Bağlantılar dışarıdan alınan verilerin (bu farklı Excel dosyası da olabilir) özelliklerini düzenlemek ve verilerin son halini almak için kullanılır.

Transkript

1 MICROSOFT EXCEL 2010 Eğitim ID 1 Seviye 2/4 (Normal Seviye Kullanıcı) Tekno-K@mp Konu ID 23 Ana Kategori Menüler / Sekmeler Alt Kategori Veri Sekmesi Konu Veri Araçları ve Anahat Grupları Ek Bilgi - AÇIKLAMALAR Dış Veri Al grubu farklı yapılardan veri alınmasını sağlar. Örneğin Access de yapılmış bir tablo veya sorgu Excel içerisinde bir çalışma sayfasına aktarılabilir. Alınabilecek veri kaynakları bellidir ve sadece Excel ile uyumlu olabilecek veri tabanı veya metin dosyaları dış veri olarak alınabilir. Bağlantılar dışarıdan alınan verilerin (bu farklı Excel dosyası da olabilir) özelliklerini düzenlemek ve verilerin son halini almak için kullanılır. Sırala ve Filtre Uygula Excel içerisinde en çok kullanılan ve en etkin komutların olduğu gruptur. KOMUTLAR 1- Veri Araçları a. Metni Sütunlara Dönüştür: Bir sütunda listelenmiş verilerin birden fazla sütuna ayrılmasını sağlar. Örneğin A1,A2 ve A3 hücrelerinde sırasıyla Karşıyaka Spor Kulubü, Göztepe Spor Kulubü, Fenerbahçe Spor Kulubü yazdığını varsayalım. Aslında her hücredeki ifade üçer kelime birinci kelimleri B sütununa, ikinci kelimeleri C sütununa, üçüncü kelimeleri D sütuna otomatik olarak yazdırmak için Metni Sütunlara Dönüştür kullanılabilir. Ayrıca herhangi bir veri ortamından sekmeyle, virgülle, boşlukla vb. 1

2 ayrılmış veriler olan dosyalar Excel ortamına alınıp her bir bölüm bilgi ayrı sütunlara yazdırılabilir. b. Yinelenenleri Kaldır: Seçili olan listede aynı satır bilgisine sahip birden fazla kayıt varsa bunlardan sadece birini listede bırakır. Örneğin Alt alta İzmir, İstanbul, Ankara, İzmir, Ankara yazdığını varsayalım. Burada İzmir ve Ankara ifadesi iki defa yer almaktadır. Eğer bunları listeden çıkarmak istersen bu komutu kullanabiliriz. c. Veri Doğrulama i. Veri Doğrulama: Hücrelere yazılacak bilgilerin belli koşulları sağlaması zorunlu hale getirilebilir. Örneğin B sütunundaki hücrelere sadece 10 ile 100 arasında rakamlar girilmesi isteniyorsa Veri Doğrulama kullanılabilir. Başka bir örnek olarak örneğin C sütununa sadece A1 ile A10 arasındaki bilgilerin girilmesi istenebilir. Bu işlemde Veri Doğrulama ile gerçekleştirilebilir. ii. Geçersiz Veriyi Daire İçerisine Al: Daha önceden bilgiler girilmiş bir tabloya Veri Doğrulama uygulanmışsa ve bu doğrulamaya uymayanları görüntülemek için bu komut kullanılır. iii. Doğrulama Dairelerini Temizle: Geçersiz Veriyi Daire İçerisine Al komutundan sonra daireleri temizlemek için bu komut kullanılır. d. Birleştir: İki farklı hücre aralığında verilerin birbiri ile birleştirip sonucu farklı bir hücre aralığına yazdırmak için Birleştir komutundan faydalanır. Birleştirme işlemi sadece matematiksel işlemler için gerçekleştirilir. Örneğin A sütunda alt alta 10,20,30 rakamlarının olduğunu varsayalım, B sütununda alt alta 50,60,70 olduğunu varsayalım. Birleştir komutu ile örneğin Topla komutu verildiğinde sonuç hücrede sırasıyla 60,80,100 rakamları yazacaktır. e. Durum Çözümlemesi i. Senaryo Yöneticisi: Bir tablodaki değerleri toplu olarak belirlediğimiz senaryoya uygun değerlerle yer değiştirerek sonuca nasıl etki ettiği görüntülenebilir. Aynı anda bir tablo ile ilgili birden fazla senaryo uygulanabilir. Örneğin İngilizce öğrenci kayıt sayısı 200 olduğunda toplam ciro ne olur, 300 olduğunda ne olur, 500 olduğunda ne olur şeklinde bir kurgu yapılması gerekiyorsa oldukça etkin bir komuttur. ii. Hedef Ara: Bir hücrede yazılı formülün sonucunu hedeflediğimiz rakama getirmek için formüle etki eden rakamların kaç olması gerektiğini hesaplar. 2- Anahat a. Gruplandır i. Gruplandır: Aynı anda birden fazla satırı seçip gruplandır komutu vererek bir gruplama yapabilir ve uzun bir liste içerisinde satırlarınızı gruplar halinde yönetebilirsiniz. Aynı durum elbetteki sütunlar içinde geçerli. Çok sayıda sütunun olduğu bir excel tablosunda gruplandırma yapabilirsiniz. ii. Otomatik Seviyelendir: Otomatik seviyelendir bir excel tablosunda belli bir hiyerarşide yer alıyorsa ve her grubun altında bir alt toplam işlemi yapılmışsa bunu dikkate alarak bir gruplandırma oluşturabilir bu otomatik seviyelendir seçeneğini ile gerçekleşebilmektedir. 2

3 b. Grubu Çöz i. Grubu Çöz: Daha önceden oluşturulmuş satır veya sütun gruplandırmalarını iptal ederek tablonun ilk haline dönmesini sağlar. Başka bir deyişle grubu/grupları çözer. ii. Seviyelendirmeyi Kaldır: Otomatik seviyelendirme ile oluşturulmuş gruplandırmaları iptal ederek tablonun ilk halini almasını sağlar. c. Alt Toplam: Adı her ne kadar alt toplam olarak geçse de toplama işlemi dışında rakamların ortalamasını, en küçüğünü en büyüğünü, standart sapması gibi hesaplamaların yapılmasını da sağlar. Bir Excel tablo öncelikle doğru bir şekilde sıralama işlemine tabi tutulmalıdır. Alt toplamdan önce bu yapılması zorunlu bir işlemdir. Sıralama işleminde sonra istenen sütuna göre aynı kategorideki bilgileri gruplara ayırıp, altlarında toplamlarını gösterir. Aynı şekilde toplama yerine ortalama vb. fonksiyonlarda kullanılabilir. d. Ayrıntı Göster: Herhangi bir şekilde satırlar veya sütunlar gruplandırılmışsa ve gruplandırmada ayrıntılar gizlenmişse bunların görünür hale gelmesini sağlar. e. Ayrıntı Gizle: Gruplandırılmış verilerden detayı görünenleri gizler ve tekrar grup şeklinde gösterir. ÖRNEK UYGULAMA iyi öğrenmenin ve öğrenilenlerin davranışa çevrilebilmesinin etkin ve yeterli tekrardan geçtiğini savunur. Uygulamaların farklı zamanlarda ve en az iki defa yapılmasını öneririz. Aşağıdaki tabloyu oluşturunuz ve aşağıda uygulamaları bu tabloyu dikkate alarak yapınız. 1. F sütununu seçiniz, kopyalayınız K sütununa yapıştırınız. 3

4 2. Metni Sütunlara Dönüştür komutuna Gelen ekranda Sınırlandırılmış seçeneği aktif gelecektir, ileri düğmesine Ayırıcılar bölümünden Boşluk seçeneğini seçiniz, ileri düğmesine tıklayınız ve son düğmesine İki kelime olan sütunların ayrıştırıldığını ve ikinci kelimelerin yan sütuna yazıldığını göreceksiniz. 3. D sütununu seçiniz, kopyalayınız, Sayfa2 ye(a1 e) yapıştırınız. 4. A sütununu seçiniz, Yinelenenleri Kaldır komutuna Aynı ifadeden birden fazla olanlarda fazla olanların silindiğini göreceksiniz. 5. Sayfa2 deyken B sütununu seçiniz. Veri Doğrulama komutu veriniz. Açılan pencereden Ayarlar sekmesinden ve İzin Verilen bölümünden Tüm Sayıyı seçiniz, Veri yazan yerden arasında yı seçiniz, En Az yazan yere 100, En Çok yazan yere 900 yazınız ve Tamam düğmesine 6. B1 hücresine 150 yazınız. B2 hücresine 80 yazmaya çalışınız. 7. Sayfa3 e A1 den A3 e kadar 3,20,15 yazınız. B1 hücresinden B3 hücresine kadar 6,20,12 yazınız. 8. C1 hücresine Birleştir komutuna Açılan pencereden İşlev olarak Toplam seçiniz. 9. Başvuru yazan bölüme tıklayınız ve A1 ile A3 aralığını seçiniz, ekle düğmesine 10. Tekrar başvuru yazan bölüme tıklayınız ve B1 ile B3 aralığını seçiniz, ekle düğmesine 11. Tamam düğmesine Farklı yerlerdeki verilerin birleştirildiğini göreceksiniz. (ki örneğimizde toplayarak bu işlem gerçekleşti, aynı şekilde ortalamaları alınabilir, en küçük ve büyük sayıları da hesaplattırılabilirdi). 12. Sayfa1 e tıklayınız (Yukarıdaki tablonun olduğu çalışma sayfası). G17 hücresine tıklayınız ve G2 ile G16 arasındaki rakamların toplamını hesaplatınız (Çalışanların toplam maaşını hesaplar). 13. Durum Çözümlemesi düğmesinden Senaryo yöneticisine 14. Gelen pencereden Ekle düğmesine Senaryo Adı yazan kısma Senaryo1 diye bir isim veriniz. Değişenler bölümüne tıklayınız ve G2 ile G5 arasını seçiniz. Tamam düğmesine 15. Ekle düğmesine Tekrar G2 ile G5 arasını seçiniz. Tamam düğmesine Senaryo adına senaryo2 yazınız. Değişenler bölümüne tıklayınız ve G2 ile G5 arasını seçiniz. Tamam düğmesine Satıra 1000, 2. Satıra 1100, 3. Satıra 900, 4. Satıra 1150 yazınız ve Tamam düğmesine tıklayınız ( Bu adımlarda iki ayrı senaryo tanımlamış olduk, 1.senaryo zaten seçili olan verilerdi, 2. Senaryo yeni belirlediğimiz rakamlardı) 17. Açık pencerede hazırladığımız senaryoların adlarını göreceğiz sırasıyla seçip Göster düğmesine tıklandıkça tablodaki rakamların değiştiğini buna bağlı olarak toplamında değiştiğini görebilirsiniz. Çok sayıda senaryo tanımlayarak farklı rakamlarda toplamın nasıl etkileneceğini inceleyebilirsiniz. 18. Yeni bir dosya açınız A1 hücresinden A5 hücresine kadar alt alta 20,30,40,50,60 yazınız. A6 hücresine =TOPLAM(A1:A5) yazıp entera basınız. 19. A6 hücresine Durum Çözümlemesi komutundan Hedef Ara Komutuna 20. Ayarlanacak hücrede A6 yazdığından emin olunuz. Sonuç Hücre yazan bölüme 400 yazınız. Değişecek hücre yazan alana tıklayınız ve A1 hücresine tıklayınız (Bu durumda toplamın dört yüz olması için A1 hücresindeki rakamı en uygun rakama değiştirecektir) 4

5 21. Yukarıdaki çalışma tablonun olduğu dosyayı/çalışma sayfasını açınız (uygulama sorularının en başındaki) ve 6. Satır arasında kalan tüm satırları seçiniz. Gruplandır komutuna Ve 14. Satır arasında kalan satırları seçiniz. Gruplandır komutuna Satıra tıklayınız Ayrıntıyı Gizle komutuna Ardından Ayrıntıyı Göster komutuna Satıra tıklayınız Ayrıntıyı Gizle komutuna Ardından Ayrıntıyı Göster komutuna ve 6. Satır arasında kalan tüm satırları seçiniz. Grubu Çöz komutuna Ve 14. Satır arasında kalan satırları seçiniz. Grubu Çöz komutuna 28. A1 ile A16 arasındaki satırları seçiniz. Sırala komutundan sıralama ölçütü olarak Bölümü seçiniz ve tamam komutuna 29. Alt Toplam komutuna Aşağıdakilerin Her Değişiminde alanından Bölümü seçiniz, Kullanılacak İşlev alanından Toplam fonksiyonunu seçiniz (Ortalama, En Küçük, En Büyük gb. seçimlerde yapılabilir). Alt Toplam Ekleme Yeri alanından Mevcut Maaşı seçiniz. EN ÇOK KULLANILAN KLAVYE KISA YOL TUŞLARI Shift+Alt+Sağ : Gruplandır Shift+Alt+Sol : Grubu Çöz 5