VERİ TABANI UYGULAMALARI

Transkript

1 V. Ünite VERİ TABANI UYGULAMALARI A. BAŞLANGIÇ B. BİR VERİ TABANI YARATMA C. FORMLARIN KULLANIMI D. BİLGİYE ERİŞİM E. RAPORLAMA 127

2 A BAŞLANGIÇ Konuya Hazırlık 1. Veri tabanı programları hangi amaç için kullanılmaktadır? Veri tabanı, bir konuyla ilgili pek çok kaydın tutulduğu bir bilgi havuzudur. Veri tabanı programları, bilgi havuzunu oluşturmak ve veri tabanından istenilen bilgiyi istenildiği şekilde alıp kullanmayı sağlar. Günümüzde kullanılan birçok veri tabanı programı vardır. Bunlardan bir tanesi ise Microsoft Office 2007 paketinde yer alan Access 2007 veri tabanı programıdır. Access bilgileri birbiriyle ilişkili birden fazla tabloda depolayarak ilişkisel veri tabanı olarak bilinen veri tabanları oluşturur. Bilgiler doğru düzenlenmişse bir ilişkisel veri tabanındaki birden fazla tabloyu tek bir depolama alanı gibi kullanarak bilgileri gereksinimlerinizi karşılayan herhangi bir düzende elektronik olarak süzebilirsiniz. Tablo, Access içinde kullanabileceğiniz nesnelerden yalnızca biridir. Diğer nesne türleri arasında sorgular, formlar, raporlar, makrolar ve modüller yer almaktadır. Tablolar, temel veri tabanı nesnesidir. Tabloların amacı bilgileri depolamaktır. Diğer bütün veri tabanı nesnelerinin amacı bir veya birden fazla tabloyla etkileşimde bulunmaktır. Bir Access ver itabanı bileşeni binlerce tablo içerebilir ve her tablonun içerdiği kayıtların sayısı öncelikle sabit diskinizdeki boş alanla sınırlıdır. Sorgular, bilgileri bulmak için kullanılır ve böylece bilgileri çeşitli yollarla görüntüleyebilir, değiştirebilir ve çözümleyebilir. Formlar, tablolarda depolanan bilgilerin girilmesini, alınmasını, görüntülenmesini ve yazdırılmasını kullanıcılar için kolay hâle getirir. Form aslında kullanıcılara bilgiler veren ve onların girdiği bilgileri kabul eden denetimlerin olduğu bir penceredir. Raporlar, tablolardaki bilgileri bilgisayar ekranında veya kâğıt üzerinden güzelce biçimlendirilmiş ve kolay erişebilecek şekilde gösterir. Raporda çok sayıda tablo ve sorgudan gelen bilgiler, veri tabanındaki bilgilerden hesaplanan değerlerler, üstbilgi, altbilgi başlık gibi biçimlendirme öğeleri bulunur. Makrolar, standart veri tabanı işlemlerinin daha az deneyimli kullanıcıların veri tabanında çalışmasına yardım edecek komut düğmeleri şeklinde olmalarını sağlamak için kullanılır. Modüller, VBA programlarıdır. Makrolar birçok işlemi otomatik hâle getirseler bile VBA makroların yerine getiremeyeceği kadar zor görevleri yapar. 1. VERI TABANIYLA İLK ADIMLAR Access 2007 Microsof Office 2007 sisteminin bir parçası olduğu için Ofis menüsü, Hızlı Erişim Araç Çubuğu, Şerit ve Iletişim kutuları gibi temel arabirim nesneleri, diğer Office 2007 ürünlerindekilere benzemektedir. Ancak bu ürün ve programlardan daha ileri boyutları olması dolayısıyla Access, ona alışıncaya kadar size karmaşık gelebilir. a. Veri tabanı uygulamasını açma: Access veri tabanı uygulamasını açmak için Başlat menüsü/tüm programlar/microsoft Office menüsünden Microsoft Office Access 2007 seçeneği seçilir. Yeni Access veri tabanı penceresi arabirimi kullanıcıların genel olarak bir veri tabanıyla veya veri tabanı nesnesiyle çalışma şeklini yansıtacak şekilde tasarlanmıştır (Resim 5.1). Resim 5.1: Veri tabanı uygulamasını açma 128

3 Access penceresi diğer ofis uygulamalarına benzerdir, onlardan farklı olarak Gezinti Bölmesi bulunmaktadır. Gezinti Bölmesi veri tabanı nesnelerinin süzülmüş listelerini görüntüler. Listede yer alan nesneleri liste başlığını sonra da görüntülemek istediğiniz nesne kategorisini veya grubunu tıklayarak değiştirebilirsiniz. b. Mevcut veri tabanını açma: Access i veri tabanı açmadan başlatıldığında Microsoft Office Access ile Başlarken penceresi görürsünüz. Bu pencerede en son açılan veri tabanları bölümünden veri tabanı açılabilir. Eğer açılacak veri tabanı bu listede yoksa bu bölümde yer alan Tümü seçeneği ile veri tabanı açma penceresi gelir ve buradan veri tabanı seçilerek açılır. Açılacak veri tabanı daha önce çalışılan bir veri tabanı olabileceği gibi herhangi bir veri tabanı da olabilir (Resim 5.2). Resim 5.2: Mevcut veri tabanını açma ek bilgi Mevcut veri tabanını açmak için diğer ofis programlarında olduğu gibi ofis düğmesinden aç seçeneği kullanılabileceği gibi Ctrl + O kısayolu da kullanılabilir. c. Veri tabanı içindeki kaydı değiştirme: Veri tabanı içindeki kayıtlar tablolarda tutulmaktadır. Access açıldığında veri tabanı bileşenlerine gezinti bölmesinden ulaşılmaktadır. Gezinti bölmesi içinde yer alan tabloya çitf tıklandığında tablo içinde var olan kayıtlar görüntülenir. Değiştirilecek kayda tıklayıp kayıt değiştirme işlemi klavye ile gerçekleştirilir. Değişiklik yapıldıktan sonra tablo doğrudan kapatılabilir (Resim 5.3). Resim 5.3: Veri tabanı içindeki kaydı değiştirme 129

4 ç. Kaydetme: Veri tabanı içinde yapılan değişikliklerden sonra kayıt işlemi diğer ofis uygulamalarıyla aynıdır. Kayıt işlemi Ofis düğmesinden kaydet, Hızlı Erişim araç çubuğu üzerinden Kaydet veya klavyeden Ctrl+ S kısa yoluyla yapılabilir. Eğer veri tabanı türü değişikliği veya isim değiştirme işlemleri gerekiyorsa Ofis düğmesinden Farklı Kaydet seçeneği kullanılır. d. Veri tabanını kapatma: Veri tabanını kapatmak için Ofis düğmesinden Access ten Çık seçeneği kullanılabilir. Başlık çubuğu üzerinde bulunan kapat düğmesi de kullanılabilir. e. Yardım fonksiyonlarını kullanma: Access te şeridin en sağında bulunan simgesine tıklandığında Access Yardım penceresi açılır. Pencere üzerinde bulunan arama çubuğuna konu yazılarak istenilen konu hakkında yardım alınır. Access yardım penceresin alt kısmından istenirse yardım çevrim içi (online) olarak alınır (Resim 5.4). Resim 5.4: Access yardım penceresi 2. TEMEL AYARLARI YAPMA Access 2007 diğer ofis ürünlerinde olduğu gibi sekmeli yapıdan oluşmaktadır. Komut düğmeleri sekmeler altında derli toplu bir şekildedir. Her şeyin daha derli toplu olması yapılacak işleme ait komutlara daha kolay erişilmesini sağlamaktadır. a. Veri tabanı uygulamasının sayfa görünümünü değiştirme: Sayfa görünümleri Giriş sekmesi Görünümler grubunda Görünüm düğmesinden değiştirilmektedir. Access te standart bir sayfa görünümü yoktur. Farklı veri tabanı bileşenlerinin kendine has görünümleri vardır. Access te veri tabanları ve görünüm türleri şöyledir: Tablolarda; Veri Sayfası, Özet Tablo, Özet Grafik ve Tasarım görünümleri yer alır. Formlarda; Form, Düzen ve Tasarım görünümleri yer alır. Sorgularda; Veri Sayfası, Özet Tablo, Özet Grafik, SQL Göster, Tasarım Görünümleri yer alır. Raporlarda; Rapor Görünümü, Baskı önizleme, Düzen Görünümü, Tasarım Görümleri yer alır (Resim 5.5). Resim 5.5: Tablo görünümleri 130

5 b. Araç çubuğu özelliklerini değiştirme: Access diğer ofis 2007 ürünlerinde olduğu gibi sekmeli yapıdan oluşmaktadır. Işlemlere ait komutlar sekmeler altında yer almaktadır. Bunun haricinde sık kullanılan işlemler için Hızlı Erişim Araç Çubuğu mevcuttur. Hızlı erişim araç çubuğu Özelleştir düğmesi ile açılan pencereden yeni komutlar eklenebileceği gibi bu pencerede olmayan komutlar Diğer Komutlar seçeneğine tıklanarak eklenir. Değerlendirme Soruları Aşağıdaki tümcelerin noktalı yerlerini doğru sözcüklerle doldurunuz. 1. Veri tabanında yer alan bir kaydı değiştirmek için değiştirilecek kaydın üzerine bir kez.. yeterlidir. 2. Access te veri tabanı bileşenlerinin kendilerine has.. türleri vardır. Aşağıdaki soruları yanıtlayınız. 3. Aşağıdakilerden hangisi bir veri tabanı bileşeni değildir? A) Tablo B) Form C) Rapor D) Sorgu E) Izgara 4. Aşağıdakilerden hangisi tablolarda depolanan bilgilerin alınmasını, görüntülenmesini ve yazdırılmasını kullanıcılar için kolay hâle getiren veri tabanı bileşenidir? A) Tablo B) Form C) Makro D) Modül E) Sorgu 5. Modül nedir? Kısaca tanımlayınız