Kurumsal İçerik ve Bilgi Yönetimi Kapsamında Web 2.0 Teknolojileri: Enterprise 2.0

Transkript

1 Kurumsal İçerik ve Bilgi Yönetimi Kapsamında Web 2.0 Teknolojileri: Enterprise 2.0 Tolga ÇAKMAK Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü On Dokuz Mayıs Üniversitesi Samsun, 2010

2 İçerik Kurumsal Uygulamalar ve Kurumsal İçerik Yönetimi Kurumsal İçeriğin Yönetiminde Web Teknolojileri: Enterprise 2.0 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları ve Genel Özellikleri Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanımını Etkileyen Unsurlar Kurumlarda Yapılandırılma Aşamaları Değerlendirme ve Sonuç 2

3 Kurumsal Uygulamalar ve Kurumsal İçerik Yönetimi Kurumlar oluşumlarından bu yana varlıklarını sürdürebilmek, rekabette üstünlük sağlayabilmek, hedef kitlelerine ulaşabilmek adına çalışmalar yapmakta ve bu çalışmalar kapsamında da sürekli olarak bilgi üretmektedirler. Ürettikleri bu bilgilerin yönetimi ile de başarıyı yakalayabilmektedirler. Bu süreçte Kurumsal arşivler ve belge yönetimine yönelik uygulamalarla birlikte kurumsal içerik yönetimi uygulamaları da ön plana çıkmaktadır. 3

4 Kurumsal Uygulamalar ve Kurumsal İçerik Yönetimi kurumsal işlemlerle bağlantılı olan içerik ve dokümanların dağıtılması, korunması, depolanması ve oluşturulması için kullanılan strateji, yöntem ve araçlar bütünü (AIIM, 2008) Doküman Yönetimi Belge Yönetimi Dijital Varlıkların Yönetimi E posta Arşivleme ve E posta Yönetimi Web İçerik Yönetimi İş Süreçleri Yönetimi İş Akışı Süreçleri 4

5 Kurumsal İçeriğin Yönetiminde Web Teknolojileri: Enterprise 2.0 Enterprise 2.0; bütün kuruma yayılmış, izlenebilme ve bütünleştirilebilme özelliklerine sahip olan hızlı ve etkin işbirliği, bilgi paylaşımı sağlayan web tabanlı teknolojilere yönelik bir sistem. (AIIM, 2009; Enterprise Social Software, 2009; Miles, 2009, s.23; Nielsen, 2009). yalnızca mesleki ağ uygulamalarını içermeyen ve intranetlerde bloglar, wikiler gibi web 2.0 uygulamalarının yapılandırılmasını da kapsayan bir paradigma (Schaffers, Kristensen, Slagter ve Löh, 2007, s.155) 5

6 Kurumsal İçeriğin Yönetiminde Web Teknolojileri: Enterprise 2.0 Enterprise 2.0; İşle ilgili iletişim süreçlerinde yeni bir değişim süreci. Web üzerinde sosyal medya yeniliklerine dayalı bir kavram olarak ya da ortak çalışma araçlarını, forumları, portalları, blogları ve mesajlaşma işlemlerini bir araya getiren bir iş platformu. Bloglar, wikiler, forumlar, mesajlaşma, tagging, RSS beslemeleri, sosyal ağlar, kişiselleştirme işlemleri gibi teknolojilerin iş amaçlı kullanılması (Miles, 2009). Yeni Nesil Kurumsal İçerik Yönetimi uygulamaları (AIIM, 2008). 6

7 Kurumsal İçeriğin Yönetiminde Web Teknolojileri: Enterprise 2.0 Enterprise 2.0; Kurumların elektronik ortamda bilgi üretimini, paylaşımını ve düzenlenmesini Kurum içinde üretilen yapılandırılmamış bilgilerin kayıtaltına alınmasını Farklı bölümler ve birimler arasındaki bilginin etkin dolaşımını Kurum içinde Web 2.0 teknolojilerinin kullanılmasıyla birlikte kurumsal verimliliğin artırılmasını Kurum içi iletişimin etkinliğinin sağlanması (Keldsen, 2008; McAfee, 2006, s.23; Platt, 2007). 7

8 Kurumsal İçeriğin Yönetiminde Web Teknolojileri: Enterprise 2.0 Kurumsal işleyişin çok yönlü bir boyuta taşınması ve kurumun çeşitli yönlerinin geliştirilmesi Hedef kitlenin kurum hakkındaki görüşlerini alma ve kurumun hizmet veya ürünlerinin hedef kitleye sunulması Çalışanların ortakçalışmalar yürütmelerinde, ortak düşünmelerinde ve içerik üretmeleri (Newman ve Thomas, 2009; Pepper, 2009; Schaffers ve diğerleri, 2007, s.155). 8

9 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları Genel olarak Enterprise 2.0 araçları incelendiğinde araçların kurumsal işleyişte ve iletişimde önemli işlevleri taşıdığı ve kurumsal içeriğin yönetiminde etkili oldukları görülmektedir. Bu doğrultuda literatürde yürütülen çeşitli çalışmalarda Enterprise 2.0 uygulamalarının kullanım alanları açıklanmaya çalışılmıştır (Anderson, 2007; Blunt ve Hine, 2010; Dawson, 2009; Gibson, 2009; Jandos, 2009; Miles, 2009; NSW Department of Commerce, 2009; ULCC, 2008). 9

10 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları Bloglar; Proje yönetiminde, Ekip çalışmalarında iş birliği yapılmasında, Kurum içi iletişim gibi kurumsal işlemlerin gerçekleştirilmesinde, Günlük formatında raporlama işlemlerinin gerçekleştirilmesinde Kurum yapısına bağlı olarak paydaşlar ve müşterilerle informal iletişimin kurulmasında, Kurum hizmetleri ve ürünleri ile ilgili geri bildirim sağlanmasında, Alınan geri bildirimlerin koordinasyonu ve merkezi bir yapıdan yönetilmesinde kullanılmaktadır. 10

11 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları Wikiler; Proje yönetiminde, Yazılım projelerine ilişkin dokümanların oluşturulmasında Doküman yönetiminde, Ortak doküman oluşturma işlemlerinde, Oluşturulan dokümanların değerlendirilmesinde, Uzaktan eğitim uygulamalarında, Çalışanlar için teknik desteğin sağlanması işlemlerinde Pazarlama ve müşteri ilişkileri yönetiminde kullanılmaktadır 11

12 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları Sosyal Ağlar; Çalışanların profillerinin oluşturulmasında ve uzmanlık alanlarının belirlenmesinde, Çalışanlar arasında sosyal etkileşimin oluşturulmasında, Müşteri ilişkileri ve Internet üzerinden pazarlama işlemlerinde, Belirli bir konuda ekip çalışmasına yönelik dosya paylaşımı ve ekip arasındaki etkileşimin sağlanmasına yönelik konularda kullanılmaktadır. 12

13 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları Podcast; Kurumlarda eğitim materyallerine yönelik içeriğin oluşturulmasında, Çalışanlarca dinlenebilecek dosyaların oluşturulmasıyla kurum içi iletişimin gerçekleştirilmesinde kullanılmaktadır. Video/Görüntü Paylaşım Uygulamaları; Üst yöneticilerle çalışanlar arasındaki iç iletişimin sağlanmasında, Çalışanlara eğitim uygulamalarının verilmesinde, Ürünler ve hizmetlerle ilgili tanıtım/kullanım bilgilerinin oluşturulmasında, Sosyal etkinliklerle ilgili paylaşımlarda kullanılmaktadır. 13

14 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları RSS; Bilginin e postalar dışında kurum içinde akışının sağlanmasında, Ekip çalışmalarında yapılan işlemlere yönelik güncellemelerin sağlanarak çalışanların bilgilendirilmesinde, Hedef kitlenin içeriğe erişimini sağlamada gerekli yardımın yapılmasında, Dış bilgi kaynaklarının takip edilmesinde kullanılmaktadır. 14

15 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları Etiketleme Uygulamaları (Tagging); Kurum içi bilgi erişimde arama olanaklarının geliştirilmesinde ve bilgi erişimin hızlandırılmasında, Kurumsal içeriğin düzenlenmesinde ve kategorilere ayrılmasında, Kurum içi gruplar arasında bilgi paylaşımının etkinliğinin sağlanmasında kullanılmaktadır. Sosyal İşaretleme Uygulamaları; Çalışanlara, çalışma yaptıkları alanla ilgili kaynakların neler olduğunun gösterilmesinde, Aynı çalışmaların tekrarlanmasının önüne geçilmesinde, Belirli bir konudaki materyallerin bir araya getirilmesinde kullanılmaktadır 15

16 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları Mashup Uygulamaları; Son kullanıcı gereksinimlerinin karşılanmasında, Hizmet odaklı yaklaşım (Service Oriented Approach SOA) uygulamalarının kullanılmasında, Kurum politikaları doğrultusunda kurum içi bilginin etkin kullanımının sağlanmasında yararlanılmaktadır. Sanal Dünya Uygulamaları; Video konferans uygulamalarına alternatif olarak eğitimlerin gerçekleştirilmesinde, Fiziksel olarak bir arada bulunulamayacak durumlarda toplantıların gerçekleştirilmesinde, Müşteri ilişkileri ve pazarlama işlemlerinde, Bazı proje yönetimi uygulamalarında kullanılmaktadır. 16

17 Kurumlarda Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanım Alanları Mikrobloglar; Kurum içi gelişmelerin izlenmesinde, Çalışanların profilinin belirlenmesinde Kurum faaliyetlerinin tanıtılmasında Kurum içi çalışanların iletişiminde kullanılmaktadır. Anlık Mesajlaşma Uygulamaları; Kurum içi ortak çalışmalara yönelik informal iletişimin sağlanmasında, Çalışanlar arasındaki informal iletişimin merkezi bir yapıdan sağlanmasında kullanılmaktadır. 17

18 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Genel Özellikleri S L A T E S (McAfee, 2006, ss.23 24) 18

19 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Genel Özellikleri F L A T N E S S E S (Hinchcliffe, 2007; AIIM, 2008). 19

20 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kullanımını Etkileyen Unsurlar Kullanılan teknolojik sistemler, Kurumun boyutu, Çalışanların kurumsal işleyişteki dağılımı, Kurumun çalışma alanı, Paydaşlar, Kurumda yürütülen düzenlemeler, Kurumdaki bilgi yoğunluğu, Kurum kültürü Çalışanların yaş dağılımı (Dawson, 2009, s.33). 20

21 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kurumlarda Adaptasyonu Değişim, Değişikliğe Uyum ve Değişikliğe Karşı Direnç Kurumun teknik altyapısında kullanılan yazılım platformlarının belirlenmesi Personel Eğitimleri Kullanılacak uygulamaların taşıdıkları işlevlerin kurumsal amaçlar doğrultusunda açıkça belirlenmesi Kurumsal politikalar, düzenlemeler ve uygulamalar Kurumsal Bilgi Güvenliği Uygulamaları (ISO uyum süreci ). 21

22 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kurumlarda Adaptasyonu Enterprise 2.0 uygulamalarının adaptasyonunda öncelikli olarak bu uygulamaların yapılandırılma süreci dikkate alınmalıdır. Bu süreç; Yapılandırma Uygulamaların Kullanımı Değerlendirme Adaptasyon sürecinin başlatılması (Carpenter, 2008). 22

23 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kurumlarda Adaptasyonu Kurumsal Faktörlerin Belirlenmesi Yönetimsel Süreçlerin Belirlenmesi Uygulamaların Adaptosyonu ve Değeri Destek Süreci 23

24 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kurumlarda Adaptasyonu 24

25 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kurumlarda Adaptasyonu 25

26 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kurumlarda Adaptasyonu 26

27 Enterprise 2.0 Uygulamalarının Kurumlarda Adaptasyonu 27

28 Değerlendirme & Sonuç Enterprise 2.0 uygulamaları kurumsal içeriğin paylaşılmasını, içerik unsurlarının kurumun farklı noktalarına ulaşmasını kolaylaştırmaktadır. Ortaklaşa çalışma ve iş birliği halinde çalışmaları daha etkin boyutlara taşımaktadır. Ayrıca kurumda yapılandırılmamış içeriğin kayıt altına alınmasını gerektiğinde söz konusu içeriğin yeniden kullanılabilmesini, iş süreçlerinin hızlanmasını sağlamaktadır. 28

29 Değerlendirme & Sonuç Sağladıkları birçok avantaja karşın bu uygulamaların yapılandırılmasında kurum kültürü, çalışanlar, paydaşlar, maliyet gibi birçok unsur dikkate alınmalı, Enterprise 2.0 uygulamaları Kurumun bilgi güvenliği uygulamaları içerisindeki yeri netleştirilmeli (ISO 27001, ISO 27005, kurumsal uygulamalar ) Yapılandırma süreçlerinin etkin yönetimi ile bu uygulamaların kullanım amaçları ve uygulamalardaki içeriğin üretimi, korunması, saklanması ve gerektiğinde yeniden kullanılması gibi yönetim konularında kurumsal politikaların oluşturulması önemlidir. 29

30 Kurumsal İçerik ve Bilgi Yönetimi Kapsamında Web 2.0 Teknolojileri: Enterprise 2.0 Tolga ÇAKMAK Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü On Dokuz Mayıs Üniversitesi Samsun, 2010