T.C. GÜNEY MARMARA KALKINMA AJANSI PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİ UYGULAMA USUL VE ESASLARI

Transkript

1 PERFORMANS DEĞERLENDİRME SİSTEMİ UYGULAMA Sıra No :GMKA/Yönerge/19 Revizyon No : 2 Tarih : 30/01/2012 USUL VE ESASLARI 1. Amaç Bu uygulama usul ve esaslarının amacı, Güney Marmara Kalkınma Ajansı nda (GMKA) çalışan personel için uygulanacak performans değerlendirme sistemi ile ilgili usul ve esasları belirlemektir. 2. Kapsam Bu uygulama usul ve esasları esasları GMKA da çalısan genel sekreter haricindeki tüm personel (birim başkanları, destek ekibi çalışanları ve tüm birimlerde çalışan uzmanlar) için uygulanır. 3. Dayanak Bu düzenleme, 5449 sayılı Kalkınma Ajanslarının Kurulusu, Koordinasyonu ve Görevleri Hakkındaki Kanun; Kalkınma Ajansları Personel Yönetmeliği ve Kalkınma Ajansları Destek Yönetim Kılavuzu na dayanılarak hazırlanmıstır. 4. Performans Değerlendirme Sistemi nin Tanımı Performans değerlendirme sistemi, çalışanların ve iş performanslarının, GMKA hedefleri doğrultusunda sürekli geliştirilmesini sağlayan bir yönetim sürecidir. 1

2 Performans değerlendirme yoluyla, bir yönetici, önceden saptanmış standartlarla karşılaştırma ve ölçme yoluyla, çalışanın işteki performansını değerlendirmektedir. Performans değerlendirme, ajansta görevi ne olursa olsun bireylerin çalışmalarının, etkinliklerinin, eksikliklerinin, yeterliliklerinin, fazlalıklarının, yetersizliklerinin bir bütün olarak tüm yönleri ile gözden geçirilmesidir. Performans değerlendirme, geçmiste gösterilen performansın seviyesini belirlemenin yanında, çalışanların gelecege yönelik potansiyel performanslarını da belirlemek ve yükseltmektir. 5. Performans Değerlendirme Sistemi nin Amaçları Performans değerlendirme sisteminin amaçları aşağıdaki gibidir: Performans değerlendirme sürecine ilişkin ajans genelinde ortak bir anlayış geliştirmek Yönetici ve çalışanlar arasında yapıcı ve açık bir iletişim ortamı sağlamak Çalışanları doğru ve objektif kriterler üzerinden değerlendirmek Bireylerin performansını yükselterek ajans hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamak Ajans genelinde sürekli gelişim kültürünü yerleştirmek Çalışanları sonuç üretme konusunda motive etmek Ajansa sağlanan katkıyı ödüllendirme sistemleri ile ilişkilendirmek 6. Performans Değerlendirme Sistemi nin Temel Unsurları Performans değerlendirme sisteminin temel unsurları hedefler ve yetkinliklerdir. 6.1.Hedefler Hedef kısaca ajansın gitmek istediği yönün ifadesidir. 2

3 6.1.1 Hedef Türleri Hedef türleri aşağıdaki gibidir: T.C Sonuç Odaklılık Sonuç Odaklılık Ana Kriterinin işaret ettiği sonuç; - Kurumun İş Sonuçlarına Katkıda Bulunmak - İş hedeflerini net bir şekilde algılar ve hedeflerine ulaşmak için odaklanır - Kendisine verilen görevi zamanında ve eksiksiz şekilde yerine getirir. - İşiyle ilgili etki edebileceği ihtiyaçları belirler, bu ihtiyaçları yerine getirmek üzere harekete geçer. - İşi ile ilgili beklentileri doğru şekilde ve en kısa sürede karşılar veya karşılanmasını sağlar. - İşini takip eder ve sonuçlarını kontrol eder Problem Çözme ve Karar Verme Problem Çözme Ana Kriterinin işaret ettiği sonuç; - Öngörülüdür, inisiyatif kullanır, doğru aksiyonu belirler ve harekete geçer - İş ile ilgili karşısına çıkabilecek problemleri öngörürü ve bunlara karşı gerekli önlemleri alır. - İşini yaparken karşılaştığı engelleri, yetkisi dahilinde pratik ve etkili çözümler kullanarak aşar. 3

4 - Problemlerin çözümünde sorumluluk üstlenir ve yetkisi dahilinde inisiyatif kullanır. - Zamanında ve etkili kararlar alır veya bu kararların alınmasına katkıda bulunur. - Verdiği kararlardan doğabilecek sonuçları tahmin eder, önlem alır Sürekli Gelişim Sürekli Gelişim Ana Kriterinin işaret ettiği sonuç; - Mükemmeli arar yüksek kalitede iş çıkarır, iş sonuçlarını iyileştirmek ve kendini geliştirmek için çaba gösterir. - İş yapma ve sorumluluk üstlenme konusunda isteklidir. - İşini gerektirdiği konularda (birimin gerektirdiği işler ve genel mevzuat, kalkınma ajansları ve ajanslar dışında sağlanan teşvikler vb.) araştırma yapar ve kendini geliştirir. - Yaptığı işleri daha iyi yapmaya çalışır, sonuçlarını geliştirmek için kendisini motive eder. - Geribildirim için isteklidir ve geribildirimlere bağlı olarak kendisini geliştirmeye çalışır. - Bilgi ve tecrübe açığının olduğu konularda eksiklerini kapatmak için sürekli çaba gösterir dir Esneklik Esneklik Ana Kriterinin işaret ettiği sonuç; - Bağlıdır, kararlıdır ve farklı durumlarda kendisini adapte eder, esnektir. - Değişikliklere kolay adapte olur. - Beklenmedik durumlar karşısında soğukkanlılığını korur 4

5 - Stresli ve belirsiz ortamlardan en az düzeyde etkilenir, bu tür koşullara uyum sağlayarak sorumluluklarını beklenen kalitede yerine getirir. - Aynı anda birkaç zor ve/veya farklı durumla karşılaştığında esneklik gösterir, bu durumları önceliklerndirerek sonuçlandırır. (Acil yapılması gereken işler, olağandışı yoğun zamanlar gibi) - İstenen sonuçlara bağlı olarak yaptığı işte değişiklikler yapar, gerektiğinde işini yeniden organize eder dir İletişim İletişim Ana Kriterinin işaret ettiği sonuç; - Tüm seviyedeki çalışanlarla iletişimi güçlüdür. - Yazılı ve sözlü olarak anlatmak istediklerini açık ve net bir şekilde, doğru üslupla ve uygun terimlerle ifade eder; gereksiz detaylardan kaçar. - Karşısındaki etkin bir biçimde dinler; karar ve istekleri sorgular ve anlamak için doğru sorular sorar. - İnsanları etkiler; kendi fikrini etkili bir şekilde aktarır, savunur ve diğer insanların fikrine katılmasını sağlar. - Hazırladığı yazılı doküman ve belgeleri yazım standartları ve kullanılan insanın dilbilgisi ve yazım kuralları doğrultusunda oluşturur. - İletişimde bulunduğu kişi ile empati kurar Ekip Çalışması Esneklik Ana Kriterinin işaret ettiği sonuç; - Ekip / iş arkadaşları ile işbirliğinde bulunur, ilişkilerinde güvenilirdir. 5

6 - Birim arkadaşlarıyla ve diğer birimlerdeki arkadaşlarıyla işbirliği ve güvene dayalı ilişkiler kurar. - Aldığı sorumlulukları zamanında ve beklenen kalitede yerine getirerek takımın hedeflerine ulaşmasında katkıda bulunur. - Ekip arkadaşlarınınyaptıklarından haberdardır ve gerektiğinde iş yükünü paylaşarak onlara yardımcı olur. - Ekip arkadaşları arasında isteklilik oluşuturur ve ekip içinde olumlu iş ortamının oluşturulmasına katkıda bulunur. - Birim hedeflerine ulaşırken diğerlerinin görüşlerini dikkate alır, bilgi ve deneyimlerini çalışma arkadaşları ile paylaşır Planlama ve Organizasyon Esneklik Ana Kriterinin işaret ettiği sonuç; - Kaynakları doğru kullanır, istenen iş sonuçlarını anlar ve işin kendi kendine yönetir. - İşlerini önemine ve kullanacağı kaynakların durumuna göre önceliklendirerek planlı bir biçimde çalışır. - Gereksiz işleri ve katma değer yaratmayan faaliyetleri belirler ve ortadan kaldırır. - Üstlendiği bütün görevlerde istenen sonuçlara ulaşmak için kaynakları verimli kullanır ve maliyetleri azaltır. - Harekete geçmeden önce işin farklı aşamalarını uygun bir şekilde planlar, zamanında ve istenen çıktılarla tamamlanması için planları takip eder. 6

7 - Aynı anda değişik görevleri yürütür, iş yüküne bağlı olarak çalışma temposunu adapte eder Kurum Kültürü ve Kurallar Esneklik Ana Kriterinin işaret ettiği sonuç; - İşyeri kurallarına uyma ve davranışları ile kurumu temsil eder. - Kurum içinde ve dışında davranış, bilgi ve görgüsü ile kurumu en iyi şekilde temsil eder. - Çalışma arkadaşları ile ve diğer birim çalışanları ile saygılı, düzeyli ve yapıcı ilişkiler kurmak. - Kuruma gelen kişi ve kuruluşlara karşı olumlu ve düzeyli bir yaklaşım sergiler - Belirlenmiş yazılı kurallara ve mesai saatlerine uygun hareket eder - Kılık kıyafet ve genel görünümüne özen gösterir. 7. Performans Değerlendirme Yöneticilerinin Belirlenmesi Değerlendirilenin 1. Performans 2. Performans Ünvanı Değerlendirme Yöneticisi Değerlendirme Yöneticisi Birim Başkanı Genel Sekreter Yok İç Denetçi Genel Sekreter Yok Uzman Personel Birim Başkanı Genel Sekreter Destek Personeli Birim Başkanı Genel Sekreter 7

8 8.1 1.Performans Değerlendirme Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları Hedef performansını gözlemleme Çalışana ilişkin geribildirimleri toplama Çalışanla performans görüşmelerini yapma Çalışanı yönlendirme Çalışanın gelişimini takip etmek Değerlendirme Değerlendirmeleri onaylama (2. performans yöneticisinin olmadığı durumlar için geçerlidir) Performans Değerlendirme Yöneticisinin Görev ve Sorumlulukları Sürecin etkin işlemesini denetleme Uyuşmazlıkları çözme (2. performans yöneticisinin olmadığı durumlarda İK devreye girebilir) Değerlendirmeleri onaylama 2. performans değerlendirme yöneticisi değerlendirmeye katılmaz. 1. performans değerlendirme yöneticisinin genel sekreter olduğu durumlarda yukarıdaki maddelerde bahsedilen görev ve sorumluluklar geçerli değildir. 9. Ara Dönem performans değerlendirmesi Çalışan Performans Kartları altı aylık süreçlerde, Haziran ve Aralık aylarında olmak üzere senede 2 defa doldurulur ve Genel Değerlendirme (Ek 1) Formuna İşlenir. Sonrasında 1. performans yöneticisi çalışan ile bir araya gelir. 1. performans yöneticisi bu görüşme sırasında sırasıyla yılın her çeyreğindeki faaliyetler sonucunda çalışanla ilgili gözlemlerini sırasıyla olumlu yönler, olumsuz yönler ve geliştirilmesi gereken alanlar olarak sıralar ve bunlarla ilgili çözüm önerileri 8

9 getirilir ve kararlaştırılır. Bu görüşme sonucunda hedefler gözden geçirilir ve gerekirse revize edilir ve 1. performans yöneticisi, 2. performans yöneticisi ve çalışan tarafından izleyen ayın 15 ine kadar imzalanır. Nihai performans değerlendirmesi Her bir seneye ait Ara Değerlendirme Formları izleyen senenin Ocak Ayının son gününe kadar 1. performans yöneticisi tarafından toplulaştıralarak Nihai Değerlendirme Formu na (Ek 3) işlenir.1. performans yöneticisi, 2. performans yöneticisi ve çalışan tarafından İzleyen senenin Şubat ayının 15 ine kadar imzalanır. Söz konusu performans kartları insan kaynaklarına iletilir. İnsan Kaynaklarından sorumlu personel, performans kartlarının usulüne uygun bir şekilde tamamlanıp tamamlanmadığını kontrol eder ve varsa eksikliklerin giderilmesini sağlar. 10. Performans Değerlendirme Süreci Temel İşleyiş Prensipleri Süreç 1 seneyi kapsamaktadır. Yıl içinde gerekli görülürse ara görüşmeler yapılabilir. Yönetici değişimlerinde de önceki yönetici ile doldurulan performans kartları geçerli olup sene sonu değerlendirmeleri yeni yönetici ile yapılacaktır. Yeni yönetici gerekli gördüğü durumlarda bir üst yöneticinin desteğini alacaktır. Uzlaşma sağlanamadığı durumlarda ikinci yöneticiye başvurulur. İnsan Kaynaklarından da uzlaşma için destek istenebilir. Performans kartları değerlendiren, değerlendirilen ve İnsan Kaynakları arasında gizlidir. Değerlendiriciler çalışanın fonksiyonel olarak bağlı olduğu yöneticilerdir. 9

10 11. Performans Değerlendirme Süreci Takvimi İlk Altı Aylık Performans Değerlendirmesi 30 Haziran İkinci Altı Aylık Performans Değerlendirmesi 31 Aralık Çalışanın yıl sonu dönem performansını değerlendirmesi - 31 Ocak 1. performans yöneticisi ile çalışan arasında yıl sonu dönem performans değerlendirme görüşmesinin yapılması-15 Şubat 1. ve 2. performans yöneticilerinin ve çalışanın yıl sonu dönem performans kartını imzalaması-15 Şubat 12. Son Hükümler 12.1 Bu yönerge Yönetim Kurulu Kararı ile yürürlüğe girer 12.2 Bu yönerge hükümlerini Genel Sekreter yürütür. 10