T.C. MALİYE BAKANLIĞI Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğü

Transkript

1 T.C. MALİYE BAKANLIĞI Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğü Sayı : [15189] /03/2015 Konu : Yazışma Usul ve Esasları ve Dosyalama İşlemleri İÇ GENELGE (2015/2) I - YAZIŞMALARDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR 1) Doğrudan Yazışma Yetkisi 659 sayılı Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ve Özel Bütçeli İdarelerde Hukuk Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Kanun Hükmünde Kararnamede, muhakemat müdürleri ile defterdar ve malmüdürlerine doğrudan yazışma yetkisi veren herhangi bir hüküm bulunmadığından, yapılacak yazışmaların Muhakemat müdürlüğü ve müdürlük olmayan yerlerde Hazine avukatlıkları tarafından 5442 sayılı İl İdaresi Kanununa göre yapılması esastır. Bununla birlikte, dava ve icra işlerinin yoğunluğu ve süreli işlerde zaman kaybının önlenmesi açısından, dava ve icra işlerine ilişkin olmak üzere, imza yetkisinin Valilik ve Kaymakamlık makamından Muhakemat müdürlerine ve Hazine avukatlarına devrinin sağlanması halinde, yazışmalar Muhakemat müdürleri ve Hazine avukatları tarafından da yapılabilecektir. 2) Başbakanlıkla Yapılacak Yazışmalar Başbakanlıkla Yapılacak Yazışma Esaslarına ilişkin 23/05/2003 tarih ve 2003/32 sayılı Başbakanlık Genelgesinde; Başbakanlığa gönderilecek yazıların bizzat Bakanlar tarafından imzalanması, herhangi bir teklif içermeyen bilgi niteliğindeki yazıların ise Müsteşar tarafından imzalanabileceği öngörülmüştür. Bu nedenle, Başbakanlık ile hiçbir şekil ve surette doğrudan yazışma yapılmaması, gerekli durumlarda Bakanlığımıza konu intikal ettirilerek Bakanlığımızdan alınacak talimata göre işlem yapılması gerekmektedir. 3) Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe Uyulması Resmi yazışmalarda, 02/02/2015 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan

2 Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine titizlikle uyulması zorunludur. 4) Yazışmalarda İlgi Gösterilmesi Bakanlık veya ilgili birimlere yazılan yazılarda daha önce yazışma yapılmış ise tarih ve sayıları mutlaka belirtilecektir. 5) Her İş ve Dosya İçin Ayrı Yazışma Yapılması Bakanlık ile yapılacak yazışmalarda konular aynı olsa bile takip edilen her iş ve dosya için ayrı yazı yazılacaktır. II - DOSYALAMA İŞLEMLERİ 1) Dava ve icra takip dosyaları, mahkeme ve icra takip dosyalarında bulunan belge ve duruşma zabıt örneklerini kapsayacaktır. 2) Dava ve icra takip muamelelerine ilişkin işler (dava, cevap, bilirkişi raporuna itiraz ve temyiz dilekçelerinin verilmesi, gerekli masrafların yapılması vb.), görevli memura (muakkibe), muakkip (takip memuru) fişi ile verilmeli, işin yapılmasını takiben fişin bir nüshası ilgili kısma muakkip tarafından tarih konulup imza atıldıktan sonra Hazine avukatına iade edilerek, muakkip fişi dosyasına konulacaktır. 3) Dosya gömleğinin sağ tarafına METOP numarası, METOP kullanılmayan yerlerde dava ve icra kayıt defterindeki sıra numarası yazılacaktır. 4) Dosya gömleğine yukarıdaki kayıtlardan başka, davacı, davalı, üçüncü şahıs, davanın konusu, mahkemesi, mahkeme dosya numarası, davanın açıldığı tarih, davayı takip eden Hazine avukatı ve duruşma günleri yazılacaktır. 5) Bozma nedeni ile değişen esas numarası ve bu dosya ile ilgisi olan diğer dosya numaraları "not" şeklinde belirtilecektir. 6) Dava sonunda icra takibinde bulunulduğu zaman dosya gömleğine; alacaklı, borçlu, alacak miktarı, icra müdürlüğü ve icra dosya numarası ile icraya başlandığı tarih yazılacaktır. 7) Dava ve icra takip dosyaları, yetkili ve görevli olmayan şahıslara gösterilmeyecektir. 8) Dosyalar kilitli dolaplarda muhafaza edilmeli, mesai saatinin sonunda çalışma masasının üstünde bırakılmayacaktır. 9) Dosyalar kirlendiğinde, yıprandığında yenileri ile değiştirilmeli ve değiştirilen dosyadaki kayıtlar yeni dosya gömleğine aynen işlenecektir.

3 10) Bakanlığımıza görüş istemi ile gönderilen dosyalar düzgün, temiz ve mahkeme dosyasında bulunan bilgi ve belgeleri içerir şekilde gönderilecektir. 11) Sonuçlanan dava ve icra takibi hakkında ilgili idaresine ve Bakanlığımıza bilgi verilecek, Bakanlığımıza bilgi verilirken ilgili idaresine de bilgi verildiği özellikle belirtilecek ya da bilgi yazıları dağıtımlı yazılacaktır. 12) Dava ve icra takibi sonuçlanıp Bakanlığımıza (intikali gerekli olanlar için) ve ilgili İdareye bilgi verildikten sonra dosyalar; METOP kullanılan yerlerde METOP üzerinden, arşive kaldırılacak ve METOP arşiv numarası dosya kapağına yazılacaktır. METOP kullanılmayan yerlerde; yapılacak işlemi kalmayan dosyalar, arşiv defterine işlenerek, dosya kapağına arşiv defter numarası, arşiv işlemini yapan avukatın ad ve soyadı yazılıp imzalandıktan sonra saklıya kaldırılacaktır. İlçe Hazine avukatlıklarınca saklıya kaldırılan dosyaların bir listesi her üç ayda bir bağlı bulundukları İl Muhakemat Müdürlüğüne gönderilecektir. 13) Dava ve icra takip dosyaları imha edilmeyecek, arşivde aidiyet numaralarına göre sıralanarak muhafaza edilecektir. III- DEFTERLERİN TUTULMASI 1) Bakanlığımız veya 659 sayılı KHK kapsamındaki diğer idareler adına takip edilen dava ve icra takipleri METOP üzerinden kayıt altına alınması zorunludur. 2) METOP olmayan yerlerde aşağıda yer alan defterlerin tutulmasına devam edilecektir. a- Dava Kayıt (Sicil) Defteri Hazine adına veya aleyhine açılan davaların işlendiği bu deftere dava takibinin bu defterde alacağı sıra numarası, mahkemesi, mahkeme esas numarası, dava tarihi, davacı, davalı, dava konusu ve müddeabihi, mahkeme kararının özeti, temyiz sonucu, tashihi karar sonucu ve kararın kesinleşme tarihi, davayı takip eden Hazine avukatının ismi ve dava sonunda kararın infazı için icra takibinde bulunulmuş ise icra defterinin numarası ile davanın takibi sırasında özellik gösteren (takipten vazgeçme, temyizden vazgeçme gibi) hususlar yazılacaktır. Dava kayıt defterindeki numara yıl sonunda kapatılmayacak, numaralama işlemi zincirleme devam ettirilecektir. b- İcra Kayıt Defteri Hazine adına veya aleyhine yapılan icra takiplerinin kaydedildiği bu deftere; icra takibinin bu defterde alacağı sıra numarası, icra dairesinin adı, icra dosya numarası, icra

4 takibine başlandığı tarih, alacaklı, borçlu, takibin mahiyeti (ilamlı, ilamsız haciz ve iflas yolları), takip konusu yapılan alacak veya borç miktarı, tahsilât miktarı, makbuz tarih ve numarası, takip ilama dayalı ise, dava kayıt defterindeki sıra numarası, aciz vesikasının (alınmışsa) tarih ve numarası, icra takibini yapan Hazine avukatının adı yazılacaktır. Ayrıca, takibin sonuçlanması, düşmesi, vazgeçme alınmış olması gibi hususlara da yer verilecektir. c- Masraf Kayıt Defteri Mahkeme ve İcra Dairelerinde yapılan masrafların kaydına ilişkin bu deftere; Hazine tarafından masraf yapılan dosyalar yazılacak, defterin sayfaları numaralandırılacaktır. ç- Fihrist Defteri Bu defter; Hazine adına veya aleyhine hangi davaların açılmış olduğu hususundaki bilgilerin kolayca edinilmesini sağlamak üzere, davacı veya davalıların soyadı alfabetik sıraya göre tutulacaktır. Aynı taşınmaz mal hakkında farklı tarihlerde değişik kişiler tarafından açılmış davaların saptanmasında alfabetik fihristler yeterli olamayacağından, davaların kaydedildiği dava kayıt defterinin "davanın konusu" bölümünde yer alan; "tapu iptali-tescil", "men i müdahale", "kadastro tespitine itiraz" gibi ayna ilişkin davalara konu taşınmazın köyü ve parsel numarası ayrı ayrı ve özellikle belirtilecektir. d- Zimmet Defteri Dosya veya belgenin hangi Hazine avukatı veya memura verildiğine ilişkin bilgiler yazılacaktır. e- Posta Defteri Bu defterde; posta ile gönderilen dosya ve belgelerin postaya verildiği tarih, gideceği yer ve yazı eklerine yer verilecektir. f- Gelen Evrak Defteri Gelen evrakın geldiği yer, tarih ve sayısı ile varsa ekleri yazılacaktır. g- Giden Evrak Kayıt Defteri Giden evraka ilişkin bilgiler yazılacaktır. ğ- Arşiv Defteri İşi biten ve saklıya kaldırılacak dosyalar arşiv defterine işlenerek dosya kapağına arşiv numarası yazılmak suretiyle arşive kaldırılacaktır.

5 3) Birden fazla avukatın görev yaptığı yerlerde her avukata ait dava ve icra işlerinin kaydedildiği bir dava kayıt defteri tutulacaktır. Hazine avukatı tarafından bizzat tutulan bu deftere, kendisine tevdi olunan dava ve icra işleri bir sıra numarası dairesinde ve geciktirilmeksizin kaydedilecek, avukata ait dosya numarası dosya gömleğindeki ilgili bölüme işlenecektir. III-BAKANLIĞA BİLDİRİLECEK İŞLER Bakanlığımız merkez ve taşra birimleri ile 659 sayılı KHK kapsamındaki diğer idareler adına takip edilen ve tutarı ,00- TL nin üzerinde olan dava ve icra takipleri, tapu iptali ve tescil davaları ile Bakanlığımız tarafından bilinmesinde fayda olduğu düşünülen veya sonuçları itibarıyla genel ve birden fazla süreci başlatabilme ihtimali olan davalar Bakanlığımıza bildirilecektir. İlçe Hazine Avukatlıklarınca takip edilen bütün dava ve icra işleri, bağlı bulundukları İl Muhakemat Müdürlüklerine bildirilecektir. IV- YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN GENELGELER 27/12/2004 tarih ve 2004/6 sayılı, 29/04/2009 tarih ve 002 sayılı İç Genelgeler yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgi edinilmesini ve gereğinin buna göre ifasını rica ederim. Arslan NARİN Bakan a. Başhukuk Müşaviri ve Muhakemat Genel Müdürü