TIBBİ CİHAZ TOPLANTI BAŞVURULARI KILAVUZU

Transkript

1 TIBBİ CİHAZ TOPLANTI BAŞVURULARI KILAVUZU 1. ana sayfada yer alan "WEB UYGULAMALARI menüsünden EUP (Elektronik Uygulamalar Projesi) İşlemleri" linki tıklanır. Açılan sayfada "E-Uygulamalar Giriş" tıklanarak şifre giriş ekranına ulaşılır. 2. Mevcutta kayıtlı firmalar için Kullanıcı Adı ve Şifre ile giriş yapıldıktan sonra, Firma ve Kullanıcı Kayıt Kılavuzu na göre kaydedilmiş olan firma bilgileri ekranda ortaya çıkar. EUP sisteminde firma kaydı yoksa eğer 14.pdf linkinde yer alan Firma ve Kullanıcı Kayıt Kılavuzu doğrultusunda firma kaydı tamamlanarak Kullanıcı Adı ve Şifre girişi edinilir. 3. Sisteme giriş yapabilmek için TC Kimlik Numarası bölümüne TC kimlik numaranızı, Şifre bölümüne şifrenizi, Resim bölümüne ekranda gördüğünüz rakamları/harfleri yazınız ve Giriş düğmesine bir defa tıklayınız, TC kimlik numaranızı, şifre ve resimdeki yazıları/karakterleri doğru yazmış iseniz sistem sizi tanıyacak ve sisteme girmenize izin verecektir. Kullanıcı adı ve şifrenizi yanlış yazmanız durumunda sistem Giriş yapılamadı. Tekrar deneyiniz. mesajı verecektir. Beş kez yanlış girilmesi durumunda şifreniz bloke olacaktır. Şifre bloke olduğunda firmanız adına şifre vermeye yetkisi olan yöneticinize yeni şifre için başvurulması gerekir. 4. Sisteme giriş yapıldıktan sonra İşlemler menüsü altında yer alan Tıbbi Cihaz Toplantı Başvuruları seçeneği tıklanarak Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap görüntülenir.

2 5. Tıbbi Cihaz Toplantı Başvuruları menüsü seçildiğinde; Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap, Toplantı Başvurularım, Tıbbi Cihaz Toplantı İlk Kayıt, Tıbbi Cihaz Toplantı Seç ve Katılımcı Ara seçenekleri gelir. Otomatik olarak ekrana ilk gelen Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap sekmesi altında açılan ekran şu şekildedir: Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap ekranına veriler aşağıdaki gibi girilir: 5.1. Başvuru Tarihi: Toplantının başvuru tarihi sistem tarafından otomatik olarak verilir. Elektronik ve yazılı toplantı başvurularının, toplantı başlangıç tarihinden en az 15 günü önce yapılması gerekir. Toplantı başlangıç tarihine 15 gününden az süre kalan başvurular elektronik sisteme girilmez ve gelen evrak numarası alamaz. Elektronik başvurusu olmadan sadece yazılı olarak evrak kayıt numarası alan toplantı başvuruları birim tarafından değerlendirmeye alınmaz. Elektronik başvurusu zamanında yapıldığı halde yazılı başvurusu Kurum gelen evrak servisine zamanında (en geç toplantı başlangıç tarihinden 15 günü önce) teslim edilmeyen başvurular değerlendirmeye alınmaz Toplantı Türü: Toplantı Türü bölümünden Bilimsel Toplantı ve Eğitsel Faaliyetler seçeneklerinden biri seçilir.

3 6. Bilimsel toplantı başvurusu yapılacak ise toplantı türü BİLİMSEL TOPLANTI olarak seçildikten sonra aşağıdaki işlem sıraları takip edilir: 6.1. Tıbbi Cihaz Toplantı Seç: Toplantı türü Bilimsel Toplantı olarak seçildikten sonra Tıbbi Cihaz Toplantı Seç bölümü ekrana gelir. Tıbbi Cihaz Toplantısı Seç başlığı ile açılan sayfadaki listede ilgili toplantı aranır. (Başlık satırındaki alanlara tıklanarak sistemdeki toplantılar arasında sıralama yapılabilir) Başvuru yapılacak Toplantı adı var ise; toplantının adının olduğu satırın en sağındaki Başvuru Yap butonuna tıklanır. Sistem tarafından otomatik olarak toplantıya ilişkin başvuru sayfasındaki bilgiler seçilmiş halde Başvuru sayfasına dönülür. Başvuru işlemine gerekli alanlar doldurularak devam edilir. NOT: Sayfada, listelenen toplantılar için toplantı adı, toplantıyı organize eden, toplantının gerçekleşeceği ülke ve şehir, toplantı başlangıç-bitiş tarihi, durumu, başvuru yap seçeneği, onaycı notu bilgileri yer almaktadır. Durum sütununa denk gelen kısımdaki kodlama aracılığıyla toplantının mevcut durumu açıklanmıştır. ( R =Red, O =Onay, Y =Yeni gibi mevcut durumunu gösterir.) Toplantının mevcut durumuna göre başvuru yapılıp yapılamayacağı görünmektedir (Başvuru Yapılamaz, Başvuru Yap şeklinde). Başvuru yapılamayacak toplantı için Onay Durumu sütununda Onaycı Notu başlığının üzerine kursör ile gelindiğinde başvuru yapılamama durumuna dair açıklama görünür. Listede başvuru yapılacak toplantı adı yok ise; sayfada yer alan Tıbbi Cihaz Toplantı İlk Kayıt sekmesi tıklanır. Açılan sayfada yeni toplantıya ait bilgiler doldurulduktan sonra Kaydet butonu tıklanır. Toplantı adı geçici olarak kabul edilmiş sayılır.

4 Toplantıya geçici kayıt yapıldıktan sonra ekranda aşağıdaki mesaj görünür ve yetkili tarafından teyit edildikten sonra toplantı başvuru işlemine devam edilebilir. NOT: Toplantı Adı nın doğruluğunun Kurum tarafından teyit edilebilmesi için toplantının açık adının yer aldığı Toplantı Duyuru Metni nin başvuruya mutlaka eklenmesi gerekir. NOT: Kaydedilecek toplantı başvurusunun sadece İlk kaydı yapan firma tarafından görülmesi isteniyor, başka firmalar tarafından görülmesi ve desteklenmesi istenmiyorsa Toplantıyı Kendim Düzenliyorum kutucuğu işaretlenir. Teyit edilmiş toplantılar firma ekranında Tıbbi Cihaz Toplantı Seç başlığı altında bulunur, O kodlaması (onaylanmış) ile görüntülenirler. Teyit edilmiş toplantılar, toplantı başvurusuna izin verilmiş halde Başvuru Yap durumu ile ifade edilmektedir. Başvuru Yap butonu ile toplantı başvuru işlemine devam edilir Başvuru Yap: Toplantı seçim işleminden sonra, Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap sekmesi altında açılan sayfadaki Başvuru Yap kısmından başvuru işlemine devam edilir. Seçilen toplantıya dair kayıtlı bilgiler değiştirilemeyecek şekilde korumalı olarak; ancak Organizasyonu Üstlenen Ajans/Acente bölümü ve taahhüt alanı ile ilgili buton aktif olarak ekrana gelir ve bu alanlara veri girişi yapılır. Taahhüt alanı ile ilgili olarak, Toplantının yapılacağı tesisin 15 Mayıs 2014 tarihinde sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliğinin 21. Maddesinin 5. Fıkrasında belirtilen koşullara uygun olduğunu taahhüt ediyorum. ifadesinin yanında bulunan kutucuğun işaretlenmesi gerekmektedir. Taahhüt etmeden, sistem tarafından işlemin devam edilmesine izin verilmemektedir.

5 6.3. Organizasyona Verilen Destek (Dernek, kuruluş, vb): Organizasyona verilen destek bölümünde yer alan Stand Katılım/ Uydu Sempozyum/ Konuşmacılara Yapılan Toplam Ödeme/ Katılımcılara Yapılan Toplam Ödeme/ Diğer Maliyet kutucuklarından uygun olanlar tıklanır. Bu kutucuklara tıklandığında görünür hale gelen kısma TL cinsinden ve KDV dahil maliyet yazılır. NOT: Katılımcılara Yapılan Toplam Ödeme kutucuğu tıklandığında görünür hale gelen kısma (ulaşım, konaklama, kayıt ücreti vb.) TL. cinsinden maliyet yazılır. Bu maliyet tüm katılımcılar için verilen toplam miktardır. Düzenlenen veya destek verilen bütün toplantılarda; ilgili firmalar tarafından desteklenen katılımcıların sistem tarafından talep edilen tüm bilgilerinin sisteme girilmesi zorunludur. Eğer desteklenen katılımcı yok ise Başvuru Yap sekmesindeki Organizasyona Verilen Destek bölümünün en altında bulunan Desteklenen katılımcı bulunmamaktadır. ibaresinin başındaki kutucuğun işaretlenmesi gerekir. Diğer Maliyet alanı ile ilgili olarak; Açıklama bölümüne desteğin içeriğinin (kiralama, yemek bedeli, iletişim, kırtasiye, personel giderleri v.b.) açık bir biçimde yazılması gerekir. NOT: Desteklenen toplantıda stand açılıyorsa ve bu standda bir tıbbi cihaz tanıtımı yapılıyorsa Stand Katılım seçeneği seçilir ve tıbbi cihaz tanıtımına dair bilgiler açıklama alanına girilir ve ilgili gerekli dökümanlar Toplantı Ek dosyası olarak eklenir Konuşmacının Programdaki Yeri/Ekler:

6 Sisteme başvuru sırasında eklenecek dokümanların tamamının aşağıda tarif edildiği şekilde eklenmesi gerekir. Eklenecek dosyalar aşağıda belirtilen gerekliliklere uygun olarak üretilmelidir: Toplantı Programı: Toplantı programı PDF olarak eklenir. Doküman eklenmediği takdirde başvuru gönderilemez. Konuşmacı ve bildiriyi sunan kişi olarak beyan edilen kişilerin sunum/konuşma yapacakları gün ve saat programda işaretlenerek/belirtilerek taranan belgenin pdf olarak eklenmesi gerekir. Toplantı Üst Yazı: Sayfanın alt kısmındaki Konuşmacının Programdaki Yeri/Ekler bölümünden Üst Yazı Dokümanı satırındaki Dosya Seç butonuna tıklanarak eklenecek evrak [PortableDocument Format (PDF)] seçilir ve Aç butonuna tıklanarak üst yazı seçilmiş olur. Sayfanın en altındaki Toplantı Kaydet butonuna basarak evrak başvuruya hemen eklenir. NOT: Üst yazı dokümanı eklenmediği takdirde başvuru gönderilemez. Elektronik dosyaların PDF olarak hazırlanması gerekir. Bu format dışında başka bir format kullanılarak hazırlanan elektronik dokümanlar sisteme kabul edilmez. Dosyaların mümkün olduğu kadar text formatından PDF formatına dönüştürülmesi gerekir. Resim, imza gibi text formatından dönüştürülmesi mümkün olmayan dosyaların taranarak Tiff resim formatından PDF formatına dönüştürülmesi gerekir. Dosyaların, dokümanın içinde kelime ile arama yapılmasına imkân verecek şekilde (text searchable) üretilmesi gerekir. Resimden veya text ten üretilmesine bakılmaksızın bütün PDF dosyalarının ortalama sayfa boyutu en fazla 200 KB olabilir. Eklenecek dosyaların toplam boyutunun 30 MB yi geçmemesi gerekir. Belgelerin text formatında üretilmesinin mümkün olmadığı durumlarda (imza vb. içeren belgeler) en fazla 300 dpi çözünürlükle siyah-beyaz olarak taranması önerilir. Bu şekilde hazırlanan dosyaların birime sunulmadan önce mutlaka okunabilirlik açısından test edilmesi gerekir. Bu konudaki sorumluluk başvuru yapan firmaya aittir. Ekler bölümüne ek dosya ekleyebilmek için öncelikle ekle butonunun solundaki boşluğa eklenecek dosya sayısı yazılır, sonrasında aktifleşen Dosya Seç butonu ile dosya seçimi gerçekleştirilir. Ekler bölümünde eklenen tüm dokümanlar Toplantı Kaydet butonuna tıklandıktan sonra Ekler bölümünün alt kısmında görünür hale gelir. Belgelerin eklenip eklenmediği ile ilgili kontrol sorumluluğu başvuru yapan firmaya aittir. Tıbbi Cihaz Toplantı Başvuru Yap ekranında bulunan, yukarıda açıklanmış alanlara veri girişi yapıldıktan sonra Toplantı Kaydet butonu ile toplantı kaydedilir. (Bu aşamada toplantı durumu Yeni olarak belirlenmiş olur. Bu durumdaki başvurularda güncelleme yapılabilir.) Kaydetme işlemi tamamlanmış ise eğer, Toplantı başarıyla kaydedilmiştir. bildirimi ekranda görünür. Tamam denilerek devam edilir. Bu işlemden sonra açılan sayfada, Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap sekmesi altında yer alan sayfanın, en altında Güncelle, Katılımcılar, Yazdır, Başvuru Gönder ve Yeni Kayıt butonları görüntülenir. Bu butonlar ve kullanım amaçları aşağıda tanımlanmıştır:

7 Güncelle : Başvurunuzdaki herhangi bir alanda değişiklik yapıldıktan sonra Güncelle butonuna basılarak değişikliklerin kaydedilmesi sağlanır. Katılımcılar : Bu butona tıklanarak aşağıda tarif edildiği gibi katılımcı ekleme işlemleri yapılabilir. Yazdır : Başvuru yazdırılabilir. Başvuru Gönder : Bu butona basarak başvuru tamamlandığında ve işlem takip numarası almak istendiğinde belirtilir. Başvuru Gönder butonuna basmadan önce başvuruya ait tüm evrak ve bilgilerin (katılımcılar) sisteme eklenmiş olması gerekir. Yeni Kayıt : Yeni bir toplantı başvurusu yapmak için Yeni Kayıt butonuna tıklanır. NOT: Başvuru Gönder butonuna basıldıktan sonra birim tarafından bir işlem yapılmadıkça herhangi başka bir evrak eklenemez, değişiklik yapılamaz Katılımcı Ekleme İşlemi: Başvuru Gönder butonu seçilip toplantı başvurusu gönderilmeden önce, Katılımcı Ekleme işlemi yapılır. Katılımcı görme ve katılımcı ekleme işlemi Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap ekranı üzerinden Katılımcılar butonu ya da Toplantı Başvurularım altında listelenen toplantıya ait Katılımcı butonu aracılığıyla yapılabilir. Bu seçimlerden herhangi biri yapıldıktan sonra aşağıdaki ekran görüntülenir: Yukarıdaki sayfada yer alan T.C. kimlik numarası ilgili alana katılımı desteklenen kişinin T.C. kimlik numarası yazılarak Hekim Bilgi Bankasından Sorgula yazısına tıklanır. Sorgulama sonucunda katılımcıya ait bilgiler otomatik olarak geldikten sonra bilgileri kontrol edilerek katılımcının güncel bilgileri ile uyumsuz veya yanlış bilgiler varsa düzelt butonları yardımıyla bu bilgiler düzeltilir. Katılımcının sorgulama sonucunda kaydı sistemde yoksa Kayıt Bulunamadı uyarısı alınır. Uyarı yazısının altındaki Tamam butonu tıklanır. Hekim Bilgi Bankasından

8 Sorgula yazısının yanında bulunan Manuel Girmek İstiyorum kutucuğu tıklanarak katılımcıya ait bilgiler manuel olarak girilir. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olan katılımcılar için T.C. kimlik numarası yazılmadan toplantıya katılımcı eklenemez. T.C. kimlik numarası olmayan katılımcılar için T.C. vatandaşı değildir. kutucuğu işaretlenir. Sonra katılımcının ülkesi ilgili alandan seçilir ve diğer bilgileri manuel olarak ilgili alanlara yazılır/seçilir. Manuel olarak giriş yapılırken; Katılımcı nın "adı" satırına sadece adı; soyadı satırına sadece soyadı yazılır. Katılımcı adı ve soyadının başına ve sonuna herhangi bir ek getirilmez. Katılımcının halen çalışmakta olduğu kurum/kuruluş var ise (hastane, aile sağlığı merkezi, üniversite vb.) ilgili alana tam, güncel ve doğru olarak yazılması gerekir. Toplantıya eklenecek katılımcı için Katılımcının Özelliği alanındaki üç seçenekten ( Katılımcı, Konuşmacı veya Bildiriyi Sunan Araştırmacı ) uygun olan işaretlenir. Konuşmacı ve bildiriyi sunan kişi olarak beyan edilen kişilerin sunum/konuşma yapacakları gün ve saat toplantı programında işaretlenerek/belirtilerek pdf olarak eklenir. "Bildiriyi Sunan Araştırmacı" işaretlendiğinde çıkan bölüme bildirinin ismi yazılarak bildiri özeti, bildiri kabul yazısı ve taahhüt PDF leri eklenir. Taahhüt PDF alanına bildirinin, bahsedilen bilimsel toplantıda sadece tek kişi tarafından sunulacağına dair bildiriyi sunan araştırmacı tarafından yazılan bir taahhüt üst yazısı eklenir. Katılımcı bilgileri doğru, eksiksiz ve güncel olarak yazıldıktan sonra Yukarıda bilgilerini girdiğim katılımcının bilgilerinin doğru ve eksiksiz olduğunu ve yanlış bilgi girişi ile ilgili sonradan oluşabilecek tüm yasal sorumluluğun firmamıza ait olduğunu taahhüt ederim. kutucuğu işaretlenir. NOT: Girilen katılımcının T.C. kimlik numarası ile katılımcı adının doğruluğu Kurum tarafından kontrol edilir. Katılımcı Ekleme ekranının alt kısmında bulunan butonlar ve kullanım amaçları aşağıda tanımlanmıştır: Katılımcı Ekle : Bu butona tıklanarak katılımcının sisteme eklenmesi sağlanır. Güncelle : Mevcut olan kaydın hatalı alanları düzeltildikten sonra bu butona basılarak son halinin kaydedilmesi sağlanır. Katılımcıları Gör : Bu butona tıklanarak bu toplantı için tarafınızca tanımlanmış katılımcıların görülmesi sağlanır. Temizle : Bu butona tıklanarak yeni bir kayıt girmeden önce formun boş hale gelmesi sağlanır. Toplantıya Dön : Bu butona tıklanarak başvuru yapılan toplantı sayfasına dönülmesi sağlanır.

9 NOT: Toplantıya katılım için Kurumdan Ön Onay alınmış katılımcı listesine; Ön Onay dan sonra ve toplantıdan önce, yeni katılımcı eklenmek istenmesi durumunda ilgili katılımcının destek alarak katıldığı toplam toplantı sayısı sistem üzerinden (Katılımcı Ara sekmesinde) kontrol edildikten sonra toplantıya katılımı desteklenir. Ön Onay aşamasında sisteme eklenmemiş olan bu yeni katılımcı verisi, Geri Bildirim aşamasında bildirilmelidir. Bu durumdaki katılımcıların sistemde tanımlı olan, önceki durumlarının (destek alarak katıldığı toplam toplantı sayısı) kontrolü ile ilgili tüm sorumluluk başvuru sahibine aittir. Ön Onay alınmış katılımcı listesinde görünen ancak toplantıya katılmamış olan kişinin çıkarılması için ise Geri Bildirim aşamasında Katılımcı Ekle kısmında yer alan isimlerin yanında bulunan Katılmadı yazısı tıklanır. NOT: Bilimsel Toplantı seçimi yapılarak bildirilen toplantılarda, Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliğinde Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmeliğin 4 üncü maddesinde belirtilen, Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği nin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasının (b) bendindeki değişikliğe göre; bir personelin aynı yıl içerisinde toplam dört kez bu destekten yararlanmasına; bu dört desteğin sadece iki tanesinin aynı satış merkezi tarafından sağlanmasına ve sadece iki tanesinin yurtdışında yapılan toplantılarda kullanmasına izin verilir. (Yurt içinde bu dört desteğin tümü kullanılabilir) Ancak sağlık meslek mensupları ile sağlık kurum ve kuruluşlarının bünyesinde tıbbi cihaz alanında çalışan teknik elemanların satış merkezlerinin desteği ile; konuşmacı, yazılı veya sözlü bildiri sunan araştırmacı olarak katılım sağladıkları toplantılar bu kapsamda değerlendirilmez. Bakanlık tarafından düzenlenen veya desteklenen bilimsel toplantılarda ve Eğitsel Faaliyetler seçimi yapılarak bildirilen toplantılarda katılımcılar için toplantı katılım sayısında bir sınırlama uygulanmaz Başvuru Gönder İşlemi: Katılımcı ekleme işlemi gerçekleştirildikten sonra, Başvuru Gönder butonu ile toplantı başvurusu işlemine devam edilir. Bu seçim yapıldıktan sonra sistem tarafından otomatik olarak elektronik takip numarası verilir ve bu takip numarası Başvuru Yap alanında görüntülenir ve firmanın sistemde kayıtlı mailine gönderilir.

10 NOT: Evrakın son teslim tarihi Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap sekmesi altında aşağıda gösterilen şekilde firmaya anımsatılır. Anımsatılan tarihten önce, başvuruyu gönder işlemi yapıldıktan sonra sistemden alınan işlem takip numarası üst yazıya yazılarak, evraklar Kurum un Gelen Evrak Birimine fiziksel olarak teslim edilir. Basılı evrak belirtilen tarihe kadar Kurum a teslim edilmezse, başvuru değerlendirmeye alınmayıp geçerli olmamaktadır Toplantı Durumu: Toplantı Başvurularım sekmesi altında arama kriterleri olarak bulunan toplantı durumu ile ilgili yer alan seçenekler ve kullanım amaçları aşağıda tanımlanmıştır. Yeni Bildirim Yapılmamış: Firma toplantı başvurusu esnasında katılımcıların eklenmesi işlemine devam ederken, sistemde yapılan değişiklikleri ve belge ekleme işlemlerini birden fazla kez kaydedebilir. Bu sırada da değişiklikler yapmaya devam edebilir. Kaydedilen ve firma tarafından değişiklik yapılmaya devam edilebilen başvuruların statüsü, Yeni-Bildirim Yapılmamış olarak ifade edilir. Yeni Elektronik: Firma katılımcı ekleme işlemi aşamasını da tamamladıktan sonra toplantı başvurusunu web uygulaması (sistem) üzerinden Gönder butonu ile Kurum a gönderir. Sistem bu aşamadaki başvurulara e-takip numarası atar ve statülerini Yeni-Elektronik olarak tanımlar. Yeni-Elektronik statüsündeki başvurularda değişiklik ve evrak ekleme yapılamaz ancak katılımcı eklenmesine devam edilebilir.

11 Yeni Evraklı: Yeni-Elektronik statüsündeki başvurunun üst yazısına e-takip numaraları yazılarak evraklar Kurumun Gelen Evrak birimine teslim edilir. Bu aşamadan toplantı başvurusunun web uygulaması (sistem) üzerindeki statüsü Yeni-Evraklı olarak atanır. Ön Onay: Yeni-Evraklı statüsündeki başvurunun üst yazı ve diğer evrakları başvuru onayı vermeye yetkili ilgili personele ulaştığında, sistem personele o başvuru için Ön Onay verme yetkisi verir. Ön Onay statüsündeki başvuru için firma tarafından değişiklik ve evrak ekleme yapılamayacağı gibi katılımcı ekleme işlemi de yapılamaz. Onaylı: Geri Bildirim işleminden sonra başvurunun alacağı son statü. Eksik: Başvurusu yapılmış toplantı Kurum tarafından değerlendirilip başvuruda eksiklik tespit edilmesi durumunda, başvurunun durum statüsü Eksik olarak atanır. Geri Bildirim: Ön Onay durumundaki gerçekleşmiş toplantının bitiş tarihinden itibaren 30 gün içinde geri bildiriminin yapılması gereklidir. Toplantı başvurusunun bir ay içerisindeki sahip olacağı durum statüsü Geri Bildirim olarak görünür. Silinmiş: Silinmiş toplantı başvurusunun statüsünü ifade eder. Red: Reddedilmiş toplantı başvurusunun statüsünü ifade eder. Eksik Statüsünde Eksik Tamamlama İşlemi: Değerlendirme sonucunda başvuruda eksiklik tespit edilmesi durumunda, sistem üzerinden başvuru sahibinin firma kaydı sırasında bildirmiş olduğu e-posta adresi ve sistem üzerinde toplantı başvuru bilgilerinin bulunduğu sayfadaki açıklama kısmı aracılığıyla, firmaya söz konusu eksiklik bildirilir. Başvurunun statüsü eksiklik tekrarına göre Eksik-Yeni ya da Tekrar Eksik olur. Bildirilen eksiklikler başvuru sahibi tarafından 5 iş günü içerisinde elektronik olarak tamamlanmalıdır. Verilen süre içerisinde tamamlanmayan başvurular sistem tarafından reddedilir. NOT: Katılımcıların kaydının güncel olabilmesi için işlem takip numarası alındıktan sonrada katılımcı ekleme/çıkarma veya form güncellemesi, toplantının durumu elektronik ortamda Yeni veya Eksik olduğu müddetçe yapılabilir. Toplantıya ilgili birim tarafından Ön Onay verildikten sonra toplantı bitiş tarihine kadar elektronik ortamda yapılmış başvuru üzerinde değişiklik yapılamaz. Başvuru ile ilgili bütün değişikliklerin Geri Bildirim işlemi sırasında bildirilmesi gerekir. NOT: Ön Onay alındıktan sonra toplantıya ilişkin önemli değişiklikler (toplantı adı, toplantı yeri, toplantı türü) olması durumunda yeni duruma uygun bir başvurunun yapılması gerekir. Bu durumda, toplantılara ait önceki başvuruların iptal edilmesi gerekir. İptal işleminin, başvuruyu yapan firma tarafından birime yazılı olarak yapılması gerekir Toplantı Geri Bildirimi: Gerçekleşmiş Ön Onay durumundaki toplantıların geri bildirimi toplantı bitiş tarihinden sonraki ilk 1 ay (30 gün) içerisinde elektronik ortamda yapılır. Bu işlemi gerçekleştirmek için; Toplantı Başvurularım sekmesi altında yer alan, gerçekleştirilmiş toplantılar listelenir. Açılan sayfada İşlem Takip No kısmına ilgili

12 toplantı için ilk başvuru sırasında alınan işlem takip numarası yazılır ve Ara butonuna basılır. (İşlem takip numarası girilmeden de arama yapılabilir; bu durumda tüm toplantılar listelenir. Bir diğer seçenek de toplantı durumu kısmından ön onay seçeneği ile gerçekleşmiş toplantılar listelenerek arasından seçim yapılabilir.) Görünür hale gelen, kayıt satırındaki Göster linkine tıklanır. Açılan sayfada gerekli değişiklikler (katılımcı, maliyet vb. bilgiler) yapılıp (yapılan değişikliklere ait dokümanlar da sisteme eklenmelidir) Güncelle butonuna basılır. Tüm bilgiler kontrol edilip doğruluğundan emin olunduktan sonra Geri Bildirim butonuna basılır. Ekranda Geri bildiriminiz alınmıştır ibaresi görüldükten sonra toplantı başvurularında hiçbir değişiklik yapılamaz.

13 NOT: Sistem, toplantı bitim tarihinden sonraki 23. gün ve 28. gün, toplantı için geri bildirim yapılmadıysa başvuru yapan kişinin ve yöneticisinin e-posta adresine geri bildirimin yapılmadığına dair hatırlatma e-postası gönderir. Geri Bildirim işlemi yapılmamış başvurular sistem tarafından 1 ay (30 gün) sonra otomatik olarak geri bildirim durumuna alınır.

14 7. Eğitsel toplantı başvurusu yapılacak ise toplantı türü EĞİTSEL TOPLANTI olarak seçildikten sonra aşağıdaki işlem sıraları takip edilir: 7.1. Tıbbi Cihaz Toplantı Seç: Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap sekmesi altındaki sayfada Toplantı türü alanında Eğitsel Toplantı seçilir Başvuru Yap: Toplantı seçim işleminden sonra, Tıbbi Cihaz Toplantı Başvurusu Yap sekmesi altında açılan sayfadaki Başvuru Yap kısmından başvuru işlemine devam edilir. Başvuru Yap alanında yer alan veri girişleri aşağıda açıklanmıştır: Ülke: Listeden toplantının yapılacağı ülke seçilir. (Eğitsel faaliyetlerde sadece Türkiye seçilebilir) Şehir: Listeden toplantının yapılacağı şehir veya A.B.D. ve Hindistan için eyalet seçilir. İlçe: Türkiye den il seçimi sonrası listeden ilçe seçilir. Toplantı Genel Adı: Eğitsel faaliyetin adı yazılır. Toplantıyı Organize eden Dernek/Kuruluş: Toplantıyı organize eden dernek/kuruluş adı yazılır. Toplantıyı tıbbi cihaz firması organize ediyorsa Toplantıyı Kendim Düzenliyorum kutucuğu işaretlenir. Organizasyonu Üstlenen Ajans/Acente: Organizasyonu üstlenen ajans/acente adı yazılır. Toplantı Başlangıç Tarihi: Toplantının başlangıç tarihi girilir. Toplantı Bitiş Tarihi: Toplantının bitiş tarihi girilir. Toplantının Yapılacağı Yer (Otel, kongre merkezi, tesis vb. adı): Toplantının yapılacağı yer tam adıyla belirtilir. NOT: Toplantının yapılacağı tesisin 15 Mayıs 2014 tarihinde sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği nin 21. Maddesinin 5. fıkrasında belirtilen koşullara uygun olduğunu taahhüt ediyorum. kutucuğu işaretlenmelidir. Taahhüt kutucuğu işaretlenmemiş ise sistem başvuruyu kaydetmeye izin vermez Organizasyona Verilen Destek (Dernek, kuruluş, vb): Organizasyona verilen destek bölümünde Stand Katılım/ Uydu Sempozyum/ Konuşmacılara Yapılan Toplam Ödeme/ Katılımcılara Yapılan Toplam Ödeme/ Diğer Maliyet kutucukları yer alır. Katılımcılara Yapılan Toplam Ödeme kutucuğu haricindeki diğer kutucuklara tıklandığında görünür hale gelen kısma TL cinsinden ve KDV dahil maliyet yazılır. Katılımcılara Yapılan Toplam Ödeme kısmı ise veri girilemeyecek şekilde engellenmiş olarak ekrana gelir.

15 Katılımcılar için yol ve konaklama masraflarının karşılanmadığını belirten ve Katılımcılara Yapılan Toplam Ödeme kısmının sağ tarafında yer alan Katılımcıların yol, konaklama vb. masraflarını karşılamadığımızı taahhüt ederim yazısının başındaki kutucuğun işaretlenmesi gerekir. Taahhüt kutucuğu işaretlenmemiş ise sistem başvuruyu kaydetmeye izin vermez. Diğer Maliyet alanı ile ilgili olarak; Açıklama bölümüne desteğin içeriğinin (kiralama, yemek bedeli, iletişim, kırtasiye, personel giderleri v.b.) açık bir biçimde yazılması gerekir Konuşmacının Programdaki Yeri/Ekler, Katılımcı Ekleme İşlemi, Başvuru Gönder, Toplantı Durumu ve Toplantı Geri Bildirimi İşlemi: Bu işlem adımları, Bilimsel toplantı başvurusu için anlatılan 6.4., 6.5., 6.6., 6.7. ve 6.8. kısımlarında anlatılan açıklamalar ile aynıdır. NOT: Firma tarafından düzenlenen veya desteklenen Eğitsel Faaliyetlerde katılımcıların isim ve T.C. kimlik numaralarının, Geri Bildirim sırasında da sisteme girilmesi zorunludur. Eğitsel Faaliyetler için yapılan başvurularda firma tarafından açıklama bölümüne faaliyete katılacak kişilerin toplam sayısı, nereden katılacakları (ili ilçe, çalıştığı yer adı) ve kaç kişi oldukları bilgilerinin ayrıntılı olarak yazılması gerekir.