BİLGİSAYAR KULLANIMI. Elektronik İleti Yönetim Programı (Microsoft Office Outlook)

Transkript

1 Elektronik İleti Yönetim Programı (Microsoft Office Outlook) Microsoft Office Paket programı içerisinde elektronik iletileri yönetmek; kişilere ait bilgilerin kayıt altına alınması randevu veya yıl içinde yapacaklarımızın not alınması gibi bir çok işlemin bir yerden yönetilmesi amaçlı bir programdır. Programın Açılması Outlook programı diğer Microsoft Office programında olduğu gibi birden fazla yöntemi bulunmaktadır. İlk olarak Başlat tan girilip açılan listeden Tüm Programlar seçeneğinden açılacak olan programlara ait listeden Microsoft Office 2003 Program ilk açıldığında şekil 141 deki pencereye benzer bir pencere açılacaktır. Açılan pencerede, birçok ayrı kısım bulunmaktadır. Şekil 141outlook programına ait genel bir görünüm Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 117

2 Şekil 142 Menü çubuğu Şekil 143 Araç Çubuğu Sık kullanılanlar Penceresi Tüm Klasörler Penceresi Seçilen klasöre ait verileri gösteriyor Şekil 144Soldaki resimde seçilen bir öğeye ait bilgileri gösteren pencere Şekil 144 da işlemler arasında gezinti penceresi olarak ifade edilen pencerede, hangi işlemi yapacaksak, o işleme ait sekmeyi seçmeliyiz. Seçilen sekmeye göre ana pencere tekrardan şekillenecektir. Gezinti kısmında görüldüğü üzere, Posta, Takvim, Kişiler, Görevler sekmeleri mevcuttur. Her bir sekme Outlook programına ait farklı bir işlemi ifade etmektedir. Her bir işlem aşağıda ayrı ayrı açıklanacaktır. Posta Sekmesine Ait İşlemler Posta sekmesi, kişiye ait elektronik iletilerin düzenlenmesi işlemlerinin yapıldığı sekmedir. İşlemlerin yapılabilinmesi için programa ilk olarak bir elektronik ileti adresi girilmelidir. Elektronik iletilerin belirli bir servis sağlayıcı firmaya (Hotmail, Yahoo, Gmail, Mynet, ) veya kuruma (üniversite, Devlet Kurumu, Özel şirket, ) ait olma şartı yoktur, yeter ki o firma veya kuruma ait belirli özellikleri Outlook programı içerisinde değiştirmek Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 118

3 gerekmektedir. Bu dokümanda anlatılmak üzere Hotmail den alınan bir ücretsiz elektronik ileti ile Outlook içinde nasıl iletileri düzenleneceği anlatılmaktadır. Outlook programında bir ileti hesabına ait düzenlemeler yapabilmek için ilk olarak, ileti adresini eklemek gerekmektedir. İşlemi araçlar menüsü, menü alt seçeneklerinden Eposta Hesapları ile yapılacaktır. Şekil 145 İleti ekleme Açılan pencerede (Şekil 146 de ki sol resim) Yeni e-posta hesabı ekle seçeneği seçildikten sonra ileri tuşuna basılır ve açılan yeni pencerede (Şekil 113 de ki sağ resim) HTTP seçeneği seçilir. Şekil 146 İler tuşuna basıldığında açılacak olan pencerede (Şekil 114 de ki sol resim), Kullanıcı bilgileri kısmındaki Adınız sahasına, iletide görülmesi istenen ad değeri; E-posta Adresi kısmına ise Outlook da düzenlenecek olan iletinin adresi yazılacak. Oturum açma bilgileri kısmında ise, ileti servis sağlayıcıya ulaşıp iletileri alıp göndermede kullanılacak olan kullanıcı adı ve parola bilgileri girilecek. HTTP Mail Servis Sağlayıcısı kısmından ise iletinin alındığı servis sağlayıcı seçilecek. Bilgiler girildikten sonra devam edildiğinde işlem bitecektir. Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 119

4 Şekil 147 Şekil 148 de görüldüğü gibi ileti adresimizde ki bilgiler Outlook penceresinden yönetilebilecek. Eğer birden fazla ileti adresini yönetmek istersek o takdirde ilk ileti adresini yukarıdaki şekilde aktardıktan sonda, Şekil 113 de (soldaki resim) var olan e-posta hesabını görüntüle veya değiştir seçeneği seçilir ve yeni açılan pencereden (Şekil 115) Ekle tuşundan yeni ileti ekleme işlemleri yapılabilinir. Şekil 148 Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 120

5 Gelen maillerin okunması Outlook içerisinde kullanılan ileti hesaplarına gelen iletileri okumak için, tüm klasörler kısmında hangi iletimize ait gelen iletileri okuyacaksak o ileti seçilir. Daha sonra iletiye ait yeni ileti olup olmadığını denetlemek için Araçlar menüsü alt seçeneklerinden, Gönder / Al menüsü alt seçeneklerinden, Tümünü Gönder / Al seçeneğinden yeni gelen iletilerimizi görebiliriz. Aynı işlem araçlar menüsündeki Gönder / Al düğmesinden yapılabilir. Bu işlemin kısa yolu F9 tuşudur. Şekil 149 mailleri okumak için görünüm pencersinden yapılan ayarlama Şekil 150 yeni gelen iletilerin kontrolü Şekil 151 yeni iletilerin kontrolünün araç çubuğundan yapılması İletilerin kontrolü iletilerin tutulduğu posta kutusuna iletişim yapıldıktan sonra yeni gelen iletiler elde edilir. Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 121

6 Şekil 152 yeni gelen iletilerin elde edilmesi İletilerdeki eklentilerin açılması Gelen iletilerimizde eğer eklenti varsa bu eklentileri açmak için, gelen iletinin üstüne sağ tıklayarak açılan pencerede Ekleri Göster seçilir ve ileti içerisindeki ek görünür (şekil 153 sol resim). Seçilen ileti açılacaktır. Yada ileti okunmak için açıldıktan sonra Ekler kısmında ki eklentiye ait olan yazının üzerine sağ tıklayarak açılacak olan pencerede Aç seçeneği seçilir (şekil 153 sağ resim). Şekil 153 iletideki eklerin açılması Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 122

7 İletiletilerin Önceliklerinin Belirlenmesi İletilerimize öncelik belirlemeden kasıt, gönderilen alıcının iletinin ne kadar öncelikli (önemli) olduğunu anlayabilir. Örneğin yüksek öncelikli bir iletiyi hemen okuması, düşük öncelikli bir iletinin sonra açılıp okunması gerektiğini anlayabilir. Bir iletinin önceliğini belirlemek için araç çubuğunda ki Yüksek Öncelikli, Düşük Öncelikli butonlardan yararlanılır (Şekil154). Şekil 154 GönderilenVeya Gelenİleti İçin Sonradan Hatırlatma Yapmasını İsteme Gönderilecek veya gelen bir ileti ile ilgili sonradan bir hatırlatma yapmasını isteyebiliriz. Örneğin, gönderdiğimiz bir iletinin bir hafta sonrasında cevabının gelip gelmediğini kontrol etmek veya gelen bir iletiye 2 gün sonra cevap yazılması gerektiğini Outlook un hatırlatması için maillere izleme bayrağı eklenir (Şekil 54 de ki araç çubuğundaki izleme bayrağı tuşuna tıklanır.). izleme bayrağına tıklandıktan sonraki aşamada, şekil 123 deki pencere açılır. Açılan pencerede, bayrak kısmına hatırlatma için gerekli olan mesaj yazılır. Süre sonu kısmında ise hatırlatma tarihi ve saat belirtilir. Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 123

8 Şekil 155 bayrak sembolüne tıklandığında çıkan pencere Şekil 156 izleme değerleri girildikten sonraki iletinin durumu İzleme işlemi sonucunda belirtilen tarih geldiğinde, Anımsatıcı penceresi açılacaktır. Pencere içersinde, daha önce eklenen izleme değerleri görünecektir. Anımsatıcı penceresinde tarihi geçmiş olan izleme verileri, Artık Anımsatma belirtimi yapılmadıkça gözükecektir. Bir İletinin Gidip Gitmediğinin Anlaşılması Outlook programında bir iletinin gönderilip gönderilmediğinin anlaşılması için giden klasörü kontrolü yapılır. Eğer klasörün yanında bir rakam yer alıyorsa o kadar sayıda ileti gönderilmemiştir. İletileri Sıralamak Belirli Değerlere Göre Gruplandırmak İletileri sıralamak için, iletilerin olduğu gelen kutusunda sahaların üzerine sağ ile tıklandığında açılan pencerede gruplandırma ve listeleme işlemleri gözükmekte. Düzenleme Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 124

9 ölçütü kısmında, iletilerin hangi özelliklerine göre sıralanması gerektiği belirtilir. Seçtiğimiz alana göre iletiler listelenecektir. Şekil 157 Eğer herhangi bir alana göre küçükten büyüğe veya büyükten küçüğe göre sıralama istiyorsak, sıralama yapmak istediğimiz sahanın üzerine sağ tuşla tıklayarak Artalan veya azalan sıralama seçeneklerinden biri seçilir (şekil 157). Kişiler Sekmesine Ait İşlemler Kişiler sekmesinde, kişilere ait verileri saklayabileceğimiz kısımdır. Sekmede kişilere ait kişisel bilgiler, adres (Ev, iş), telefon, faks, doğum günü gibi kişisel bilgileri saklayabileceğimiz, ayrıca mail işlemlerinde bu kişilere ait mail değerlerine kolayca ulaşmamızı sağlayan işlemlere ait bölümdür. Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 125

10 Yeni bir kişinin eklenmesi Kişiler kısmında bir kişiye ait birden fazla telefon, ileti adresi, adres (Ev, iş, ) ve bir çok farklı bilgi eklenebilir;oluşturduğumuz kişilerden gruplar oluşturabiliriz. Kişiler sekmesi ilk seçildiğinde karşımıza çıkacak olan ekran Şekil158 daki gibi olacaktır. Şekil 158 Kişiler sekmesilk açıldığındaki görünüm Açılacak ekranda, bir kişi eklemek için Araç menüsünden Yeni tıklanır açılan, alt seçeneklerden Kişi alt menüsü seçilir. Kişi penceresi açılır. Pencerede bir kişiyi tanımlamız için gerekli veriler yer almaktadır. Verilerin girileceği kutucukların yanında oklar ve düğmeler bulunmaktadır. Oklar o verinin birden fazla farklı verisinin girilmesi için gerekli olacaktır. Şekil 159 Yeni bir kişi eklemek. Şekil 160 bir kişiye ait telefon ve adres bilgilerinin birden fazla telefon ve adres olarak girilmesi sağlandığı görülmektedir. Girilen verilerin her birine girildiği kısımdan ulaşılacaktır. Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 126

11 Aynı şekilde ileti adresleri de birden fazla defa kayıt altına alınabilmektedir. İleti gönderilirken, her birini ayrı ayrı seçebiliriz (Şekil 129). Şekil 160 telefon bilgilerinin girilmesi Şekil 161 bir kişiye ait birden fazla ileti bilgisinin girilmesi Telefon verilerini kaydettiğimiz, kişilere Outlook üzerinden telefon edebiliriz. Bu işlem için bilgisayarımızın telefon hattı girişi mevcut telefon hattı ile ilişkili olmalıdır (şekil 130). Şekil 162 kişiye telefon etme işlemi Kişiye ait ayrıntılı bilgi girmek istiyorsak, ayrıntılar sekmesinden verilerimizi girebiliriz. Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 127

12 Şekil 163 Kişiye ait ek bilgilerin girilmesi işlemi Kişilere ait verilerimizi girdikten sonra kaydetmek için araç çubuğundaki kaydet ve kapat düğmesine basmamız yeterli olacaktır (Şekil 164). Kayıt altına aldığımız kişilere direkt olarak ileti gönderebiliriz. Bunun için kişiye ait verilere ulaştığımızda araç çubuğundaki Kişiye Yeni ileti düğmesi ile ileti gönderebiliriz. Şekil 164 Kişi verilerinin kaydedilmesi (Sol resim), Kişiye direkt ileti gönderilmesi Dağıtım listesinin oluşturulması Dağıtım listesi, birden fazla kişiyi aynı bir isim altında toplayıp bu kişilere bir isim altından ulaşabilme, kişilere aynı isim altından mail ata bilme imkanı sunar. Yeni bir dağıtım listesi oluşturabilmek için ilk yapılacak olan, Kişiler sekmesindeyken Yeni düğmesine tıkladıktan sonra, açılan pencereden, Dağıtım listesi alt seçeneğine tıklanır. Açılan pencereden, Üyeleri Seç düğmesine basılarak, eklediğimiz kişilere ait verilere ulaşabilir; hangilerini bu dağıtım listesine eklemek istiyorsak onları seçebiliriz. Seçilen üyelerin, bu dağıtım listesine eklenebilmesi için üyeler düğmesine tıklanması yeterli olacaktır. Tamam düğmesine tıklandığında o dağıtım listesine eklemek isteyeceğimiz kişileri eklemiş olacağız. Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 128

13 Şekil 165 Dağıtım listesinin oluşturulması Dağıtım lisesine bir ad verebilmek için, ad sahasına bir değer girilir. Aşağıdaki örnekte okul adı verilmiş. Daha sonrasında bu gruba bir ileti atılacağı zaman direkt bu grup adı girilirek, liste içersindeki her bir kişiye mail atılması sağlanacaktır (Şekil 166). Şekil 166 Oluşturulan dağıtım listesine ad verilmesi Şekil 167oluşturulan dağıtım listesine ileti gönderilmesi Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 129

14 Şekil 168 Kişiler penceresinden verilerin değiştirilmesi Takvim sekmesinde yapılan işlemler Takvim sekmesi, yılın içindeki aylar, aylar içerisindeki haftaları, günleri ve hatta günler içerisindeki saatleri detaylı bir şekilde gösterir. Belirteceğimiz gün / saatlerde randevu hatırlatma yapmamızı sağlayan sekmedir. Takvim sekmesinde görünümlerin seçilmesi Takvim sekmesindeki görünümlerin değişmesi için, Takvim sekmesin içerisindeyken, görünüm menüsü içersinden takvimlerin nasıl görünmesini istiyorsak (Gün, Çalışma haftası, hafta, ay) belirttiğimizde görünüm değişecektir. Dikkat edersek, görünümler günlere göre değişmektedir. Çalışma haftası dendiğinde 5, hafta dendiğinde takvim kısmındaki görünüm değişecektir. Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 130

15 Şekil 169 Takvim görünümünün değişimi Takvim sekmesinde tarih seçimi Takvim sekmesinde ekranın sol kısmında devamlı bulunulan hafta ve o haftaya ait olan günlerin olduğu kısım bulunmaktadır. Seçtiğimiz güne göre, sağdaki pencerede o günün tarihine göre görünüm şekillenecektir. Uygulamada takvim görünümü, gün seçilmiş ve 5 Ocak 2010 günü seçilmiş. Sağ taraftaki pencerede gün kısmı belirtilmiş Şekil 170 takvim sekmesinde gün seçilmesi Takvim sekmesinde bir randevu belirlenmesi Randevu işlemi bir günün bir saatinde olacağına göre, belirtilen gün içerisinde bir saat belirtmemiz gerekmektedir. Randevu olacak saatin üzerine çift tıklayarak, randevu işlemlerimizi düzenleyeceğimiz pencere açılacaktır. Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 131

16 Şekil 171 randevu belirteceğimiz saatin üzerine çift tıklanması Şekil 171 da 12 saatinin ikinci kısmı yani 12:30 saatine randevu verilmesi için seçim görülmektedir. Şekil 172 de açılan pencerede randevunun başlangıç ve bitiş saati değiştirilmiştir. Randevu konusu randevu için zaman geldiğinde hatırlatma ekranın da yazılacak olan uyarıdır. Anımsatıcı kısmı işaretlenmiş ve 15 dakika aralıkla anımsatma yapılacağı belirtimi yapılmıştır. Hatırlatma için hangi sesin bilgisayardan çıkacağı dahi seçebilmek mümkündür. Şekil 172 randevu işlemlerinin yapılacağı pencere Öğr. Gör. Emre İNCE Bilgisayar Uygulamaları 132