CELAL BAYAR ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Soma Meslek Yüksekokulu Içindekiler Tablosu İÇİNDEKİLER TABLOSU...1

Transkript

1 REKTÖRLÜĞÜ Içindekiler Tablosu 1/55 İÇİNDEKİLER TABLOSU İÇİNDEKİLER TABLOSU GENEL GÖREV TANIMLARI YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ GÖREV TANIMI YÜKSEKOKUL SEKRETERİ GÖREV TANIMI ÖĞRENCİ İŞLERİ ŞEFİ GÖREV TANIMI ÖĞRENCİ İŞLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI KÜTÜPHANE GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI AKADEMİK PERSONEL İŞLERİ GÖREV TANIMI PERSONEL İŞLERİ GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI MUTEMET GÖREV TANIMI SATIN ALMA GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI TAŞINIR KAYIT VE KONTROL YETKİLİSİ GÖREV TANIMI EVRAK KAYIT VE YAZI İŞLERİ BİRİMİ GÖREV TANIMI TEKNİK SERVİS GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI DESTEK HİZMETLERİ GÖREV TANIMI KORUMA VE GÜVENLİK GÖREVLİSİ GÖREV TANIMI SOMA MESLEK YÜKSEKOKULU İŞ AKIŞ ŞEMALARI ÖĞRENCİ İŞLERİ FAALİYETLERİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI MALİ İŞLER İŞ AKIŞ ŞEMALARI PERSONEL İŞLERİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI TAŞINIR MAL İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMALARI TEKNİK SERVİS İŞ AKIŞ ŞEMALARI

2 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 2/55 1. GENEL GÖREV TANIMLARI 1.1. Yüksekokul Müdürü Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Yüksekokul Müdürü 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Rektör 2. GÖREVİN KAPSAMI Yönetimi altında bulunan Yüksekokulda verilen eğitim öğretim hizmetlerinin en üst düzeyde yürütülmesini sağlamak için gerekli iş ve işlemleri yürütmek. 3. YETKİ VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Yüksekokul kurullarına başkanlık etmek ve bu kurullarda alınan kararları uygulamak, 3.2 Yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak, 3.3 Harcama Yetkiliği görevini yürütmek, 3.4 Yüksekokul ödenek ihtiyaçlarını Rektörlüğe bildirmek, Meslek Yüksekokul Yönetim Kurulu onayını da alarak yüksekokul bütçesini Rektörlüğe sunmak 3.5 Yüksekokul kadro ihtiyaçlarını Rektörlüğe bildirmek, 3.6 Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini sürdürmek, disiplini sağlamak, 3.7 Yüksekokulun diğer birimler, kuruluşlar ve üst yönetim ile ilişkilerini düzenlemek, temsil görevini yerine getirmek, 3.8 Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmak. 4. SORUMLULUK LİSTESİ 4.1 Yüksekokulun ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesi 4.2 Yüksekokulda gerekli güvenlik önlemlerinin alınması, 4.3 Öğrencilere gerekli sosyal hizmetlerin sağlanması, 4.4 Eğitim-öğretim, bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi, 4.5 Bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılması, takip ve kontrol edilmesi.

3 REKTÖRLÜĞÜ Soma MeslekYüksekokulu Görev Tanımları 3/ Yüksekokul Sekreteri Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Soma Meslek Yüksekokul 1.2 Görevin Adı : Yüksekokul Sekreteri 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Yüksekokul Müdürü 2. GÖREVİN KAPSAMI Yüksekokulun idari, teknik ve destek birimlerinin işleyişinin amaca uygun olarak yürütülmesi için gerekli işleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Yüksekokulda görev yapan idari personelin yönetim, denetim ve gözetim görevini yerine getirmek, 3.2 Yüksekokulda işleyişin aksamaması için her türlü ihtiyacı zamanında tespit etmek, sağlanması için gerekli tedbiri almak, 3.3 Yüksekokulun güvenliğinin sağlanması için gerekli tedbirleri almak, bu tedbirlerin uygulanmasını izlemek, 3.4 İdari birimlerden çıkan her türlü yazışma ve diğer evrakı kontrol etmek, idari işlerin gerektiği gibi yapılmasını sağlamak, 3.5 Yüksekokulda kullanılan her türlü tesis ve cihaz ve eşyanın bakım ve onarım işlerinin zamanında yapılmasını sağlamak, 3.6 Yüksekokul binalarının tadilat ve onarımlarının zamanında yapılmasını sağlamak, 3.7 Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulunda raportörlük görevini yürütmek, 3.8 Kanun, tüzük ve yönetmeliklerle verilen diğer görevler ile amirleri tarafından verilen görevleri yapmak.

4 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 4/ Öğrenci İşleri Şefi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Öğrenci İşleri Şefi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Birim Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Öğrencilerin eğitim öğretim faaliyetleri ile ilgili idari iş ve işlemlerinin uygun olarak yürütülmesini sağlamak. mevzuata 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 İlk kayıt ve kayıt yenileme tarihlerinin, kontenjanların, katkı payı ve öğrenim ücretlerinin Uygun araçlarla ilan edilmesini sağlamak, 3.2 Yasa, yönetmelik ve genelgelerle istenilen istatistiki bilgilerin zamanında ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak, 3.3 Öğrencilerin idari işlemlerindeki hata ve uygunsuzlukları zamanında birim sekreterine bildirmek, 3.4 Öğrencilerin burs, staj, askerlik vb. konularındaki yazışmaların zamanında ve mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak, 3.5 Öğrencilerin eğitim öğretim faaliyetleri ile ilgili tüm evraklarının mevzuatına uygun olarak saklanmasını sağlamak, 3.6 Öğrencilerin mezuniyet ve diplomaları ile ilgili işlemlerinin mevzuatına uygun olarak yürütülmesini sağlamak, 3.7 Öğrenci işleri biriminde görevli memurların görev dağılımlarını yapmak, Öğrenci işleri birimince yapılan tüm faaliyetlerin uygunluk kontrolünü yapmak, 3.8 Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

5 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 5 / Öğrenci İşleri Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Öğrenci İşleri Memuru 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Öğrenci İşleri Şefi 2. GÖREVİN KAPSAMI Öğrencilerin eğitim öğretim faaliyetleri ile ilgili idari iş ve işlemlerinin uygun olarak yürütülmesini sağlamak. mevzuata 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 4.1 İlk kayıt ve kayıt yenileme tarihlerini uygun araçlarla ilan etmek, 4.2 Birim tarafından ilan edilmesi gereken kontenjanları (yatay geçiş, vs. ) ilan etmek, 4.3 Öğrencilerin yatıracağı katkı payı ve öğrenim ücretleri tutarlarını ilan etmek, 4.4 Öğrencilerin kayıt işlemlerini ve evraklarını kontrol etmek, usulüne uygun olarak saklamak, uygunsuzlukları birim yöneticisine bildirmek, 4.5 Öğrenci kayıtları ve diğer istatistiki bilgileri zamanında Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı na göndermek, 4.6 Öğrencileri, Öğrenci Bilgi Sisteminin kullanımı konusunda bilgilendirmek, şifreleri ile ilgili işlemleri yapmak, 4.7 Öğrencilerin kimliklerini teslim etmek, öğrencilerin okulla ilişiğini kestiği durumlarda öğrenci kimliklerini geri almak, 4.8 Erkek öğrencilerin askerlik ile ilgili işlemlerini yapmak, 4.9 Öğrencilerin bursları ile ilgili işlemleri yapmak, yazışmaları yürütmek, 4.10 Öğrencilerin stajları ile ilgili yazışmaları yürütmek, 4.11 Öğrencilerin, öğrenime ara verme ile ilgili taleplerini almak, Yönetim Kuruluna sunulmak üzere Birim Sekreterine iletmek, 4.12 Öğrencilerin disiplin soruşturması ve cezaları ile ilgili evraklarını usulüne uygun olarak teslim almak, gereğini yapmak, saklamak, 4.13 Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

6 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 6 / Kütüphane Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Kütüphane Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Birim Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birim kütüphanesinde bulunan kütüphane materyallerinin kaydı, korunması, kullanıma verilmesi ve geri alınması işlemleri ile öğrencilerin üyelikleri ile ilgili işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Kütüphaneye teslim edilen materyalleri kayıt etmek, katalog ve sınıflandırma işlemlerini yapmak, 3.2 Kütüphane materyallerini yararlanıcılara ödünç vermek, usulüne uygun olarak süre uzatımı yapmak, süre sonunda geri almak, 3.3 Yararlanıcılardan süresi içerisinde geri verilmeyen materyallerin takibini yapmak, gecikme ücretinin tahsil edilmesini sağlamak, 3.4 Usulüne uygun olarak kütüphaneye üye kayıt etmek, gerektiğinde iptal etmek, 3.5 Kütüphaneye ait alanların (okuma salonu vs.) denetim ve gözetimini yapmak, bu alanların temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak, 3.6 Amirleri tarafından verilecek diğer iş ve işlemleri yapmak.

7 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 7 / Akademik Personel İşleri Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Akademik Personel İşleri Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Birim Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Bölüm başkanlığının Yüksekokul Yönetimi ve diğer bölümler ile ilişkilerini, öğrencilerin ve öğretim elemanlarının Bölümün yetki alanı içerisinde olan idari işlerini yerine getirmesi için gerekli iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Bölüm Başkanı nın direktifleri doğrultusunda Bölümün resmi yazılarını kaleme almak, Bölüm Başkanına imzalatmak, kayıt etmek ve ilgili yere gönderilmesini sağlamak, 3.2 Bölüme gelen yazıları kayıt etmek, Bölüm Başkanına sunmak, havale edilenleri ilgilisine iletmek, 3.3 Bölümün yazışma evraklarını usulüne uygun olarak dosyalamak, arşivlemek, 3.4 Bölüm ün ders ve sınav programlarını Dekanlığa/Müdürlüğe bildirmek, 3.5 Bölüm öğrenci ve öğretim elemanlarına yönelik duyuruları yapmak, 3.6 Bölüme gelen telefonları cevaplamak, gerekirse not almak, ilgilisine iletmek, 3.7 Bölüm Başkanı tarafından verilecek diğer işleri yapmak. 3.8 Komisyon Yazışmalarını yapmak.

8 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 8 / Personel İşleri Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Personel İşleri Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Şef 2. GÖREVİN KAPSAMI Birimde çalışan personelin özlük işlerinin takibi ile ilgili iş ve işlemleri gerçekleştirmek. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Birimde kadrolu, geçici görevli, sözleşmeli ve geçici pozisyonda bulunan tüm personelin özlük haklarına ilişkin yazışmaları yürütmek, 3.2 Personelin özlük dosyalarını tutmak, özlük dosyalarının güncelliğini sağlamak, 3.3 Personelin yıllık, mazeret, sağlık, aylıksız izin, vb. tüm izinlerini takip etmek, izin dosyasına işlemek, 3.4 Personellerin birim içi veya dışı, sürekli veya geçici görevlendirilmelerine ilişkin yazışmaları yapmak, 3.5 Akademik personelin sicil işlemlerini takip etmek, 3.6 Personelin mal bildirimleri ile ilgili yasal işlemleri yapmak, 3.7 Personelle ilgili istatistiki bilgileri tutmak, istenildiğinde üst makamlara sunmak, 3.8 Personellerin kıdem terfilerini, izinlerini, sicil ve mal bildirimlerini, görev başlayış ve Görevden ayrılış ve diğer istenilen bilgileri Personel Daire Başkanlığına bildirmek, 3.9 Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

9 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 9 / Mutemet Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Mutemet 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Şef 2. GÖREVİN KAPSAMI Birimde çalışan personelin maaş ve diğer ödemelerinin yapılması için gerekli iş ve işlemleri gerçekleştirmek. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Kadrolu, sözleşmeli ve geçici pozisyonda çalışan personelin maaşlarını hazırlamak, maaşların zamanında ödenmesini sağlamak, 3.2 Giyecek yardımı ödemeleri ile ilgili evrakları hazırlamak, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, 3.3 Ek ders ödemelerine ilişkin evrakları tanzim etmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, 3.4 Yolluk ödemelerine ilişkin evrakları tanzim etmek, ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, 3.5 Personel ödemelerine ilişkin ödeme emri belgelerini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim etmek, 3.6 Birimin bütçesini takip etmek, bütçe hazırlanması ile ilgili amirler tarafından verilecek iş ve işlemleri yapmak, 3.7 Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

10 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 10 / Satın Alma Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Soma Meslek yüksekokulu 1.2 Görevin Adı : Satın Alma Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Şef 2. GÖREVİN KAPSAMI Biriminin ihtiyacı olan mal ve hizmetlerin piyasadan temin edilmesini sağlamak için gerekli iş ve işlemleri gerçekleştirmek. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Birimlerden ve yönetimden gelen satın alma taleplerini değerlendirmek, 3.2 Satın alınmasına karar verilen mal ve hizmetlerin yaklaşık maliyetlerini tespit etmek, 3.3 Satın alınmasına karar verilen ve doğrudan temin limitini aşmayan mal ve hizmetleri Kamu İhale Kanunu Hükümlerine göre piyasadan veya diğer kurumlardan temin etmek, 3.4 Doğrudan temin limitini aşan mal ve hizmet alımları için ihale süreçlerini hazırlamak, ihale evraklarını tanzim etmek, ihale komisyonu kararlarına göre ihaleyi sonuçlandırmak, 3.5 Satın alınan mal ve hizmetlere ilişkin ödeme emir belgelerini hazırlamak, bu belgeleri mevzuatına uygun olarak Strateji Geliştirme Birimine teslim etmek, 3.6 Aboneliğe bağlı giderlerin (elektrik, telefon, su, vb.) ödeme emirlerini hazırlamak, zamanında ve mevzuatına uygun olarak Strateji Geliştirme Birimine teslim etmek, 3.7 Yemekhane hizmetinin takibi 3.8 Amirleri tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.

11 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 11 / Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Birim Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birime ait taşınır malların kaydı, muhafazası, kullanımı ve yönetim hesabının verilmesine yönelik iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek, 3.2 Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek, 3.3 Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisin e göndermek, 3.4 Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek, 3.5 Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak, 3.6 Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek, 3.7 Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgarî stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek, 3.8 Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, ayrımlarını yapmak ve yaptırmak, 3.9 Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak, 3.10 Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunmak. 4. SORUMLULUK LİSTESİ 4.1 Sorumluluğunda bulunan ambarlarda kast, kusur, ihmal veya tedbirsizliği nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumludur, 4.2 Görevi herhangi bir nedenle sona erdiği zaman, sorumluluğunda bulunan ambarların devir ve tesliminden sorumludur.

12 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 12 / Evrak Kayıt ve Yazı İşleri Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Yazı İşleri Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Birim Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birime gelen ve giden evrakların akışının hızlı ve doğru bir şekilde gerçekleşmesi için gerekli iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Birime gelen her türlü evrakı teslim almak, Evrak Kayıt Defterine ve Evrak Kayıt Otomasyon Programına kayıt etmek, evrakı bağlı olduğu birim yöneticisine sunmak, havale edilen evrakı ilgilisine imza karşılığı teslim etmek, 3.2 Giden evrakları Giden Evrak Kayıt Defterine ve Evrak kayıt Otomasyon Programına kayıt etmek, sayı ve kayıt numaralarını vermek, gerekli ise Kurum kayıt numarası almak, ilgilisine uygunluğuna göre elden, kargo veya posta yolu ile teslim etmek, 3.3 Amirleri tarafından yazılması istenen yazıları yazmak, tutanakları düzenlemek, yazışmaları yürütmek, 3.4 Amirleri tarafından verilen diğer işleri yapmak, 3.5 Gizlilik derecesine sahip olan evrakların ifşa edilmemesini sağlamak. 3.6 Yüksekokul Kurullarındaki evrakların tanzim edilerek yazılması 3.7 Yıllık raporların hazırlanması

13 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 13 / Teknik Servis Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Soma meslek Yüksekokulu 1.2 Görevin Adı : Teknik Servis Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Birim Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Birimin binaları ile birimde bulunan makine ve aletlerin bakımı ve onarımı ile ilgili iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Çalıştığı birimde bulunan kapı, pencere vb. doğramaların bakımını ve tamirini yapmak, 3.2 Çalıştığı birimin temiz ve pis su sisteminde meydana gelebilecek arızaları gidermek, 3.3 Çalıştığı birim binalarına ait boya-badana işlerini yapmak, 3.4 Çalıştığı birimde meydana gelebilecek elektrik arızalarını gidermek, 3.5 Çalıştığı birimde bulunan elektrik panolarının bakımını yapmak, rutin kontrollerini gerçekleştirmek, 3.6 Çalıştığı birimin tüm aydınlatma sistemlerinin çalışır durumda olmasını sağlamak, 3.7 Birimde bulunan tüm alet ve makinelerin bakım onarımlarını yapmak, birim olanaklarıyla yapılamayacak bakım ve onarımlarla ilgili rapor tutmak, raporu amirine iletmek, 3.8 Amirleri tarafından verilebilecek diğer benzer işleri yapmak.

14 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 14 / Destek Hizmetleri Birimi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : Soma Meslek Yaksekokulu 1.2 Görevin Adı : Destek Hizmetleri Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Şef 2. GÖREVİN KAPSAMI Yüksekokul açık ve kapalı alanlarının temizliği, bahçe düzeni, bahçe içerisindeki bitkilerin bakımı, arıza ve bakımlarda teknik servis görevlisine yardımcı olmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Kapalı alanlardaki tüm büro, sınıf, laboratuar,atölye,tuvaletler, konferans ve seminer salonlarının temizliğini yapmak, eğitim- öğretime hazır halde bulundurmak 3.2 Günlük bahçe temizliği yapmak, bahçede bulunan bitkilerin bakımını yapmak 3.3 İhtiyaç halinde, taşıma işleri yapmak. 3.4 İhtiyaç halinde teknik servis sorumlusuna yardımda bulunmak 3.5 Sorumlusu olduğu malzeme ve sorumluluk alanındaki açık ve kapalı alanları korumak 3.6 Amirleri tarafından verilen diğer işleri yapmak,

15 REKTÖRLÜĞÜ Görev Tanımları 15 / Koruma ve Güvenlik Görevlisi Görev Tanımı 1. GÖREVE İLİŞKİN BİLGİLER 1.1 Birimi : 1.2 Görevin Adı : Koruma ve Güvenlik Görevlisi 1.3 Bağlı Bulunduğu Unvan : Birim Sekreteri 2. GÖREVİN KAPSAMI Görev alanındaki koruma ve güvenlik hizmetlerinin yerine getirilmesine ilişkin iş ve işlemleri yapmak. 3. YETKİ SORUMLULUK VE GÖREV LİSTESİ 3.1 Nöbet noktalarında bulunan talimatları yerine getirmek, 3.2 Nöbet hizmetinde kullanılan malzeme, teçhizat ve eşyaların her zaman çalışır vaziyette olmasını sağlamak, 3.3 Görevli olduğu alana girenlerin kimlik kontrolünü yapmak, 3.4 Görev alanındaki her türlü arıza, aksaklık ve olay ile ilgili form, tutanak vb. düzenlemek ve amirlerine haber vermek, 3.5 Görev süresince olabilecek her türlü gelişmeye karşı hazır bulunmak, 3.6 Görev alanına giren çıkan araçların denetimini yapmak, 3.7 Terk edilmiş ve bulunmuş eşyaları emanete almak, eğer şüpheli bir durum var ise amirine ve emniyet güçlerine ivedi bilgi vermek 3.8 Gerektiğinde 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanunun 7 nci maddesi ile verilmiş yetkileri kullanmak, 3.9 Amirleri tarafından verilen diğer benzer işleri yapmak.

16 REKTÖRLÜĞÜ Öğrenci İşleri Faaliyetleri İş Akış Şemaları 16 / Öğrenci İşleri Faaliyetleri İş Akış Şemaları Öğrenci İşleri Faaliyetlerine İlişkin Başlıca Mevzuat 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Celal Bayar Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliği Öğrenci Kayıt, Kayıt Yenileme ve Mezuniyet İşlemleri Mesleki ve Teknik Eğitim Bölgesi İçindeki Meslek Yüksekokulu Öğrencilerinin İş Yerlerindeki Eğitim, Uygulama ve Stajlarına İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Konseyleri ve Yükseköğretim Kurumları Ulusal Öğrenci Konseyi Yönetmeliği Yükseköğretim Kurumlarında Önlisans ve Lisans Düzeyindeki Programlar arasında Geçiş, Çift Anadal, Yandal ile Kurumlar Arasındaki Kredi Transferi Yapılması Esaslarına İlişkin Yönetmelik. Celal Bayar Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Öğrenci Danışmanlığı Uygulama Yönergesi Celal Bayar Üniversitesi Yüzde On Başarı Değerlendirme Yönergesi Yükseköğretim Kurumlarında Uzaktan Eğitime İlişkin Usul ve Esaslar Celal Bayar Üniversitesi Lisansüstü Avrupa Kredi Transfer Sistemi (AKTS) Uygulama Yönergesi Celal Bayar Üniversitesi Bağıl Değerlendirme Sistemi Yönergesi Celal Bayar Üniversitesi Çift Anadal Programı Yönergesi Celal Bayar Üniversitesi Yan Dal Programı Yönergesi Celal Bayar Üniversitesi Öğrenci Toplulukları ve Kulüpleri Yönergesi Celal Bayar Üniversitesi Kısmi Zamanlı Öğrenci Çalıştırma Yönergesi Celal Bayar Üniversitesi Yükseköğretim Vakfı Burs Yönetmeliği Öğrenci Disiplin İşlemleri 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği

17 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 17 / 55 Aşama

18 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 18 / 55

22 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 22 / 55 2-Ek Kontenjanla Kazanan Öğrenci İş Akış Şeması ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ Ek Kontenjan İle Yüksekokulumuzu Kazanan Öğrencilerin Kayıt Tarihlerinin İlan Edilmesi EBYS Sistemindeki Öğrenci Belgelerinin Elektronik İmza İle İmzalanması / Askerlik Belgesinin Elektronik İmza İle İmzalanması İlan Edilen Tarihler Arasında Öğrencilerden Online Kayıt Yaptıranların İlan Edilen Evrakların Teslim Alınması Evrakların Yüksekokul Öğrenci İşlerine Teslim Edilmesi Evraklarını Teslim Eden Öğr. Öğrenci Kimlik Kartları Hazırlanana Kadar Kullanacakları Öğrenci Belgelerinin EBYS Sistemi ile Onaya Sunulması ve Talep Eden Erkek Öğrencilerin Askerlik Belgesi Onaya Sunulması Onaylanan Belgelerin Öğrencilere Teslim Edilmesi Onaylanan Belgelerin Öğrencilere Teslim Edilmesi Dosyaların Arşivlenmesi Erkek Öğrencilere Askerlik Belgesi Hazırlanarak Şubelere Postalanmak Üzere Evrak Kayıta Teslim Edilmesi İşlem Sonu

23 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 23 / 55 Yatay Geçiş İle Gelen öğrenci İş Akış Şeması ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ Yüksekokul Web Sitesinde Yatay Geçiş İle İlgili Şartlar, Kontenjan ve Başvuru Tarihleri İlan Edilir Başvuru Yapan Öğrencilere Dilekçe Örneğinin Verilmesi Dilekçelerini Doldurup Onaya Sunmaları Dilekçe Transkript Ders İçeriği Ve Disiplin Cezası Alıp Almadığını Gösterir Belgenin Teslim Alınması Başvuru Tarihinin Bitiminin Ardından Dilekçe Veren Öğrencileri Listeleyerek Evraklarıyla Yönetim Kuruluna Karar Verilmek Üzere Sunulması Yönetim Kurulu Kararı İle İlan Edilen Kontenjan Miktarında Asil ve Yedek Listeler Belirlenir Yatay Geçiş Değerlendirme Sonuçlarının web sitesinde Ve Öğrenci Panosunda Duyurulması Kabul Edilen Öğrencilerin Özlük Dosyası Üniversitelerinden İstenir Öğr.lerin UBS Sistemine İşlenmesi Ve Muaf Oldukları Dersler Sisteme Girilir Öğrenci Kartları Çıkana Kadar Kullanacakları Öğrenci Belgeleri Verilir UBS Girişleri Sağlanır İşlem Sonu

24 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 24 / 55 Yatay Geçiş İle Giden Öğrenci İş Akış Şeması ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ Başka Bir Üniversiteye Başvuruda Bulunacak Öğrenciler Gerekli Belgeler İçin Öğrenci İşleri Bürosuna Başvurur Öğrenci Belgesi, Transkript, Disiplin Belgesi, Onaylı Ders İçeriği vb. Belgeler İçin Örnek Dilekçeler Öğrencilere Verilir Dilekçelerini Doldurup EBYS Sistemiyle Onaya Sunulur EBYS de İmzalanan Belgeler Öğrencilere Teslim Edilir Başvuruları Kabul Edilen Öğrencilerin Başvuru Yaptıkları Üniversitelerden Yazı İle Özlük Dosyaları Talep Etmeleri Üzerine Özlük Dosyaları Üst Yazı Yazılarak Gönderilir UBS Sisteminden Geçiş Yapacak Öğrencilerin İlişik Kesme İşlemi Yapılır Öğrenci Kartları Teslim Ederler K.Y.K dan Burs/Öğr. Kredisi Alan Öğr.nin K.Y.K. e-hizmetler Öğr. Bilgi Sistemi Menüsüne İşlenmesi. Giden Öğrencinin Dosyasının Yatay Geçiş Yapan Öğr. Klasörüne İşlenerek Arşivlenmesi İşlem Sonu

25 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 25 / 55 Kayıt Dondurma İş Akış Şeması ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ Öğrencinin Belgesi Mazereti İle Dilekçe Doldurması İstenir Ve Matbu Örnek Dilekçe Verilir Öğrencinin Dilekçeyi Doldurarak EBYS Sisteminden İmzaya Sunulmak Üzere Tesilim Etmesi Dilekçe Ve Mazeret Belgesi Alınan Öğrencinin Talebinin Yönetim Kuruluna Sunulmak Üzere Hazırlanması Yönetim Kurulunda Kayıt Dondurma İle İlgili Karar Verilmesi Kaydı Dondurulacak Öğrencinin UBS Sistemine Karar Verilen Süre Kadar İşlenmesi Öğrenciye Durumu Hakkında Tebligat Yazılması Öğrenciye Kayıt Dondurma İşleminin Onaylandığına Dair Yazının Teslim Edilmesi Tebliğ Yazısının Bir Nüshasının Öğr. Dosyasına Konarak Kayıt Dondurma Klasörüne İşlenmesi Dondurma Süresi Dolan Öğr. Aktif Hale Getirilmesi İşlem Sonu Kayıt Dondurma İsteği Uygun Bulunmayan Öğrenciye Yazı Hazırlanması, Bir Nüshasının Dosyasına Konması Öğrenciye Kayıt Dondurma İşleminin Onaylanmadığına Dair Yazının Teslim Edilmesi

26 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 26/ 55 Diploma İşlemleri İş Akış Şeması ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından Gönderilen Diplomalar Bölümlerine Göre Dosyalanır Diploma Almak İsteyen Öğrencilerden Dilekçe Talep Edilmesi. EBYS den Dilekçe Sisteme Kaydedilir. Diplomanın Bir Fotokopisi Ve Dilekçe Aslı Diploma Klasörüne Konur. Diploma Defteri Öğrenci Tarafından Tarih Ve İmza İle Bilgileriyle Doldurtulur. Diplomanın Aslı Teslim Edilir. Noter Onaylı Bir Vekalet İle Bir Yakını Tarafından Diplomasını Alacak İse Vekaletnamesi de Dosyaya Konarak. İşlem Sonu

27 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 27 / 55 Yüzde 10 a Giren Öğrenci İşlemleri ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ Her Dönem Sonunda UBS Sisteminden İkinci Öğretim Programlarının Her Birinde % 10 luk Sıralamaya Giren Öğrenciler Tespit Edilir. % 10 luk Dilime Girmeye Hak Kazanan Öğrenci Listesi Karar Onaylanmak Üzere Yönetim Kuruluna Sunulur Yönetim Kurulunda Onaylana Öğrenci Listesi Alınır. Yönetim Kurulu Kararıyla Belirlenen Öğrencilerin UBS Sistemine Bilgileri İşlenir. İşlem Sonu

28 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 28 / 55 Ders Programının Sisteme Girilmesi ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI Belirlenen Dersler Tablo Halinde Üst Yazıyla Öğr. İşleri Daire Başkanlığına Gönderilir İlgili Yarı Yılda Açılacak Dersler Yönetim Kurulunca Belirlenir UBS Sisteminde Dersler Açılır Ders Programının Girilmesi İle İlgili Üst Yazı Gönderir Ders Programının USB Sistemine Girilmesi ( Dersin Günü, Saati, Öğretim Elemanı ) İşlem Sonu

29 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 29 / 55 Belge Verilmesi ( Öğrenci Belgesi, Transkript, Askerlik Belgesi, Disiplin Yazısı, Ders İçeriği Vb. ) İş Akış Şeması ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ Dilekçenin EBYS Sisteminden Onaylanarak Alınması İstenilen Belgenin Dilekçe İle Talep Edilmesi Dilekçede Sözü Edilen Belgelerin UBS Sisteminde Düzenlenerek EBYS ye Sistemine Aktarılması ve İmzaya Sunulması Belgelerin Elektronik İmza İle Onaylanması EBYS Sisteminde Onaylanan Belgelerin Çıktıları Alınarak Öğrenciye Teslim Edilmesi. İşlem Sonu Lise Diplomasının Fotokopisinin İlgili Öğrenciye Verilmesi Lise Diplomasının Onaylı Sureti, Ders İçerikleri, Transkript, Staj Defterlerinin Onaylı Suretleri Mühürlenerek Onaya Sunulması Söz Konusu Mühürlü Belgelerin Yüksekokul Sekreteri Tarafından İmzalanması ve Kaşelenmesi

30 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 30 / 55 Sınav Evraklarının Teslim Alınması, Arşivlenmesi ve İtiraz İşlemleri İş Akış Şeması ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ ÖĞRETİM ELEMANI İlan Olunan Vize, Final Veya Bütünleme Sınavlarının Sonunda İlgili Öğretin Elemanını Teslim Ettiği Sınav Tutanağı Zarfının Kapalı Şekilde İmza Karşılığı Alınması Tüm Sınav Dönemi Evraklarının Tamamı Programlar Halinde Gruplanarak İdarenin Belirlemiş Olduğu Arşive Kaldırılır. Bütünleme Sınavlarının Bitiminin Ardından Ders Değerlendirme Raporlarının Alınması Not Düzeltilmesi İstenen Öğrenci İçin Öğretim Elemanı Dilekçesi İşlem Sonu EBYS Sistemine Dilekçenin Girilmesi Ve Yönetim Kuruluna Sunulmak Üzere Hazırlanması Notlarına İtiraz Eden Öğrencilerden Dilekçe Alınması Not İtirazlarının Değerlendirilmesi ve Karara Bağlanması Yönetim Kurulu Tarafından Alınan Karar Doğrultusunda Öğrencinin Düzeltilen Notunun Rektörlük Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Üst Yazı ile Bildirilmesi Yönetim Kurulu Tarafından Not Düzeltme Kararı

31 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 31/ 55 Ek Sınav İş Akış Şeması ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ Öğrencinin Ek Sınavlara Girmeye Uygun Olup Olmadığının Kontrol Edilmesi Ve Tüm Başvuruların Yönetim Kuruluna Sunulmak Üzere Listelenmesi Akademik Takvimde Belirtilen Tarihlerde Ek Sınavlar İle İlgili Dilekçe İle Başvuruda Bulunurlar. Yönetim Kurulunda Karar Alınması Ek Sınavlara Girecek Öğrencilerin İlan Edilmesi Başarılı Olan Öğrencilerin Mezuniyet İşlemlerinin Başlatılması. Ek Sınav Evraklarının İlgili Öğretim Elemanından Alınarak Arşivlenmesi İşlem Sonu

32 Öğrenci İşleri İş Akış Şemaları 32 / 55 Mazeret Sınavları İş akış Şeması ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ İDARE ÖĞRENCİ Öğrencinin Mazeret Sınavına Girmeye Uygun Olup Olmadığının Kontrol Edilmesi Ve Tüm Başvuruların Yönetim Kuruluna Sunulmak Üzere Listelenmesi Vizelere Katılamayan Öğrencelerin Resmi Mazeretlerini Gösterir Belge ve Dilekçeli Başvurularının Alınması Yönetim Kurulunda Karar Alınması Mazeret Sınavına Girecek Öğrencilerin İlan Edilmesi Ek Sınav Evrakların İlgili Öğretim Elemanından Alınarak Arşivlenmesi İşlem Sonu

33 Mali İşler İş Akış Şemaları 33 / Mali İşler İş Akış Şemaları Mali Faaliyetlere İlişkin Başlıca Mevzuat Personel Ödemeleri İşlemleri Satın Alma, İhale İşlemleri 655 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2489 Sayılı Kefalet Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu 3843 Sayılı Yükseköğretim Kurumlarında İkili Öğretim Yapılması Hakkında Kanun 4505 Sayılı Temsil Tazminatı Ödenmesi Hakkında Kanun 4688 Sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme Kanunu 5434 Sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu 6245 Sayılı Harcırah Kanunu 375 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname 631 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname 2000/455 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2005/8681Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2006/10344 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2006/10808 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2008/13694 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2008/14012 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 161 Seri Numaralı Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği 162 Seri Numaralı Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği 2012/1 Sayılı Kamu Görevlileri Hakem Kurulu Kararı Yabancı Dil Tazminatı Miktarlarının Tespitine İlişkin Esaslar 4554 Sayılı Kamu İhale Kanunu 4555 Sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliğ

34 Mali İşler İş Akış Şemaları 34/ 55

35 Mali İşler İş Akış Şemaları 35 / 55

38 Mali İşler İş Akış Şemaları 38 / 55 Doğum Yardımı İş Akış Şeması

41 Personel İşleri İş Akış Şemaları 41 / Personel İşleri Faaliyetleri İş Akış Şemaları Personel İşleri Faaliyetlerine İlişkin Başlıca Mevzuat Personel Atama, Görevlendirme ve Özlük İşlemleri Disiplin ve Yargılama İşlemleri 655 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu 3843 Sayılı Yükseköğretim Kurumlarında İkili Öğretim Yapılması Hakkında Kanun 4505 Sayılı Temsil Tazminatı Ödenmesi Hakkında Kanun 5434 Sayılı Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı Kanunu 375 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname 631 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname 2000/455 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2005/8681Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2006/10344 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2006/10808 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2008/13694 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2008/14012 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2012/2543 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 2012/4092 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı 7/15554 Sayılı Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar (BKK) 83/7148 Yabancı Uyruklu Öğretim Elemanı Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar (BKK) 161 Seri Numaralı Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği 162 Seri Numaralı Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği 2012/1 Sayılı Kamu Görevlileri Hakem Kurulu Kararı Yabancı Dil Tazminatı Miktarlarının Tespitine İlişkin Esaslar 655 Sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 Sayılı Yükseköğretim Kanunu 2914 Sayılı Yükseköğretim Personel Kanunu 4483 Sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun Yükseköğretim Kurumları Yönetici, Öğretim Elemanı ve Memurları Disiplin Yönetmeliği Disiplin Kurulları ve Disiplin Amirleri Hakkında Yönetmelik

42 Personel İşleri İş Akış Şemaları 42 / 55 Personel Göreve Başlatma İş Akış Şeması

43 Personel İşleri İş Akış Şemaları 43 / 55

48 Taşınır Mal İşlemleri İş Akış Şemaları 48 / Taşınır Mal İşlemleri İş Akış Şemaları Taşınır Mal İşlemlerine İlişkin Başlıca Mevzuat 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu Türk Bayrağı Tüzüğü Taşınır Mal Yönetmeliği Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik Taşınır Mal Yönetmeliği Genel Tebliği (Sayı 1) Taşınır Mal Yönetmeliği Genel Tebliği (Sayı 2) Taşınır Mal Yönetmeliği Genel Tebliği (Sayı 3) Parasal Sınırlar ve Oranlar Hakkında Tebliği (İlgili Yıl)

49 Taşınır Mal İşlemleri İş Akış Şemaları 48/ 55

50 Taşınır Mal İşlemleri İş Akış Şemaları 50 / 55

51 Taşınır Mal İşlemleri İş Akış Şemaları 51 / 55 Bedelsiz Devir Kayıt İşlemi İş Akış Şeması

54 Teknik Hizmetler İş Akış Şemaları 54 / Teknik Hizmetler İş Akış Şemaları

55 Teknik Hizmetler İş Akış Şemaları 55 / 55