OFFICE 365 GENEL BAKIŞ

Transkript

1 OFFICE 365 GENEL BAKIŞ Microsoft StaffHub EZGİ CAN MICROSOFT MVP

2 İÇİNDEKİLER Microsoft StaffHub... 2 Microsoft StaffHub Yönetici Ayarları... 3 Microsoft StaffHub Özellikleri... 9 Zamanlama... 9 Ekip Dosyalar Ekip Ayarları... 17

3 Microsoft StaffHub Çalışma hayatında zamanlama ve zaman yönetimi iş verimliliğini etkileyen önemli noktalardan biridir. Firmalarda farklı çalışma saatlerine sahip çalışan profilleri yer almaktadır. Kimileri sabit mesai saatlerinde çalışırken kimileri de vardiya Sistemleri ile çalışır. Firmalar ve çalışanlar açısından sabit mesai saatlerinden çok vardiya sistemi ile çalışanların zaman planlamalarını yapmakta ve yönetmekte zorluklar yaşanabiliyor. Vardiya sistemlerinde ekipler olarak çalışmanın ve ekip üyelerinin birbirlerinin devamı şeklinde çalışmaları getirdiği süreçler söz konusudur. Bu noktada Office 365, ekip içerisinde vardiyaların takip edildiği, durum göre vardiya değişikliklerinin takip edildiği, izin taleplerinin yapıldığı ve yönetildiği, ekip olarak kullanılacak bilgi havuzlarının oluşturulduğu Microsoft StafHub I kullanıcılara sunmaktadır. Microsoft StaffHub, personel çalışanlarının günlük aktivitelerini zamanlama yönetimi, bilgi paylaşımı ve diğer işle ilgili uygulamalar ve kaynaklarla bağlantı kurma becerisi ile yönetmesine yardımcı olmak için tasarlanan tüm cihazlarınızda çalışan bulut tabanlı bir platformdur. Hedef kitlelerin başında Firstline çalışanlar olup, ekip için vardiya programlarını kolayca oluşturup yönetmelerine yardımcı olur ve ilgili bilgileri sağlar. Ekip yöneticilerinin ekip zamanlamaları oluşturmasına, atamasına ve yönetmesine ve dosyaları paylaşmasına olanak tanır. Yönetici ve ekip üyeleri, StaffHub'u kullanarak, örneğin personel vardiya çizelgesini değiştirmek istediğinde olduğu gibi birbirleriyle de iletişim kurabilir. Microsoft StaffHub a Office 365 portalından erişim sağlamanın yanı sıra mobil uygulamasının kullanımı da önemli yer tutmaktadır. StaffHub ayarları içerisinde ekip üyelerinin mobil uygulama kullanmasını sağlayacak davetiyeler gönderilmekte olup, mobil uygulama üzerinden üyelerin kullanması hedeflenmektedir. Uygulama üzerinden planlama yapılabilir, planlamalarda düzenlemeler yapılabilir, ekipler arası iletişim kurulabilir veya paylaşımlar yapılabilir.

4 Microsoft StaffHub Yönetici Ayarları Microsoft StaffHub, etkinleştirilmesi ya da kapatılması Office 365 Yönetici Merkezi nden aktif edilebilir ya da güncelleştirebilir. Bunun ile ilgili ayarlar Ayarlar bölümündeki Hizmet ve eklentiler deki StaffHub başlığından yapılır. Kuruluşunuz için StaffHub ayarlarını güncelleştirin e tıklandığında yönetici ayarlarının bulunduğu arayüz görüntülenir. Yönetici Ayarları bölümünde Microsoft StaffHub I Etkinleştir ile StaffHub uygulamasının etkinleştirilmesi ya da kapatılması, Otomatik Olarak Sağlanan Hesaplar bölümünde Microsoft StaffHub ın, Office 365 hesabı oluşturulmasına izin verilir ve Güvenlik Grubu oluşturulur. Eklenen kullanıcılar bu gruba eklenir. Bu özellik sayesinde ek yük getirmeden kullanıcıların oluşturulması ve istenilirse ilgili güvenlik grubu sayesinde izlenmesi ve raporlanması yapılır. Office 365 Gruplarını Kullanma bölümünde ise StaffHub ın Office 365 Grupları nı nasıl kullanacağı belirlenir. Ekip Özel Alanları bölümünde yöneticilerin yeni ekip oluştururken, ekip ile ilgili yer alması istenilen alanlar yapılandırılır. Girilen ek alanlar raporlarda da gösterilir. Çalışan Kaynakları bölümünde kullanıcıların erişmesi gereken önemli iç kaynaklar ve PowerApps uygulamalarına yönelik bağlantıları sağlar. İlgili URL ve başlığın eklenmesi ile kullanıcıların kullanacağı kaynaklar tanımlanır.

5 Gerekli ayarların yapılmasının ardından kullanıcılara lisans atama işlemi yapılır. StaffHub özelliği bulunan lisansların içerisinde Microsoft StaffHub alt başlığı yer almaktadır. Lisans ataması yapılan kullanıcılar Microsoft StaffHub kullanmaya başlar.

6 Microsoft StaffHub Ekip Oluşturma Microsoft StaffHub özelliğinin kullanımına iki açıdan bakmak gerekir. Bunlardan birisi ekiplerin yöneticileri diğeri ise hedef kitle olan firstline workers lar tarafındandır. Yöneticiler gerekli ekipleri oluşturur ve gerekli ayarlamaları yaparken, firstline workers lar ise bu ayarlar doğrultusunda StaffHub uygulamasını kullanır. Microsoft StaffHub ta öncelikle ekipler oluşturulur. Bu ekip içerisinde gruplar oluşturulup, grupların içerisine de kullanıcılar ve vardiyaların tanımlamaları yapılandırılır. Ekip oluşturmak için Office 365 portalından StaffHub seçilir.

7 StaffHub seçilmesinin ardından Hoş geldiniz arayüzü yer alır. Bu ekran kurulum yapılacak ilk arayüzdür. Buradaki ekip oluşturulması ve ekip üyeleri ile ilgili işlemlerin yapılacağı ile ilgili bilgilendirme vardır. Kurulumu başlat ile devam edilir. Ekibinizi adlandırın bölümünde ekibe ad verilir. Buradaki ekip, StaffHub kullanacak kişilerden oluşmalıdır. Burada belirlenen ekip adı ile Office 365 yönetici panelinde Office 365 Grup oluşur. Bu da StaffHub ın arka planda Office 365 Grup ile çalıştığını gösterir. İlgili ekip adı verildikten sonra Devam seçeneğine tıklanır.

8 Ekibinizin saat dilimini onaylayın bölümünde Ekip saat dilimi, En yakın şehir ve gerkli onaylama işlemi yapılır. Devam a tıklanır. Microsoft Staffhub uygulamasının Office 365 portal dışında mobil uygulaması da vardır. Mobil uygulaması sayesinde kullanıcılar zamanlamalarını görüntüler, vardiyalarında değişiklik talep edebilir, sohbet edebilir, dosyalarına erişim sağlayabilir yani StaffHub özelliklerini aktif şekilde kullanır. Mobil uygulamayı edinin bölümünde telefon numarası girilerek bağlantı bilgisinin ilgili telefona iletilmesi sağlanır veya Şimdilik atla seçeneği ile devam edilir.

9 Oluşturulan ekibe üye ekleme işlemi ve eklenen kullanıcıları mobil uygulamaya davet etmek için telefon ve iş e-posta adresinin eklenmesi Ekibinizde kimler var? bölümünde yapılır. Ekibin oluşturulmasından sonra da ekip üyelerinin ekleneceği ve yönetileceği arayüzler StaffHub içerisinde yer almaktadır. İlgili işlemlerin tamamlanmasından sonra Kurulumu bitir ile StaffHub ekip oluşturma işlemi tamamlanır. Kurulumun tamamlanmasının ardından StaffHub arayüzü kullanıcıları karşılar. Burada ana 3 başlık olan Zamanlama, Ekip, Dosyalar yer almaktadır. Zamanlama bölümünde gruplar oluşturulur, grup üyeleri eklenir, vardiyalar ve/veya izinler tanımlanır ve takvimde çizelgeler olarak görünümler yer alır. Ekip bölümünde ekip üyeleri ve ayarları yer alır. Dosyalar bölümünde ekibin kullanacağı dosyalar ya da URL ler tanımlanır ve görüntülenir.

10 Microsoft StaffHub Özellikleri Zamanlama Zamanlama bölümü vardiyaların ve/veya izinlerin oluşturulması, görüntülenmesi ve güncelleştirmesi sağlanır. Bu arayüz kullanıcıların ve ekip yöneticilerin zaman çizelgesidir. Ekip içerisinde gruplar oluşturulur ve grup bazlı zamanlama planları yapılır. Takvim görüntüsüne sahip arayüzde ekip üyelerinin günlük, haftalık, aylık iş planları görüntülenir. İstenilirse bir önceki haftanın planı Geçen haftayı kopyala ile ilgili haftaya kopyalanabilir. Ekip içerisindeki üyelerin vardiya ve/veya izin tanımlamaları ilgili gündeki ile yapılır. tıklandığında 1 numaralı arayüz açılır ve Vardiya ekle, İzin ekle ve Kopyala seçenekleri çıkar. 2 Numara ile gösterilen bölümde ekibe üye eklenir. Üye ekleme ile devam edildiğinde şekildeki arayüz görüntülenir. Ekle başlığında yer alan Ad kısmında eklenecek üyenin isim bilgisi girilir. Kurulum sırasında da karşılaşılan kullanıcılara uygulama indirme bağlantısının iletileceği telefon bilgisi veya e-posta bilgisi doldurulur. Buradaki bilgiler otomatik olarak Office 365 kullanıcı bilgilerinden gelir. Eklenen üyenin istenilirse yönetici rolüne ataması Yönetici başlığında sağlanır. İlgili bilgilerin girilmesinin ardından Kaydet ve davet et ile devam edilir.

11 Şekilde de görüldüğü üzere kullanıcı ekleme işlemi yapılır ve zamanlama çizelgesinde kullanıcı görüntülenir. Kullanıcıya ise StaffHub ile ilgili davetiye bilgisi iletilir.

12 Ekip üyelerine vardiya ekleme işlemi için zamanlama bölümünde ilgili kullanıcının vardiya gününe gelinir, ya tıklanır ve Vardiya ekle ile devam edilir. Vardiya ekle başlığında kullanıcının vardiyası ile ilgili detaylar girilir. Vardiya ekle başlığının altında vardiya eklenecek üyenin adı görünür. Vardiyanın başlanğıç ve bitiş zamanı belirlenir. Ilgili vardiyayı temsil edecek tema ayarı yapılır ve vardiyaya özel etiket belirlenir. Örnekte de göründüğü üzere sarı renkli tema Shift-II yi temsil etmektedir. Notlar bölümünde ilgili vardiya ile ilgili not bilgisi eklenir. Etkinlikler bölümünde ise öğle yemeği, mola gibi etkinliklere ait zaman bilgileri tanımlanır. Böylelikle ilgili vardiyaya bakıldığında vardiya zamanı ve detayları, yemek zamanı, mola saatleri tüm detaylar görüntülenir. İlgili ayarların yapılmasının ardından vardiya bilgisi istenilirse paylaşılabilir. İstenilirse Kaydet ile devam edilir ve gerekli ayarların yapılmasından sonra Ekiple paylaş ile de paylaştırılabilir.

13 Eklenen vardiyalar, özellikleri ile beraber başka günlerde başka kullanıcılara da tanımlanabilir. Vardiya araması ile zamanlama çizelgesine önceden tanımlanan vardiyaların araması yapılır. İzin ekle ile ise üyelerin izinleri tanımlanır. İzin ekle ile devam edildiğinde izin ile ilgili detayların girildiği İzin Ata başlığı görüntülenir. İzin Ata bölümünde izin ile ilgili başlangıç tarihi, saati, bitiş tarihi ve saati, izin nedeni, izine ait tema ataması ve izin ile ilgili notlar girilir. Eğer izin tüm gün kullanılacak ise de Tüm gün seçeneği işaretlenir. İzin ile ilgili ayarların yapılmasından sonra Kaydet ile devam edilir.

14 Vardiya durumları ve izin durumları belirlendikten sonra yani ekip üyelerinin zamanlama planlarının yapılmasının ardından ilgili zamanlamanın ekip ile paylaşımı yapılabilir. Bunun için Ekiple paylaş seçeneğine tıklanır. Paylaşılmak istenilen günler Ekibinizle paylaşın bölümündeki takvimden seçilir. Paylaşılan zamanlama bilgisi ile bildirimlerin gönderileceği kişiler için iki seçenek bulunmaktadır. Zamanlama çizelgesinin ilgili günleri Tüm ekibiniz seçeneği ile tüm ekiple ya da Yalnızca etiketlenen ekip üyeleri seçeneği ile etiketlenen üyelerle paylaştırılabilir. İlgili ayarların seçilmesinden sonra Paylaş ile devam edilir. Zamanlama bölümüne dair görünüm ayarları günlük, haftalık ya da aylık yapılabildiği gibi Kişiler görünümü ile kullanıcıların günlere göre ya da Vardiyalar görünümü ile vardiyaların günlere göre durumunu da gösterebilir. Şekilde Vardiyaların görünümü ile vardiya bazlı takvim durumu görüntülenmektedir. Böylelikle hangi vardiyalar hangi günlerde buna dair bilgi edinir. İlgili günün üzerine gelindiğinde o güne ait üyeler görüntülenir.

15 Ekip Ekip bölümünde oluşturulan ekibe, ekip üyesi ekleme, ekip üyelerinde değişiklikler yapılır, ekip ile ilgili durum bilgileri görüntülenir. Ekip üyesi ekle seçeneğine tıklandığında eklenecek kişinin adı girilir, telefon bilgisi ve e-posta bilgisi tanımlanır. Buradaki bilgiler Office 365 kullanıcı bilgilerinden otomatik gelmektedir. Telefon ve e-posta bilgisine StaffHub uygulamasının indirme bağlantıları iletilecektir. Bu arayüz de kullanıcıya istenilirse yönetici rolü atanabilir. Tüm ayarların yapılmasının ardından Kaydet ile devam edilir. Eklenmiş olan kullanıcılarda değişiklik yapılmak istenilmesi durumunda ilgili kullanıcı seçilir ve ekleme işlemindeki seçeneklerde değişiklikler yapılır. Örneğin eklenen herhangi kullanıcının yönetici olarak atanması gerektiği durumda, ilgili kullanıcıya tıklanır ve yönetici ayarı aktif edilir. Ekip bölümünde ekip üyelerinin durum bilgileri görüntülenir. Ekip üyelerinin isimleri, mobil uygumala durumu, e-posta bilgisi, izinleri yani rolü ve durum bilgisi görüntülenir. Etkin olmayan kullanıcılara yeniden davetiye gönderme işlemi ilgili kullanıcının durum bilgisindeki Yeniden davet et ile yapılır.

16 Dosyalar Dosyalar bölümünde ekibin kullanacağı kaynaklar tanımlanır. Burada bahsedilen kaynaklar dosya ya da URL ekleme işlemidir. Böylelikle ekibin ihtiyacı olan dosyalar ya da URL ler merkezi yerde toplanır. Ekip üyeleri bu kaynaklara mobil uygulamalarında da erişim sağlar. Dosya ekle seçeneği ile devam edildiğinde ilgili dosya eklenir, dosyanın Dosyalar arayüzünde görüntülenecek olan başlık bilgisi ve yorumlar girilir. Ekle ile devam edilir.

17 Eklenen dosya Dosyalar bölümünde şekildeki gibi görüntülenir. Eklenen dosyanın başlığı, zaman bilgisi ve kimin eklediği görüntülenir. Dosyalar bölümüne dosyaların yanı sıra ekip üyelerinin yararlanacağı URL linkleri de eklenebilir. Bunun için URL Ekle seçeneği ile devam edilir. URL Ekle seçeneği ile devam edildiğinde eklenecek web sitesinin URL linki, Dosyalar bölümünde görüntüleneceği başlık bilgisi ve ilgili URL e dair yorumlar eklenir. URL ile ilgili tüm bilgilerin girilmesinin ardından Ekle ile devam edilir.

18 URL ekleme işleminin tamamlanmasının ardından Dosyalar bölümünde URL başlığı,oluşturulma tarihi, kimin tarafından eklendiği ve yorumlar görüntülenir. Ekip Ayarları Oluşturulan ekip ile ilgili ayarlara şekilde de görüldüğü üzere a tıklanarak erişilir. Ekibiniz hakkında bölümünde ekip adı ve saat dilimi bilgileri yer alır. Bu bilgiler ekip oluşturulurken girilen bilgilerdir istenilirse güncelleştirilir. Zamanlama bölümünde hafta başlangıcı belirlenir. İstekler bölümünde izin atanırken kullanılacak olan izin nedenlerinin tanımlamalarının yapılır. Çalışanlarda izin isteklerini gönderirken burada tanımlanan nedenlerden seçer.

19 Ekip ayarları bölümündeki Giriş/Çıkış Saati Kaydı başlığında çalışanların mobil cihazlarından vardiyaya başlama ya da bitirme zamanlarını ya da mola verdikleri zamanlar bilgileri gibi kaydının tutulması ile ilgili ayarlar yapılır. Kullanıcılar burada yapılan ayarlar doğrultusunda mobil uygulamasında saat simgesi görüntüleyecekler ve vardiyalarına başladıkları zaman bu saat simgesine basarak zamanlamayı başlatabileceklerdir. Vardiyaları bittiğinde ise zamanlamayı durduracaklar, böylelikle çalışma zamanları da raporlanacaktır. Giriş/Çıkış Saat Kaydı ayarları için Ayarlamaya başla ile devam edilir. Giriş/Çıkış Saatiyle Tanışın bölümünde ayarlar ile ilgili bilgilerin yer aldığı arayüz yer alır. Mobil cihazlardan giriş ve çıkış saati kaydı, çalışanların giriş/çıkış saati raporları veya istenilirse konum algılama özellikleri ile ilgili genel bilgilerin bulunduğu bölümdür. İleri ile devam edilir.

20 İstenilirse ekibin giriş çıkş yapabileceği konum bilgisi de belirlenebilir. Böylelikle kullanıcıların belirtilen konumdan giriş çıkış yaptıkları raporlanmış olacaktır. Bunun için kullanıcıların mobil cihazlarında GPS ayarlarında izinleri ayarlaması gerekir. Gerekli ayarların yapılmasının ardından Etkinleştir butonuna basılır. Giriş/Çıkış Saat Kaydı yapılandırılmasının ardından kullanıcıların mobil uygulamalarında saat simgesi çıkacak ve kullanıcılar burada giriş çıkış saatleri ile ilgili kayıtlar tutabilecektir. Tutmuş oldukları kayıtlar ise Giriş/Çıkış saatini raporlama bölümünde raporlanacaktır. Dışarı aktar ile ilgili rapora erişim sağlanır.

21 Dışarı aktar ile devam edildiğinde alınacak rapır ile ilgili başlangıç ve bitis tarihleri girilir. Gerekli tarih aralıkları belirlendikten sonra Dışarı aktar ile rapor elde edilir. Giriş/Çıkış Saati Kaydı ile ilgili raporda yer alan başlıklar aşağıdaki gibidir. Raporda giriş saat kaydı, giriş saati, çıkış saati, gün başına atanan vardiya, ücretsiz mola saati, zamanlanan saatler, çalışma saatleri, molalar, konum durumu ile ilgili bilgiler yer alır.