ARAÇ TAHSİS VE KULLANIM PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Sayfa No : 1/6 ARAÇ TAHSİS VE KULLANIM DEĞİŞİKLİK KAYDI REV TARIH SAYFA DEĞİŞİKLİK TANIMI 00 -

2 Sayfa No : 2/6 1- AMAÇ Bu prosedürün amacı, Emek Boru (prosedürde Şirket olarak anılacaktır) bünyesinde çalışan personele kadrosu ve sorumlulukları doğrultusunda, ne şekilde şirket aracı veya yakıt tahsis edileceğinin belirlenerek şirket bünyesinde aynı standartta uygulanmasını sağlamaktır. 2- KAPSAM Bu prosedür Şirket bünyesinde çalışan personeli kapsar. 3- SORUMLULUK Prosedürün düzenlenmesinden ve takibinden İnsan Kaynakları Sorumlusu, uygulanmasından İdari Amirliği sorumludur. 4- TANIMLAR ve KISALTMALAR - 5- PROSEDÜR 5.1. Araç Tahsisi İdare Amirliği tarafından her araca ait bir takip dosyası oluşturulur ve araçlara ait takip formları Araç Takip Formu (FR-385) bu dosyalarda muhafaza edilir. Şirket dışına çıkan araçların formlara işlenmesi görevini Danışma Memuru ve Güvenlik Görevlileri yürütür. Şirkete ait her gruptan aracı kullanabilecek kişilerden ekteki örneğe uygun olarak taahhütname alınır. Firma bünyesinde kullanılan araçlar 4 gruba ayrılmıştır: I- Üst Yönetim Araçları 1.Grup araçlar, sadece üst yönetime tahsis edilmiştir. Bu araçlar ancak tahsis edilen kullanıcının onayayıyla bir başka çalışan tarafından kullanılabilir. Personelin

3 Sayfa No : 3/6 yıllık izine ayrılması halinde, araç tahsis edilmiş olan personel tarafından kullanılmaya devam edilir. II- Görev Tahsisli Araçlar 2. Grup araçlar Yönetim Kurulu kararınca tahsis edilmiş araçlardır. Bu araçlar mesai saatleri içerisinde havuz aracı niteliğindedir. Tahsis edilen kişinin ön onayı olmaksızın, İdare Amirinin insiyatifiyle şirket ihtiyaçları doğrultusunda kullanılabilir. Şirket sadece iş saatleri içerisinde işle ilgili konularda kullanılmak üzere personele araç tahsis eder. Araç, tahsis edilen personelin yıllık izine çıkması durumunda, personelin kullanımında kalmaya devam eder. Bu durumda personel senelik izinde aracı kullanmaya devam edeceğini Araç Görev ve Özel Kullanım Bildirim Formu (FR-387) ile İdare Amirine bildirir. İşe tahsis araçların hangi pozisyonlara verileceği İnsan Kaynakları Sorumlusu nun önerisi ve Genel Müdür ün ve Yönetim Kurulu nun onayıyla belirlenir. Tahsis edilen aracın marka ve modeli Yönetim Kurulu tarafından belirlenir ve onaylanır. III- Havuz Araçları Kendisine araç tahsis edilmeyen personelin şirket ile ilgili işlerini yürütebilmesi için belirli miktarda araç şirket bünyesinde bulundurulur. Havuz araçları, ihtiyaç olması durumunda beyaz ve mavi yaka personel tarafından iş ile ilgili konularda kullanılabilir. Havuz Araçlarının idaresinden ve takibinden İdare Amirliği sorumludur. Personel havuz aracından yararlanmak istediğinde İdare Amiri ile görüşerek anahtarı teslim alır ve Danışma Memuru veya Güvenlik Görevlilerine aracın kullanım amacı ve güzergahı ile ilgili bilgi verir. Verilen bilgi doğrultusunda görevli personel Araç Takip Formunu (FR-385) doldurur. 48 saati aşan kullanımlar söz konusu olduğunda Araç Görev ve Özel Kullanım Bildirim Formu (FR-385) düzenlenir. Havuz araçları şirket personelince özel işlerde kullanılamaz.

4 Sayfa No : 4/6 IV- Hizmet Araçları Şirkete ait olan ve trafiğe çıkma izni bulunan kamyon, kamyonet, vinç, minibüs gibi araçlardan oluşur. Bu araçların kimler tarafından kullanılabileceği İdare Amirliği tarafından her yıl Hizmet Araçlarını Kullanmaya Yetkili Personel Listesi (FR-401) hazırlanır. İhtiyaç halinde liste revize edilir. Hazırlanan liste Genel Müdür tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. Bu listede ismi bulunmayan kişilerin bu araçları kullanması halinde Disiplin Yönetmeliği hükümleri uygulanır. tegori T Özel Hükümler Tüm kategorilerdeki araçlar için geçerlidir. Şirket araçlarının mesai saatleri dışında ve haftasonlarında sadece kendisine tahsis edilen kişi tarafından kullanılması zorunludur. Çalışanın şirket aracını kendisi dışında birine kullandırmasının tespiti halinde, durum işverenin güvenini kötüye kullanmak olarak değerlendirilir ve Disiplin Yönetmeliği hükümleri uygulanır. Böyle bir durumda, meydana gelebilecek kaza veya zararın tazmininden çalışanın kendisi sorumludur. Kendisine araç tahsis edilmeyen çalışanın şahsi işleri için şirket aracını kullanması halinde meydana gelebilecek kazaların tazmininden de çalışan şahsen sorumludur. Çalışanın şirket aracı ile kaza yaparak, araç dışındaki veya içindeki başka bir kişiye zarar vermesi halinde, kaza mahalinden ayrılmayarak, Trafik Kazası Eylem Planı (FR-400) frna uygun olarak davranmaması durumunda, kasko tarafından karşılanmayan tüm ödemeler, kazayı yapan çalışanın kendisinden tahsil edilir. Bu kural şirket bünyesinde kiralık olarak kullanılan araçlar için de geçerlidir. Şirket araçlarında oluşan ve sigorta poliçesi kapsamına girmeyen tüm zarar ve hasarlardan, kullanıcı şahsen sorumludur.

5 Sayfa No : 5/6 Kiralık olarak şirket bünyesinde bulunan araçlar da dahil olmak üzere; - T.C. kanunlarınca taşınması suç unsuru içeren eşyaları (uyuşturucu, silah vb.) taşımak veya araçla bir suça karışmak (terör vb.), - Aracı yapısına uygun olmayan yerlerde (kum, bataklık vb.) kullanmak, - Aracı alkollü olarak veya uyuşturucu etkisi bulunan ilaçları alarak kullanmak, - Aracın arıza yapması halinde arızayı gidermeye çalışmak veya arıza olduğunu tespit ettiği halde (hararet yapmış, yağ karteri delinmiş veya lastiği patlamış araçla vb.) yola devam etmek, - Trafik yasalarına aykırı şekilde aşırı yük taşımak ve belirlenen yolcu sayısının üzerinde yolcu taşımak yasaktır. Bu husulardan doğabilecek her türlü sorumluluk aracı kullanana ait olacaktır Emeklilik / Ayrılış Herhangi bir sebeple şirket ile ilişkinin kesilmesi veya kuralların değişmesi ile şirket aracı kullanım hakkının kaldırılması halinde, kullanıcılar araçları İdare Amirliği ne Zimmet Tutanağı nı (FR-386) imzalamak suretiyle teslim etmekle yükümlüdürler. Teslim alınan araçlar bir başka personele tahsis edilebilir Emniyet ve Cezalar Sürücüler trafik ve karayolları kurallarına uymak zorundadır. İhlal edilen kurallar için cezalar sürücü tarafından ödenir. Şirket tarafından ödenen cezalar sürücüden tahsil edilir. Tüm kazalar önem derecesine bakılmaksızın İdari Amire takip eden günün mesai başlangıç saatine kadar rapor edilir. Trafik Kasko Sigortası tarafından tazmin edilmeyen zarar sürücüden tazmin edilir. Şirkete ait araçlar ve kiralık araçlarla kazaya karışılması halinde kaza raporu, alkol raporu ve ehliyet fotokopileri derhal İdare Amiri ne ulaştırılır. İdare Amirliği kazayı takip eden 72 saat içerisinde bu belgeleri kiraya veren firmaya veya kasko şirketine ulaştırır.

6 Sayfa No : 6/6 6. KAYITLAR Prosedürün uygulanmasından oluşan kayıtlar, Kayıtların Saklanması ve Kontrolü Prosedürüne (01-PR-02) göre saklanır. 7. İLGİLİ DOKÜMANLAR 7.1. Formlar Araç Takip Formu (FR-385) Zimmet Tutanağı (FR-386) Araç Görev ve Özel Kullanım Bildirim Formu (FR-387) Trafik Kazası Eylem Planı (FR-400) Hizmet Araçlarını Kullanmaya Yetkili Personel Listesi (FR-401) 7.2. Referanslar Kayıtların Saklanması ve Kontrolü Prosedürü (01-PR-02)