BT Maliyetlerinde Etkin Yönetim Stratejileri *

Transkript

1 PwC Türkiye V. Çözüm Ortaklığı Platformu BT Maliyetlerinde Etkin Yönetim Stratejileri * Anıl l Erkan, Kıdemli K Müdür, M Danış ışmanlık Hizmletleri Seda Babür, Danış ışman, Danış ışmanlık Hizmletleri PwC pwc

2 İçerik Bölüm I. Giriş: Neden BT Maliyet Yönetimi? BT Maliyet Yönetimi Neleri Kapsar? BT Maliyet Yönetiminin Faydaları Bölüm II. BT Maliyet Yönetimi Bölüm III. BT Maliyetlerinin Dağıtımı PricewaterhouseCoopers 2

3 Başlıca Konular Kurum içindeki BT harcamalarının gerçek tutarını biliyor muyuz? (Gizli BT harcamalarımız var mı?) Finans ve BT birimleri arasında etkin bilgi akışı sağlayabiliyor muyuz? (Finans ve BT birimleri verileri tutarlı mi? Mükerrer işler var mı?) Maliyetlerin Belirlenmesi BT harcamalarımızı şeffaf olarak değerlendirebiliyor muyuz? (Fırsatları yakalayabiliyor muyuz?) BT harcamalarımız yerel ve uluslar arası rakiplerimize / en iyi uygulamalara göre kıyaslayabiliyor muyuz? (Doğru yerlere doğru miktarda mı harcıyoruz? ) BT maliyetlerimizi kurum içinde etkin dağıtabiliyor muyuz? (Maliyet modelimiz kurumun BT kaynak ve kullanımını destekliyor mu? ) Üst yönetime BT harcamalarımızdan elde edilen değeri raporlayabiliyor muyuz? (Harcamaların katma değerini ölçebiliyor muyuz?) Değer Ölçümü PricewaterhouseCoopers 3

4 Bölüm I. Giriş: Neden BT Maliyet Yönetimi? BT Maliyetlerini Etkileyen Temel Unsurlar BT Maliyet Yönetiminin Faydaları Bölüm II. BT Maliyet Yönetimi Bölüm III. BT Maliyetlerinin Belirlenmesi ve Dağıtımı Bölüm IV. Özet ve Sonuçlar PricewaterhouseCoopers V. Çözüm Ortakları Platformu - 21 Aralık

5 Neden BT Maliyetleri? Finans ve BT birimleri ilişkileri BT harcamaları çoğu zaman kurumların en büyük 5 harcama kaleminden biri olsa de genelde finans birimleri BT harcamalarını kapalı bir kutu olarak görmektedirler. Son 3 üç yılda BT harcamaları Türkiye de %18 artmıştır. Finans ve BT birimleri arasında dil ve yetkinlik farklılıkları BT maliyetlerinin yönetimini zorlaştırmaktadır. BT harcamalarının şeffaflıktan uzak yönetimi BT hizmetlerinin değerinin ölçülmesini zorlaştırmaktadır. BT ve Finans birimleri arasında etkin olmayan veri akışı ve süreçler sebebiyle mükerrer işler ve tutarsız veriler bulunabilmektedir. PricewaterhouseCoopers 5

6 Güncel Örnekler Kurumun toplam BT harcama miktarına yakın gizli BT harcamalarının bulunması BT ve Finans birimleri arasında sabit kıymetlerin kayıtlarında tutarsızlık (amortisman hesaplarında, yazılım lisanslarında yanlış ya da tutarsız veriler) BT ve Finans birimleri harcamaların takibinde, bütçe hazırlanmasında, raporlamalarda mükerrer operasyonlar yapmakta Planlanan ve gerçekleşen BT yatırımlarında sürpriz maliyetler ortaya çıkması BT ve kurum arasında hedef uyumsuzluğu / tutarsızlığı (BT nin stratejik ortak olarak görülmemesi) BT harcamalarının birimlere dağıtımında etkin olmayan dağıtım anahtarlarının kullanımı PricewaterhouseCoopers 6

7 BT Maliyetlerinin Etkin Yönetilmesi Ne Fayda Sağlar? Finans Yöneticileri ve BT Yöneticileri açısından elde edilecek faydalar: BT birimi ve Finans birimi arasındaki veri akışının düzenlenmesi BT bütçe ve planların tutarlı olması BT harcamalarının şeffaf hale getirilmesi BT bütçe ve planlama üzerinde kontrol sağlanması BT ye harcanan bütçenin katma değerinin üst yönetime gösterilmesi BT Maliyetlerin Azaltılması PricewaterhouseCoopers 7

8 BT Maliyetlerini Etkileyen Unsurlar Kurum ve BT hedeflerinin uyumu İş süreçlerinin BT uygulamaları ile desteklenmesi Uygulama kalitesi teknik & işlevsel Uygulama kapsamı Uygulama mimarisi arayüzler& bütünleşme Düzenleyiciler BT hizmet teslimi Önceliklendirme BT performans yönetimi Kapasite, konfigürasyon Donanım sorunları Yazılım lisans sorunları Güvenlik / İş Devamlılık Süreçleri Kullanıcılar Uygulamalar BT Yönetim Süreçleri BT Altyapısı BT Hizmet Teslimi BT Hizmet Yönetimi BT Hizmet Yönetişimi BT nin işletilmesi Kalite ve Kapsam Yönetişim & İdare BT kaynakları & teknoloji BT Harcamaları bu faktörlerden herhangi biri, BT harcamalarının beklenenden fazla ya da az olmasını etkileyebilir. PricewaterhouseCoopers 8

9 Bölüm I. Giriş: Neden BT Maliyet Yönetimi? BT Maliyet Yönetimi Neleri Kapsar? BT Maliyet Yönetiminin Faydaları Bölüm II. BT Maliyet Yönetimi Bölüm III. BT Maliyetlerinin Belirlenmesi ve Dağıtımı Bölüm IV. Özet ve Sonuçlar PricewaterhouseCoopers V. Çözüm Ortakları Platformu - 21 Aralık

10 BT Maliyet Yönetimi Neleri Kapsar? Belirleme ve Analiz - Şeffaflık, toplam maliyet Maliyet dağıtımı - Kaynaklar, aktiviteler, kullanım PricewaterhouseCoopers 10

11 BT Maliyet Yönetiminde Olgunluk Seviyeleri Değer Maliyetlerin Azaltılması Sahiplik & Dağıtım Maliyetlerin kime ait olduğuna açıklık getirilmesi Verimlilik Sabit ve değişken maliyetlerin kontrol altına alınması Şeffaflık Raporlama Maliyet yönetimi ve ölçümü için yapısal uygulamalar Raporlama biçimlerinin iyileştirilmesi PricewaterhouseCoopers 11

12 BT Maliyet Yönetiminde Olgunluk Seviyeleri - Şeffaflık Toplam BT harcamalarının yıllara göre eğilimi BT harcamalarının kırılımlarındaki (teknoloji, personel, vb) eğilim BT harcamalarının alt kırımlarındaki eğilim (ör. Teknoloji harcamaları içinde bakım giderleri yüzdesi) BT harcamalarının kurumun yıllık karına, sermaye giderlerine (capex) ve işletme giderlerine (opex) olan oran yüzdesi BT harcamalarındaki artışın gelir büyüme hızıyla karşılaştırılması BT çalışan sayısının artış hızı ile kurumun toplam çalışanların/ BT kullanıcılarının büyüme hızının karşılaştırılması Kıyaslama (Benchmark) BT harcamalarının net işletme maliyeti içinde yüzdesinin yıllara göre eğilimi PricewaterhouseCoopers 12

13 BT Maliyet Yönetiminde Olgunluk Seviyeleri - Verimlilik, Değer Her bir iş süreci başına BT harcamaları BT departmanı dışında yapılan BT harcamaları (gizli BT harcamaları) Yıllara göre BT harcamalarının sabit ve değişken harcamalar olarak yüzde eğilimi Tedarikçi başına BT harcamaları dağılımı Yıllara göre BT personel sayısının BT birimi/ hizmetleri içinde dağılım eğilimi Kıyaslama (Benchmark) PricewaterhouseCoopers 13

14 Hesap planı girdi ve çıktı birimlerini yansıtmalıdır Girdi birimleri BT harcamaları kaynakları Çıktı birimleri Servis, girdinin uygulandığı alan veya aktivite Kategori Mali Yıl ÖRNEK Konum: Teknoloji Personel Dış Diğer Toplam Servis Yönetimi eg. Strateji & Mimari Teknoloji araştırması Tedarikçi Yönetimi Yönetişim Performans Yönetimi Eğitim İletişim Güvenlik İş devamlılığı Servis gerçekleştirme Günlük İşler İşletme Dönüşümü Kullanım HW SW Kira/ Lease/ Lisans Bölüm Bakım HW SW HW SW HW SW FTE Maliyet Maliyet Maliyet Toplam PricewaterhouseCoopers 14

15 Örnek Veriler Aktif varlık zengini Bilgi zengini Performans Ölçüleri X-Ind Endüstriyel Eğitim, Enerji Tüketici Hizmetler Teknoloji Sağlık Finansal Hizmetler 1 Gelir yüzdesi olarak BT harcamaları 3.88% 1.0% - 3.4% 2.1% - 7.2% 1.0% - 4.5% 1.2% - 3.8% 0.6% - 4.4% 3.3% - 8.7% 3.4% - 8.5% 2 Toplam işletim bütçesi içinde yüzde olarak BT işletim bütçesi 2.79% 1.35% % % 6.70% 1.35% % 1.52% % 2.44% % 5.28% % 3.24% % 3 BT personeli tarafından desteklenen son kullanıcı sayısı Tüm çalışanlar içinde yüzde olarak BT personeli 5.59% % 1.44% 6.05% 3.3% % 4.70% % 3.70% % 4.7% - 5.6% ÖRNEK 5.06% % 3.1% % 5 Tüm BT personeli içinde yüzde olarak sözleşmeliler 3.9% - 5.6% 5.0% - 8.5% 2.2% % 5.3% - 7.7% 1.3% - 3.2% 2.6% - 5.2% N/A 5.2% - 5.3% 6 Toplam gelir içinde yüzde olarak gizli BT harcamaları 0.33% % 0.10% % 0.16% % 0.22% % 0.10% % 0.29% % 0.98% % 0.08% % 7 Yüzde olarak ARGE YE harcanan BT harcamaları 6.8% 1.3% - 3.0% 8.6% - 9.1% 2.9% - 3.2% 3.0% - 3.9% 9.2% % 19.5% % 1.0% - 1.7% PricewaterhouseCoopers 15

16 Bölüm I. Giriş: Neden BT Maliyet Yönetimi? BT Maliyet Yönetimi Neleri Kapsar? BT Maliyet Yönetiminin Faydaları Bölüm II. BT Maliyet Yönetimi Bölüm III. BT Maliyetlerinin Dağıtımı Bölüm IV. Özet ve Sonuçlar PricewaterhouseCoopers V. Çözüm Ortakları Platformu - 21 Aralık

17 BT Maliyet ve Dağıtım Modeli Kapsamı Şeffaflık Servis ve Hizmet Analizi BT Servis Portföyü BT Uygulama Portföyü Süreçiyileştirme Mükerrer işler, etkin veri akışı Maliyet Azaltma Fırsatları Maliyet Modeli Dağıtım Aktivite/ ürün başına maliyet Planlama & kontrol Altyapıya entegre Yönetim Raporlarına entegre Değer Yaratma ve Ölçme PricewaterhouseCoopers 17

18 BT maliyetlerinin belirlenmesinde baz alınan Maliyet Yönetimi Yaklaşımları Faaliyet Tabanlı Maliyet (FTM) Yönetimi Genel Giderleri yaratan faaliyetlerin tespiti. Maliyetlerin Maliyet Havuzlarına toplanması. Faaliyetlerin maliyet unsurlarının tespiti (the cost drivers). Maliyetlerin ürünler ile ilişkilendirilmesi. Kaynaklar Faaliyetler Maliyet Unsurları Çalışanlar Tesisler Sistemler Faaliyet 1 Faaliyet 2 Faaliyet n Ürünler Müşteriler Dağıtım Kanalları Zamana Dayalı FTM Yönetimi Zamana dayalıdır,bir dakika maliyetinin hesabını esas alır. Daha basit, maliyeti düşük ve uygulaması daha hızlıdır. Zamana Dayalı FTM birimin gerçek kapasitesi, bir birimin ilgili kapasite ile yapılma maliyeti ve kapasitenin hangi faaliyetler ve ürünler ile ilgili olduğuna odaklanır. PricewaterhouseCoopers 18

19 Maliyet ve Dağıtım Modeli Kaynak Havuzları Süreçlerle ilişkilendirilmesi Süreç elemanları Kullanımlarla ilişkilendirilmesi Ürünler Servisler Birim Birim Birim Müşteri Müşteri Müşteri Maliyet Personel BT harcamaları Genel giderler Kaynaklar Personel Donanım Yazılım Network vb. Süre Dağıtım anahtarları Süreç elemanları Maliyet unsurları BT süreçleri bileşenleri BT Iç PC Süreçleri ve sunucular Network vb. Saat Dağıtım anahtarları Ek ücretler (Surcharge) Ürünler ve Servisler Kullanım: Uygulamalar # kullanıcı Projeler # arama Ek hizmetler kullanılan BT Dışkapasite Süreçlerii vb. Departman Birim Müşteri PricewaterhouseCoopers 19

20 FTM Analizlerinden Örnekler Kümülatif Kazanç ÖRNEK FTM analizi Müşteri Karlılık Portföyü Müşteri A Müşteri B Clients sorted on profit contribution Geleneksel Maliyetlendirme Müşteri C Teorik Kazanç Seviyesi Raporlanan Kazanç Seviyesi Geleneksel Maliyetlendirme düşük hacimli ve standart ürünleri / müşterileri/ servisleri daha az maliyetli gösterir. FTM maliyet unsurlarında şeffaflık sağlayarak her bir müşteri/ ürün bazında karlılık analizi yapılmasına olanak verir. X Faaliyeti için Kapasite Kullanımı Kullanım Kapasitesi Doğrusal ilişki Mevcut Kullanılan Gereken Maliyet Unsurları (Cost driver) Zamana Dayalı Faaliyet Tabanlı Maliyetlendirme yaklaşımında kapasite biriminin ve faaliyetlerin bir dakika maliyetleri esas alınır. Bu yaklaşımda her bir ürün ya da müşteriden gelen kaynak ihtiyaçları göz önünde tutulur. Ayrıca bu yaklaşımla kapasite kullanımının yanısıra maliyet azaltımı ve süreç iyileştirme fırsatları da belirlenebilir. PricewaterhouseCoopers 20

21 Bölüm I. Giriş: BT Maliyet Yönetimi Nedir? Neden BT Maliyet Yönetimi? BT ve Finans Birimleri İlişkisi BT Maliyet Yönetiminin Faydaları Bölüm II. BT Maliyet Yönetimi Temel Ölçütler Bölüm III. BT Maliyetlerinin Belirlenmesi ve Dağıtımı Bölüm IV. Özet PricewaterhouseCoopers V. Çözüm Ortakları Platformu - 21 Aralık

22 Başlıca Konular Kurum içindeki BT harcamalarının gerçek tutarını biliyor muyuz? (Gizli BT harcamalarımız var mı?) Finans ve BT birimleri arasında etkin bilgi akışı sağlayabiliyor muyuz? (Finans ve BT birimleri verileri tutarlı mi? Mükerrer işler var mı?) BT harcamalarımızı şeffaf olarak değerlendirebiliyor muyuz? (Fırsatları yakalayabiliyor muyuz?) BT harcamalarımız yerel ve uluslar arası rakiplerimize / en iyi uygulamalara göre kıyaslayabiliyor muyuz? (Doğru yerlere doğru miktarda mı harcıyoruz? ) BT maliyetlerimizi kurum içinde etkin dağıtabiliyor muyuz? (Maliyet modelimiz kurumun BT kaynak ve kullanımını destekliyor mu? ) Üst yönetime BT harcamalarımızdan elde edilen değeri raporlayabiliyor muyuz? (Harcamaların katma değerini ölçebiliyor muyuz?) PricewaterhouseCoopers 22

23 Özet Kurumun BT Maliyetlerini etkin olarak yönetebilmesi için Finans ve BT birimlerinin yakın çalışması gereklidir. Maliyetlerin Belirlenmesi BT Maliyetlerinden elde edilen değerin gösterilebilmesi için gerek Finans gerekse BT birimlerine önemli roller düşmektedir: BT Maliyetlerinin toplam değerinin belirlenmesi Şeffaflaştırılması ve ölçümü BT bütçe ve planlama süreçlerinin verimliliği Kurum yapısına uygun bir BT maliyet modeli geliştirilmesi Değer Ölçümü PricewaterhouseCoopers 23

24 Detaylı bilgi için Orhan Cem Danışmanlık Hizmetleri Lideri Anıl Erkan Kıdemli Müdür Seda Babür Danışman PricewaterhouseCoopers 24

25 PwC PricewaterhouseCoopers 25