yapılabilecek itiraz usulü hakkında bilgi Toplantı sonunda tetkik tamamlama formuna katılanların imzaları alınır Bilgilerin Toplanması ve Doğrulanması Tetkik planı doğrultusunda, tetkik süresince fonksiyonlar, faaliyetler ve prosesler arasındaki ara yüzlerle ilgili bilgiler de dahil olmak üzere tetkik hedefleri, kapsamı ve

4 / 6 kriterlerine ilişkin bilgiler uygun numune alma usulü ile toplanır ve doğrulanır. Bilgi toplama metotları şunlardır; Mülakatlar, Faaliyetlerin gözlemlenmesi, Dokümanların gözden geçirilmesi Bilgi kaynakları tetkikin kapsamına ve karmaşıklığına bağlı olarak değişebileceği gibi, genel olarak aşağıdakileri içerir; Çalışanlarla ve diğer kişilerle yapılan mülakatlar, Faaliyetlerin, çevredeki çalışma ortamının ve şartlarının gözlemlenmesi, Politikalar, hedefler, planlar, prosedürler, standardlar, talimatlar, lisanslar ve izinler, şartnameler, çizimler, sözleşmeler ve siparişler gibi dokümanlar, Muayene kayıtları, toplantı tutanakları, tetkik raporları, izleme programı kayıtları ve ölçüm sonuçları gibi kayıtlar, Veri özetleri, analizler ve performans göstergeleri, Tetkik edilenin numune alma programı ile numune alma kontrol prosedürü ve ölçüm prosesleri hakkında alınan bilgiler, Müşteri geri beslemesi gibi diğer kaynaklardan alınan bilgiler, harici taraflardan alınan diğer bilgiler ve tedarikçi değerlendirmeleri, Bilgisayarlı veri tabanları ve internet siteleri Bilgilerin tetkik delili olabilmesi için doğrulanabilir olmalıdır. Tetkik delilleri mutlaka kaydedilmelidir. Bunun için gözlem raporları kullanılır Tetkik Bulgularının Üretilmesi Tetkik delilleri tetkik kriterlerine karşı değerlendirilerek tetkik bulguları üretilir. Tetkik bulguları tetkik kriterlerine uyum sağlandığını, sağlanmadığını veya iyileştirme fırsatlarını da gösterebilir.

5 / 6 Ekip liderinin yönlendirmesi doğrultusunda ekip, tetkik sürecince uygun safhalarda tetkik bulgularını gözden geçirmek üzere toplanırlar. Tetkik tamamlandığında, kapanış toplantısına başlamadan önce tetkik ekibi son olarak toplanarak bulgularını değerlendirir. Varsa uygunsuzluk raporlarını her bir tetkikçi kendisi yazar. Uygunsuzlukların olup olmaması yada sayısı ve major/minör olma durumlarına göre, ekip liderin onayıyla aşağıda belirtilen 3 karardan biri verilir: Belge verilmesine dair tavsiye kararı, Tespit edilen uygunsuzlukların 1 ay içinde kapatılması ve uygunluk kanıtlarının SDB ye gönderildikten sonra belgelendirme tavsiye kararının verilmesi, Uygunsuzlukların sayısı fazla ise ve/veya majör uygunsuzluk tespit edilmiş ise uygunsuzlukların en geç 3 ay içinde kapatılması ve akabinde takip tetkikinin gerçekleşmesi Kapanış Toplantısı Kapanış toplantısı, tetkik ekibi liderinin başkanlığında yapılır. Tetkik bulguları, tetkik sonuçları ve alınan karar edilen tarafından anlaşılacak ve kabul edilecek şekilde ekip liderinin yönetiminde sunulur. Uygunsuzluklar, tespit eden tetkikçi tarafından açıklanır. Kuruluş tarafından sunulacak düzeltici ve önleyici faaliyetler ve kapatılma tarihleri üzerinde mutabakat sağlanır. İyileştirmeye yönelik tavsiyeler sunulur. Toplantı sonunda tetkik tamamlama formuna katılanların imzaları alınır, uygunsuzluk raporlarının orijinalleri SDB de kalmak koşuluyla, birer kopyaları müşteride bırakılarak toplantı kapatılır Tetkik Raporunu Yazılması ve Kuruluşa Gönderilmesi Tetkik ekip lideri tarafından tetkik raporu formu kullanılarak rapor hazırlanır. Bir nüshası tetkikten sonraki 1 hafta içinde müşteriye gönderilir, diğeri müşteri dosyasında gizlilik prensibi ve kayıtların kontrolü prosedürüne göre muhafaza edilir Uygunsuzlukların Kapatılması ve Onaylanması

6 / 6 Uygunsuzluklar müşteri tarafından kapatılır, uygunluk kanıtları uygunsuzluk raporlarının arkasına iliştirilerek SDB ye gönderilir. Tetkik ekibi veya sadece baştetkikçi tarafından incelenir, sonuç olumlu ise baştetkikçi tarafından tetkik raporları ve belgelendirme tavsiye kararı belgelendirme komitesine iletilir. Olumsuz ise müşteriye belgelendirme müdürü tarafından geri dönülerek uygunsuzlukların kapanmadığına dair bilgi verilir ve belgelendirme tavsiye kararı olumsuzdur Takip Tetkiki Takip tetkiki, belgelendirme tetkikinden en geç 3 ay içinde kuruluşla mutabakata varılan bir tarihte, ekipte yer alan bir tetkikçi tarafından gerçekleştirilir. Sadece uygunsuzluklarla ilgili faaliyetler dikkate alınır. Sonucunda uygunsuzlukların kapatıldığına dair uygunluk kanıtları tespit edilmiş ise, sonuç olumlu olarak değerlendirilir ve belgelendirme komitesine belgelendirme için tavsiye edilir. Uygunluk kanıtları tespit edilmemiş ise belgelendirme tavsiye kararı olumsuzdur. 4. KAYITLAR Tetkik planı Tetkik tamamlama formu Gözlem raporları Uygunsuzluk raporları Tetkik raporu 5. PROSEDÜRÜN BELGELENDİRME SİSTEMİ PRENSİPLERİMİZ İLE İLİŞKİSİ Tarafsızlık Objektif delilleri içeren gözlem ve uygunsuzluk raporları