AKINSOFT ProKuaför. Yardım Dosyası. Doküman Versiyon : Tarih : Sayfa-1. Copyright 2010 AKINSOFT

Transkript

1 Yardım Dosyası Doküman Versiyon : Tarih : Sayfa-1

2 1- ÇALIŞMA ŞEKLİ HAKKINDA KISA BİLGİ Müşterilerine daha iyi hizmet vermek ve kurumsallaşmak isteyen tüm kuaförlere hitap eden programı sayesinde müşterileriniz, Internet üzerinden randevu alarak hizmet kalitenize tanıklık edecekler... programı sayesinde yapabileceğiniz işlemler kısaca şu şekildedir; A-) Bünyenizde çalışan kuaförlerin isimlerini kaydedebilir, B-) Üye takip sistemi sayesinde, müşterilerinizi kolaylıkla takip edebilir, C-) Online rezervasyon sistemi sayesinde, üyelerinizin Internet üzerinden randevu almalarını sağlayabilir, D-) Üyelerinize toplu olarak SMS gönderebilir, E-) Kasa takibinizi yapabilir, F-) Kuaför bazında işlem takibi yapabilir, G-) İşlem takip ekranı sayesinde işlemlerin başlama ve bitiş saatlarini takip edebilirsiniz. 2- KULLANIMI 2-1- Üye İşlemleri Programı kullanabilmeniz için öncelikle üye ve işlem kayıtlarını yapmanız gerekmektedir Üye Kayıt Sayfa-2

3 Mevcut üyelerinizi kaydedebileceğiniz alandır. Üye Kayıt alanına gelerek üyenizle ilgili adı, soy adı, telefon numarası gibi bilgilerini kaydetmeniz gerekmektedir. Müşteriniz önceliğa sahip biri ise, Öncelik alanından öncelik belirleyebilirsiniz. Belirlediğiniz önceliğe göre bu müşteriniz sıra beklemeden en önde görünmektedir. Kaydettiğiniz üye belli bir kuaföre geliyorsa Kuaförü alanından kuaförünü seçebilirsiniz. Kullanıcı Adı ve Şife yazarak verdiğiniz kullanıcı adı ve şifresi sayesinde E-Kuaför programından giriş yapmasını sağlayabilirsiniz. (E-Kuaför programı programının web ara yüzüdür. E-Kuaför programının kurulumu ve kullanımı hakkında adresimizden gerekli yardımı alabilirsiniz.) İşlem Tanımları Kuaförünüz bünyesinde yaptığınız işlemleri tanımladığınız alandır. İşlemle ilgili işlem tanımı işlem kodu, açıklaması, fiyatı ve işlem türünü bay-bayan şeklinde belirttikten sonra Kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz. İşlem tanımında dikkat edeceğiniz alan işlem süresidir. Bu alana işlemin kaç dakika süreceğini belirtmeniz gerekmetedir Üye Kayıt Listesi Kayıtlı olan üyelerinizin listesini alabileceğiniz alandır. Üyenin adına, soy adına, telefon numarasına, cinsiyetine ve daha pek çok kriterine göre sorgulama yapabilirsiniz. Dilerseniz Aralıklar sekmesinden işlem tarihi belirterek seçmiş olduğunuz işlem tarih aralığında işlem gören üyelerinizin listesini alabilirsiniz. Sayfa-3

4 Üyenin kartını açmak için yukarıda bulunan Kartını Aç butonuna basmanız gerekmektedir. Üye listesini çıktı olarak almak için ise, yukarıda bulunan Yazdır butonunu kullanabilirsiniz İşlem Tanım Listesi Daha önce kaydetmiş olduğunuz işlemlerin listesini alabileceğiniz alandır. İşlem koduna, işlem tanımına, veya işlem türüne göre sorgulama yapabilirsiniz. İşlemin kartını açmak için yukarıda bulunan Kartını Aç butonuna basmanız gerekmektedir Randevu İşlemleri Randevu / İşlem Kayıt Müşterilerinize vereceğiniz randevuları manuel olarak kaydedebileceğiniz alandır. Daha önceden kayıtlı olan bir müşterinize randevu veriyorsanız Üye Bul butonuna basarak kayıtlı üyeleriniz arasından randevu vereceğiniz kişiyi seçim yapmanız gerekmektedir. Eğer üye olarak takip etmediğiniz bir kişiye randevu veriyorsanız, Genel Müşteri butonuna basarak randevu kaydı açabilirsiniz. Randevuyu belli bir kuaför için alıyorsanız, Kuaför alanından ilgili kuaförü seçebilirsiniz. Kuaför seçimi yaparken dikkat etmeniz gereken alan, seçilen kuaförün çalışma günleri dahilinde randevu kaydı oluşturmaktır. Seçtiğiniz kuaförün çalışma günlerini kuaför seçimi yaptığınız alanda bulunan Kuaförün çalışma saatlerini göster butonuna basarak görüntüleyebilirsiniz. Yapılan İşlemler alanında bulunan işlem türünden seçim yaparak randevuda uygulanacak işlemi belirleyebilirsiniz. Yanlışlıkla eklediğiniz bir işlemi silmek için sağ tarafta bulunan butonlardan Sil butonunu, işlemi değiştirmek için ise yine sağ tarafta bulunan İşlemi Değiştir butonunu kullanabilirsiniz. Kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz. Yukarıda bulunan Randevular alanından, seçmiş olduğunuz kuaförün mevcut randevularını görüntüleyebilirsiniz. Sayfa-4

5 Randevu Kontrol Ekranı Mevcut randevuları görüntüleyebileceğiniz alandır. Kuaför alanından seçim yaparak, sadece seçtiğiniz kuaförün randevularının gelmesini sağlayabilirsiniz. Sağ tarafta bulunan butonlardan Yeni Randevu Al butonu sayesinde yeni randevu kaydı oluşturabilir, İşleme Başla butonu sayesinde randevu saati gelen müşterinizin işlemini başlatabilirsiniz. İşlemi tamamlanan müşterinizin işlemini İşlemi Bitir butonuna basarak bitirebilir, iptal etmeniz gereken bir randevu ise Randevu İptal butonuna basarak iptal edebilirsiniz. Bu ekran üzerinden dilerseniz yeni üye kartı da tanımlayabilirsiniz. Bunun için sağ tarafta Üye Kaydı butonuna basmanız gerekmektedir. Sayfa-5

6 Üye İşlem İstatistiği Kayıtlı üyelerinizin yaptırdıkları işlemlere göre istatistik alabileceğiniz alandır. Filtreleme kriterlerinden üye bilgilerine göre veya işlem tarihine göre sorgulama yapabilirsiniz. Grafik sekmesine gelerek istatistiği grafiksel bazda alabilirsiniz. Yukarıda bulunan Yazdır butonu sayesinde, raporu yazdırabilirsiniz Randevu İşlem Kayıt Listesi Üye ve işlem bazlı rapor alabileceğiniz alandır. Hangi üyeniz, hangi tarihte, hangi işlemleri yaptırmış görüntüleyebilirsiniz. İşlem Bilgileri sekmesinden işlemle ilgili bilgileri girerek sorgulama yapabilir, Üye Bilgileri sekmesinden ise üye bilgilerine göre sorgulama yapabilirsiniz. Alt tarafta filtreleme kriterlerinize bağlı olarak genel toplam oluşmaktadır. Kartını açmak istediğiniz işlem için ise yukarıda bulunan Kartını Aç butonunu kullanabilirsiniz Bugun Yapılan Randevu / İşlem Kayıtları Bilgisayarınızın sistem tarihine göre günlük randevularınızı görüntüleyebileceğiniz alandır. İşlem Bilgileri sekmesinden işlemle ilgili bilgileri girerek sorgulama yapabilir, Üye Bilgileri sekmesinden ise üye bilgilerine göre sorgulama yapabilirsiniz. Alt tarafta filtreleme kriterlerinize bağlı olarak genel toplam oluşmaktadır. Kartını açmak istediğiniz işlem için ise yukarıda bulunan Kartını Aç butonunu kullanabilirsiniz. Sayfa-6

7 Kuaföre Göre İşlem Listesi Karşınıza gelen kuaför alanından seçmiş olduğunuz kuaföre göre yapılan işlemleri listeleyebileceğiniz alandır. İşlem / Randevu Kayıtları alanında kuaför adını görüntüleyebilir, Randevular alanında ise seçtiğiniz kuaföre göre randevu kayıtlarını görüntüleyebilirsiniz. Aynı ekran üzerinden İşlem Randevu Kartını Aç butonu sayesinde randevu kartını açabilir, Randevu İptal / Sil butonu sayesinde ise seçmiş olduğunuz randevuyu iptal edebilir veya silebilirsiniz Üye Bazlı İşlem Raporu Üye bazlı işlem raporunda seçmiş olduğunuz üyenizin hangi tarihte, hangi işlemi, hangi kuaföre yaptırdığını ve yapılan bu işlem için ne kadar ödeme yaptığını görüntüleyebilirsiniz. Filtreleme sekmesinden üye bilgilerine göre sorgulama yapabilirsiniz. Kartını açmak istediğiniz işlem için ise yukarıda bulunan Kartını Aç butonunu kullanabilirsiniz Kasa Genel Kasa Raporu Yapılan işlemler karşılığında üyelerinizden tahsil etmiş olduğunuz tutarları raporlayabileceğiniz alandır. Dilerseniz kuaför seçimi yaparak seçtiğiniz kuaförün tahsil etmesi gereken tutarı, dilerseniz direkt olarak filtreleme yaparak toplamda tahsil edilmesi gereken tutarı görüntüleyebilirsiniz. Üye Bilgileri sekmesine gelerek, işlem gören üyeleriniz arasından seçim yaparak ta rapor alabilirsiniz Günlük Kasa Raporu Yapılan işlemler karşılığında üyelerinizden tahsil etmiş olduğunuz tutarları günlük olarak raporlayabileceğiniz alandır. İşlem Tarihi sekmesinden belirlediğiniz tarih aralığında rapor alabilirsiniz. Dilerseniz kuaför seçimi yaparak seçtiğiniz kuaförün tahsil etmesi gereken tutarı, dilerseniz direkt olarak filtreleme yaparak toplamda tahsil edilmesi gereken tutarı görüntüleyebilirsiniz. Üye Bilgileri sekmesine gelerek, işlem gören üyeleriniz arasından seçim yaparak ta rapor alabilirsiniz. Sayfa-7

8 2-4- Ajanda Ajanda Kayıt İşyerine gelen ziyaretçilerin veya telefonla arayan müşterilerin departman bazında kayıtlarını yapabileceğiniz bölümdür. İlgili personel içinde kayıt yapabileceğiniz bu bölümde arayan veya ziyarete gelen müşterilerin notlarını kayıt ederek aranan veya ziyaret edilmek istenen personele kayıt yapılması sağlanabilmektedir. Sağ alanda bulunan psikolojik değerlendirme alanı sayesinde, arayan veya ziyaret gelen kişilerin değerlendirmesi yapılarak durumu hakkında bilgi verilebilmektedir Ajanda Arama Ajanda kayıt bölümünden yapılan bilgilerin bu alandan filtreleyerek liste halinde alınmasını sağlayabilirsiniz. Filitreleme bölümünde departman ve personel ismine göre filitreleme yaparak ayrıntılı listeler alabilirsiniz. Sayfa-8

9 2-5- Yetkili Kuaför Çalışan Kayıt İşletmenizde çalışan kuaförlerinizi kaydettiğiniz alandır. Bu alandan aynı zamanda programı kullanacak olan kişilerin kaydını da yapabilirsiniz. Adını, soyadını ve diğer özel bilgilerini kaydedebilirsiniz. Eğer kuaförlerinize yaptıkları işlem karşılığında prim veriyorsanız, prim oranını girebilirsiniz. Kullanıcı adı ve parola alanlarına program kullanıcılarının client olarak giriş yapmaları için kullanacakları kullanıcı adını ve parolalarını kaydedebilirsiniz. Kuaför kayıt alanında dikkat etmeniz gereken en önemli özellik kuaförün çalışma saatleridir. Çalışma saatlerini belirtmeniz için Çalışma Saatleri sekmesine gelerek gün ve saat aralığı girmeniz gerekmektedir. Gereken bilgileri girdikten sonra alt tarafta bulunan Kaydet butonuna basarak işlemi tamamlayabilirsiniz Kullanıcı Yetkileri Sayfa-9

10 Kayıtlı kullanıcılarınız için yetki verebileceğiniz alandır. Yukarıda bulunan Personel alanından yetki vereceğiniz personeli seçtikten sonra vermek istediğiniz yetkileri işaretleyerek Yetkileri Kaydet butonuna basmanız gerekmektedir Genel Ayarlar Program içerisinde kullanacağınız bir takım standart ayarları yaptığınız alandır. Firma Bilgileri sekmesinden firmanıza ait bilgileri kaydedebilirsiniz. Program Ayarları alanından randevular için zaman kontrolünü, üyelerinizin resimlerinin ve isimlerinin webde görünüp görünmeyeceği gibi bilgileri kaydedebilirsiniz. Kullanılacak olan para birimini Parasal Ayarlar alanından, programın ne sıklıkla yedek alacağı gibi bilgileri ise Yedekleme alanından kaydedebilirsiniz Kullanıcı Listesi Kayıtlı kullanıcılarınızı listeleyebileceğiniz alandır. Kullanıcı adı, soyadı, telefon numarası gibi bilgilere göre sorgulama yapabilmektesiniz Personel Prim Raporu Kuaförlerinizin yaptıkları işlemlere göre toplam hak ettikleri primi sorgulayabileceğiniz alandır. Aralıklar sekmesinden işlem tarihine göre sorgulama yapabilirsiniz. Yukarıda bulunan Kartını Aç butonu sayesinde üzerinde bulunduğunuz kullanıcının kartını açabilirsiniz Yedekleme Programın yedek dosyalarını alabileceğiniz alandır. Program genel ayarlarda belirttiğiniz yedek ayarlarına bağlı olarak yedekleme işlemi yapmaktadır. Manuel olarak bir yedek almak istiyorsanız, bu alanı kullanabilirsiniz Geri Yükleme Herhangi bir sorun nedeniyle oluşan veri kayıplarında, programın daha önceden aldığı yedek dosyalarından geri yükleme işlemi yapmak için bu alanı kullanabilirsiniz. Otomatik Geri Yükleme alanında programın son aldığı yedekler listelenmektedir. Daha eski bir yedeği geri yüklemek için, Manuel Geri Yükleme alanını kullanmanız gerekmektedir. Geri yükleme yapmak istediğiniz yedeği seçtikten sonra, alt tarafta bulunan Geri Yükle butonuna basarak geri yükleme işlemini başlatabilirsiniz. Sayfa-10